e-Fatura Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır? 7 Adım

Özel entegratör değiştirmek mümkün mü?

Evet, her zaman. GİB'in e-Fatura başvuru kılavuzu mükelleflerin kullandıkları yöntemi "ilgili yönteme ilişkin koşulları yerine getirmeleri şartıyla her zaman" değiştirebileceğini yazar. Değişiklik ay sonuna ya da yıl sonuna bağlı değildir; tarih sizin sözleşmenize ve planınıza göre seçilir. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter mükellefiyetiniz değişmez; değişen yalnız bu belgeleri sizin adınıza oluşturan ve GİB'e ileten kurumdur.

Yeni entegratörün GİB'in resmî listesinde olduğunu doğrulayın: GİB özel entegratör listesi. Listeyi il ve iletişim bilgisiyle özel entegratör listesi sayfamızda da görebilirsiniz. ELPO Bilişim bu listede 2015'ten beri yer alıyor.

Geçişi kim yapar?

Başvuruyu siz değil, yeni özel entegratör yapar. GİB'in özel entegrasyon kılavuzuna göre entegratör, hizmet vereceği mükellefi Başkanlığa elektronik olarak bildirir ve hesabı Başkanlık açar. Hesap açma belgesi hem entegratörün hem sizin mali mührünüzü taşır. Mali mühür size aittir; geçişte yeni mühür almanız gerekmez.

Hesabı açılınca GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesinde yeni bir posta kutusu etiketi (alias) görünür. Size fatura gönderen firmaların entegratörleri bu listeyi en geç saatte bir günceller; faturalar yeni etikete düşmeye başlar.

Geçiş adımları: doğru sıra

1. Mevcut sözleşmeyi okuyun. Fesih bildirim süresi, kalan kontör ve sözleşme bitince belgelerin nasıl teslim edileceği burada yazar.
2. Yeni entegratörle sözleşme yapın. Belge adedi, kullandığınız belge türleri ve ERP bağlantısı üzerinden fiyat netleşir.
3. Hesap açma belgesini mali mührünüzle onaylayın. Yeni entegratör hesabınızı GİB'e bildirir; yeni etiketiniz kayıtlı kullanıcılar listesinde görünür.
4. ERP ya da muhasebe programı bağlantısını kurup test edin. Giden ve gelen fatura, e-Arşiv ve varsa e-İrsaliye akışı uçtan uca denenir.
5. Eski entegratörden bütün belgelerinizi alın. Giden ve gelen belgelerin UBL-TR XML ve görüntü dosyaları; teslimi yazılı teyit edin.
6. e-Arşiv'in son gününü kapatın. e-Arşiv raporu günlüktür ve en geç izleyen günün sonuna kadar gönderilir. Eski entegratörde kestiğiniz son günün raporu eski entegratörden gider.
7. Eski hesabı en son kapatın. Kılavuza göre özel entegratör hesabı kapatılan mükellefin GİB Portal hesabı yeniden açılır. Yeni hesap açılmadan eskisi kapatılırsa bir süre Portal'a düşersiniz; sıra bu yüzden önemlidir.

Geçiş günü planı

Ne zaman	Ne yapılır
Geçişten 30 gün önce	Eski sözleşmenin fesih süresini kontrol edin, bildirimi gönderin; yeni entegratörü seçin.
1–2 hafta önce	Yeni sözleşme ve mali mühürlü hesap açma belgesi; ERP bağlantısı ve test faturaları.
Geçişten önceki gün	Eski entegratörden bütün belgelerin dışa aktarımı ve yazılı teslim teyidi.
Geçiş günü	Faturalar yeni entegratörden kesilir; kayıtlı kullanıcılar listesinde yeni etiket kontrol edilir.
Geçişten sonraki gün	Eski entegratörün son günün e-Arşiv raporunu gönderdiği teyit edilir; ardından eski hesap kapatılır.

Yıl sonunda entegratör değiştirmek

Sözleşmelerin çoğu yıllık olduğu için değişiklikler Aralık ve Ocak'ta yoğunlaşır. Yıl sonunda geçecekseniz üç kurala dikkat edin:

• Belge numarası yeni yılda yeniden başlar. e-Belge numarası 3 haneli birim kodu, 4 haneli yıl ve 9 haneli sıradan oluşur; yıl değişince sıra 1'den başlar. 1 Ocak'ta yeni entegratöre geçmek, yeni yılın serisini temiz başlatır.
• Aralık işi Ocak'ta da kesilebilir. GİB'in 31.12.2020 duyurusuna göre Aralık'ın son günlerindeki teslim ve hizmetlerin faturası, 7 günlük düzenleme süresine uyulmak kaydıyla Ocak'ta düzenlenebilir; yıl kodu belge tarihinden alınır.
• 31 Aralık'a sıkıştırmayın. Yıl sonu kapanışı, beyanname ve e-Arşiv son gün raporu aynı günlere denk gelir. Testleri Aralık'ın ilk yarısında bitirin.

Kesinti yaşanır mı?

Doğru planlandığında yaşanmaz. GİB kılavuzuna göre e-Fatura uygulaması birden fazla özel entegratörden hizmet alınarak kullanılabilir; her entegratörde ayrı bir etiket tanımlanır. Bu sayede yeni hesap açılıp test edilirken eski hesap çalışmaya devam eder. Kesinti riski genelde iki yerden çıkar: eski hesabın yeni hesaptan önce kapatılması ve ERP bağlantısının test edilmeden canlıya alınması.

e-Fatura entegratör iptali ve hesap kapatma nasıl yapılır?

Entegratörü iptal etmek e-Fatura mükellefiyetini bitirmez; değişen yalnız kullanım yöntemidir. Kılavuza göre özel entegratör hesabı kapatılan mükellefin GİB Portal hesabı yeniden açılır. Yeni bir entegratörle devam edecekseniz önce yeni hesap açılır, eski hesap en son kapatılır. Kapatmadan önce üç şeyi yapın: sözleşmedeki fesih bildirim süresine uyarak bildirimi gönderin, bütün giden ve gelen belgelerin XML ve görüntü dosyalarını alın, son günün e-Arşiv raporunun eski entegratörden gittiğini teyit edin.

Eski entegratördeki faturalarınıza ne olur?

Saklama sorumluluğu sizdedir. VUK 509 sıra no'lu tebliğe göre entegratörden ya da üçüncü kişiden saklama hizmeti almak mükellefin muhafaza ve ibraz ödevini ortadan kaldırmaz ve saklama Türkiye'de yapılır. Geçişten önce eski entegratördeki bütün giden ve gelen belgelerin XML ve görüntü dosyalarını alın, teslimi yazılı teyit edin. Sözleşme bitince eski sağlayıcının arşiv erişimini kapatması olağandır; veriyi önce almak en kritik adımdır.

Geçiş kontrol listesi

• Eski sözleşmenin fesih süresi ve kalan kontör durumu öğrenildi.
• Yeni entegratör GİB listesinde.
• Hesap açma belgesi mali mühürle onaylandı, yeni etiket listede görünüyor.
• ERP bağlantısı test faturasıyla denendi.
• Eski belgelerin XML ve görüntü dosyaları teslim alındı.
• Son günün e-Arşiv raporu eski entegratörden gitti.
• Eski hesap en son kapatıldı.

Sık sorulan sorular

Entegratör değişikliği ne kadar sürer?

Hesabın açılması yeni entegratörün GİB'e bildirimiyle yapılır. Asıl süreyi ERP bağlantısı ve testler belirler; bağlantı hazırsa birkaç günde tamamlanabilir.

Ay ortasında entegratör değiştirebilir miyim?

Evet. GİB değişikliği bir tarihe bağlamaz. e-Arşiv'de günün raporunun hangi entegratörden gideceğini netleştirmeniz yeter.

Eski entegratördeki kontörler yeni entegratöre geçer mi?

Hayır, kontör sağlayıcıya özeldir. Kalan kontörün iadesi ya da kullanımı eski sözleşmenizin şartlarına bağlıdır; geçiş tarihini kalan kontöre göre seçebilirsiniz.

Belge numaralarım değişir mi?

Belge numarası birim kodu, yıl ve sıradan oluşur. Yeni entegratörde birim kodunuzu ve sıranızı birlikte belirlersiniz; yeni yılda sıra 1'den başlar.

İki entegratörü aynı anda kullanabilir miyim?

Evet. GİB kılavuzu birden fazla özel entegratörden hizmet alınabileceğini yazar; her entegratörde ayrı etiket tanımlanır. Geçiş döneminde bu, kesintisiz devir sağlar.

Mali mühür yenilemem gerekir mi?

Hayır. Mali mühür size aittir; yeni entegratörde hesap açma belgesini aynı mühürle onaylarsınız.

Kaynaklar

• GİB e-Fatura Uygulaması Başvuru Rehberi ve Kılavuzu — yöntemler arası geçiş
• GİB e-Fatura Özel Entegrasyon Kılavuzu v1.14 — hesap açma, birden fazla entegratör, etiket
• GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu v1.17 — günlük rapor süresi
• GİB 31.12.2020 duyurusu — belge numarası ve yıl kodu

Sıradaki adım

ELPO'da aylık sabit ücret ve kurulum bedeli yoktur; kontörler iki yıl geçerlidir ve saklama fiyata dahildir. Paketlerin tamamı e-Fatura fiyatları sayfasında. Seçim kriterleri için özel entegratör rehberine, kapsam için e-Fatura programı sayfasına bakın. Belge adedinizi ve geçiş tarihinizi paylaşın, planı birlikte çıkaralım: teklif formu.