Mudar de integrador de e-Fatura na Turquia: como fazer
Uma mudança planeada não interrompe a faturação. Ordem segundo a GİB: primeiro a conta nova, depois o fecho da antiga. Fim do ano: relatório e-Arşiv.
É possível mudar de integrador?
Sim, a qualquer momento. O guia de candidatura à e-Fatura da GİB estabelece que os contribuintes podem alterar o método que utilizam «a qualquer momento, desde que cumpram as condições do método em causa». A mudança não está ligada ao fim do mês nem do ano; a data escolhe-se de acordo com o seu contrato e o seu plano. As suas obrigações de e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye e e-Defter não mudam; muda apenas a entidade que cria estes documentos em seu nome e os transmite à GİB (a administração fiscal turca).
Confirme que o novo integrador consta da lista oficial da GİB: lista de integradores especiais da GİB. Pode também consultar a lista, com cidade e contactos, na nossa página lista de integradores especiais. A ELPO Bilişim consta desta lista desde 2015.
Quem faz a mudança?
O pedido não é feito por si, mas pelo novo integrador especial (özel entegratör). Segundo o guia de integração especial da GİB, o integrador comunica eletronicamente à administração o contribuinte a que vai prestar serviço, e é a administração que abre a conta. O documento de abertura de conta leva o selo fiscal (mali mühür) do integrador e o seu. O selo fiscal é seu; não precisa de obter um novo selo na mudança.
Quando a conta é aberta, surge na lista de utilizadores registados da GİB uma nova etiqueta de caixa postal (alias). Os integradores das empresas que lhe emitem faturas atualizam esta lista pelo menos de hora a hora; as faturas passam então a chegar à nova etiqueta.
Passos da mudança: a ordem certa
- Leia o contrato atual. Aí constam o prazo de aviso de rescisão, os créditos (kontör) restantes e a forma como os documentos são entregues quando o contrato termina.
- Celebre contrato com o novo integrador. O preço fica definido pelo número de documentos, pelos tipos de documento que utiliza e pela ligação ao ERP.
- Aprove o documento de abertura de conta com o seu selo fiscal. O novo integrador comunica a sua conta à GİB; a nova etiqueta surge na lista de utilizadores registados.
- Configure e teste a ligação ao ERP ou ao programa de contabilidade. O fluxo de faturas emitidas e recebidas, e-Arşiv e, se existir, e-İrsaliye é testado de ponta a ponta.
- Obtenha do integrador anterior todos os seus documentos. Ficheiros UBL-TR XML e ficheiros de visualização dos documentos emitidos e recebidos; peça confirmação escrita da entrega.
- Feche o último dia do e-Arşiv. O relatório do e-Arşiv é diário e é enviado, o mais tardar, até ao final do dia seguinte. O relatório do último dia em que emitiu faturas no integrador anterior é enviado por esse integrador.
- Feche a conta antiga em último lugar. Segundo o guia, o contribuinte cuja conta de integrador especial é encerrada volta a ter a conta no Portal da GİB. Se a conta antiga for fechada antes de a nova estar aberta, ficará algum tempo no Portal; por isso a ordem é importante.
Plano para o dia da mudança
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| 30 dias antes da mudança | Verifique o prazo de rescisão do contrato antigo e envie o aviso; escolha o novo integrador. |
| 1–2 semanas antes | Novo contrato e documento de abertura de conta com selo fiscal; ligação ao ERP e faturas de teste. |
| No dia anterior | Exportação de todos os documentos do integrador anterior e confirmação escrita da entrega. |
| No dia da mudança | As faturas passam a ser emitidas pelo novo integrador; verifique a nova etiqueta na lista de utilizadores registados. |
| No dia seguinte à mudança | Confirme que o integrador anterior enviou o relatório do e-Arşiv do último dia; depois, feche a conta antiga. |
Mudar de integrador no fim do ano
Como a maioria dos contratos é anual, as mudanças concentram-se em dezembro e janeiro. Se for mudar no fim do ano, tenha em conta três regras:
- O número do documento recomeça no novo ano. O número do e-Belge é composto por um código de unidade de 3 caracteres, o ano com 4 dígitos e uma sequência de 9 dígitos; quando o ano muda, a sequência recomeça em 1. Passar para o novo integrador a 1 de janeiro permite começar limpa a série do novo ano.
- O trabalho de dezembro também pode ser faturado em janeiro. Segundo o comunicado da GİB de 31.12.2020, a fatura das entregas e serviços dos últimos dias de dezembro pode ser emitida em janeiro, desde que se cumpra o prazo de emissão de 7 dias; o código do ano é tirado da data do documento.
- Não deixe a mudança para 31 de dezembro. O fecho do ano, as declarações e o relatório do último dia do e-Arşiv coincidem nos mesmos dias. Conclua os testes na primeira quinzena de dezembro.
Haverá interrupção?
Não, se for bem planeada. Segundo o guia da GİB, a e-Fatura pode ser utilizada com serviços de vários integradores especiais; em cada integrador define-se uma etiqueta própria. Assim, a conta antiga continua a funcionar enquanto a nova é aberta e testada. O risco de interrupção vem normalmente de dois pontos: o fecho da conta antiga antes da nova e a entrada em produção da ligação ao ERP sem testes.
O que acontece às suas faturas no integrador anterior?
A responsabilidade pela conservação é sua. Segundo o comunicado VUK n.º 509 (código de processo tributário turco, Vergi Usul Kanunu), contratar um serviço de conservação ao integrador ou a um terceiro não elimina o dever do contribuinte de conservar e apresentar os documentos, e a conservação é feita na Turquia. Antes da mudança, obtenha do integrador anterior os ficheiros XML e de visualização de todos os documentos emitidos e recebidos e peça confirmação escrita da entrega. É normal que o fornecedor anterior feche o acesso ao arquivo quando o contrato termina; obter primeiro os dados é o passo mais crítico.
Lista de verificação da mudança
- Prazo de rescisão do contrato antigo e créditos restantes apurados.
- Novo integrador na lista da GİB.
- Documento de abertura de conta aprovado com o selo fiscal e nova etiqueta visível na lista.
- Ligação ao ERP testada com uma fatura de teste.
- Ficheiros XML e de visualização dos documentos antigos recebidos.
- Relatório do e-Arşiv do último dia enviado pelo integrador anterior.
- Conta antiga fechada em último lugar.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora a mudança de integrador?
A conta é aberta quando o novo integrador a comunica à GİB. O que determina o prazo é a ligação ao ERP e os testes; se a ligação estiver pronta, pode concluir-se em poucos dias.
Posso mudar de integrador a meio do mês?
Sim. A GİB não prende a mudança a nenhuma data. No e-Arşiv, basta definir qual integrador envia o relatório do dia.
Os créditos do integrador anterior passam para o novo?
Não, os créditos são específicos de cada fornecedor. O reembolso ou a utilização dos créditos restantes depende das condições do contrato antigo; pode escolher a data da mudança em função dos créditos que restam.
Os números dos meus documentos mudam?
O número do documento é composto por código de unidade, ano e sequência. No novo integrador, define em conjunto o código de unidade e a sequência; no novo ano, a sequência recomeça em 1.
Posso usar dois integradores ao mesmo tempo?
Sim. O guia da GİB estabelece que se podem utilizar os serviços de vários integradores especiais; em cada um define-se uma etiqueta própria. No período de transição, isto permite uma passagem de testemunho sem interrupção.
Tenho de renovar o selo fiscal?
Não. O selo fiscal é seu; no novo integrador aprova o documento de abertura de conta com o mesmo selo.
Fontes
- Guia de candidatura à e-Fatura da GİB — passagem entre métodos
- Guia de integração especial da e-Fatura da GİB v1.14 — abertura de conta, vários integradores, etiqueta
- Guia técnico do e-Arşiv da GİB v1.17 — prazo do relatório diário
- Comunicado da GİB de 31.12.2020 — número do documento e código do ano
Próximo passo
Na ELPO não há mensalidade fixa nem taxa de instalação; os créditos são válidos por dois anos e a conservação está incluída no preço. Todos os pacotes estão na página de preços da e-Fatura. Para os critérios de escolha, consulte o guia do integrador especial (em turco) e, para o âmbito, a página do programa de e-Fatura. Partilhe connosco o seu volume de documentos e a data da mudança e definimos o plano em conjunto: formulário de proposta.