Skift af e-faktura-integrator i Tyrkiet: 6 trin
Planlagt skift afbryder ikke faktureringen. Rækkefølge ifølge GİB: først den nye konto, så lukning af den gamle. Ved årsskifte: e-Arşiv-rapport.
Er det muligt at skifte integrator?
Ja, når som helst. GİB's (den tyrkiske skatteforvaltnings) ansøgningsvejledning til e-Fatura skriver, at skattepligtige kan ændre den metode, de bruger, "når som helst, forudsat at de opfylder betingelserne for den pågældende metode". Skiftet er ikke bundet til månedsskifte eller årsskifte; du vælger datoen efter din kontrakt og din plan. Din status som e-Fatura-, e-Arşiv-, e-İrsaliye- og e-Defter-skattepligtig ændres ikke; det er kun den institution, der opretter disse dokumenter på dine vegne og sender dem til GİB, der skiftes.
Kontrollér, at den nye integrator står på GİB's officielle liste: GİB's liste over særlige integratorer (özel entegratör). Du kan også se listen med by og kontaktoplysninger på vores side liste over særlige integratorer. ELPO Bilişim har stået på listen siden 2015.
Hvem gennemfører skiftet?
Ikke dig: Den nye særlige integrator søger. Ifølge GİB's vejledning om særlig integration meddeler integratoren elektronisk til Præsidiet, hvilken skattepligtig den skal betjene, og Præsidiet opretter kontoen. Dokumentet om kontoåbning bærer både integratorens og dit finansielle segl (mali mühür). Det finansielle segl tilhører dig; du behøver ikke have et nyt til skiftet.
Når din konto er oprettet, dukker en ny postkasseetiket (alias) op på GİB's liste over registrerede brugere. Integratorerne hos de virksomheder, der sender dig fakturaer, opdaterer listen mindst hver time; fakturaerne begynder derefter at komme til den nye etiket.
Trin i skiftet: den rigtige rækkefølge
- Læs din nuværende kontrakt. Opsigelsesvarsel, resterende kreditter (kontör) og hvordan dokumenterne udleveres, når kontrakten ophører, står her.
- Indgå en kontrakt med den nye integrator. Prisen fastlægges ud fra antal dokumenter, de dokumenttyper du bruger, og din ERP-forbindelse.
- Godkend dokumentet om kontoåbning med dit finansielle segl. Den nye integrator anmelder din konto til GİB; din nye etiket dukker op på listen over registrerede brugere.
- Opsæt og test forbindelsen til ERP- eller regnskabsprogrammet. Flowet for udgående og indgående fakturaer, e-Arşiv og eventuelt e-İrsaliye afprøves fra ende til anden.
- Hent alle dine dokumenter fra den gamle integrator. UBL-TR XML- og billedfiler for udgående og indgående dokumenter; få udleveringen bekræftet skriftligt.
- Luk den sidste dag i e-Arşiv. e-Arşiv-rapporten er daglig og skal sendes senest ved udgangen af den følgende dag. Rapporten for den sidste dag, hvor du udstedte dokumenter hos den gamle integrator, sendes af den gamle integrator.
- Luk den gamle konto til sidst. Ifølge vejledningen genåbnes den skattepligtiges GİB-portalkonto, når hans konto hos den særlige integrator lukkes. Lukkes den gamle konto, før den nye er åbnet, havner du en tid på portalen; derfor er rækkefølgen vigtig.
Plan for skiftedagen
| Hvornår | Hvad gøres |
|---|---|
| 30 dage før skiftet | Tjek den gamle kontrakts opsigelsesvarsel og send opsigelsen; vælg den nye integrator. |
| 1–2 uger før | Ny kontrakt og dokument om kontoåbning med finansielt segl; ERP-forbindelse og testfakturaer. |
| Dagen før skiftet | Eksport af alle dokumenter fra den gamle integrator og skriftlig bekræftelse af udleveringen. |
| Skiftedagen | Fakturaer udstedes via den nye integrator; tjek den nye etiket på listen over registrerede brugere. |
| Dagen efter skiftet | Bekræft, at den gamle integrator har sendt e-Arşiv-rapporten for den sidste dag; luk derefter den gamle konto. |
Skift af integrator ved årsskiftet
Da de fleste kontrakter er årlige, samler skiftene sig i december og januar. Hvis du skifter ved årsskiftet, skal du være opmærksom på tre regler:
- Dokumentnummeret starter forfra i det nye år. e-dokumentnummeret består af en enhedskode på 3 tegn, et årstal på 4 cifre og et løbenummer på 9 cifre; når året skifter, starter rækkefølgen fra 1. Skifter du til den nye integrator 1. januar, starter det nye års serie rent.
- Arbejde fra december kan også faktureres i januar. Ifølge GİB's meddelelse af 31.12.2020 kan fakturaer for leverancer og ydelser fra årets sidste dage i december udstedes i januar, hvis fristen på 7 dage for udstedelse overholdes; årskoden tages fra dokumentets dato.
- Pres det ikke ind på 31. december. Årsafslutning, selvangivelser og e-Arşiv-rapporten for den sidste dag falder på de samme dage. Afslut testene i første halvdel af december.
Kommer der afbrydelser?
Ikke ved korrekt planlægning. Ifølge GİB's vejledning kan e-Fatura-applikationen bruges med ydelser fra flere særlige integratorer; hos hver integrator defineres en separat etiket. På den måde fortsætter den gamle konto med at virke, mens den nye åbnes og testes. Risikoen for afbrydelse kommer typisk fra to steder: at den gamle konto lukkes før den nye, og at ERP-forbindelsen sættes i drift uden test.
Hvad sker der med dine fakturaer hos den gamle integrator?
Ansvaret for opbevaringen er dit. Ifølge VUK 509 (almindelig meddelelse nr. 509 under den tyrkiske skatteprocedurelov) fritager en opbevaringsydelse hos en integrator eller tredjepart ikke den skattepligtige for pligten til at opbevare og fremvise dokumenterne, og opbevaringen sker i Tyrkiet. Hent før skiftet XML- og billedfilerne for alle udgående og indgående dokumenter hos den gamle integrator, og få udleveringen bekræftet skriftligt. Det er normalt, at den gamle leverandør lukker adgangen til arkivet, når kontrakten ophører; at få data først er det mest kritiske trin.
Tjekliste til skiftet
- Den gamle kontrakts opsigelsesvarsel og resterende kreditter er kendt.
- Den nye integrator står på GİB's liste.
- Dokumentet om kontoåbning er godkendt med det finansielle segl, og den nye etiket kan ses på listen.
- ERP-forbindelsen er afprøvet med en testfaktura.
- XML- og billedfilerne for de gamle dokumenter er modtaget.
- Den sidste dags e-Arşiv-rapport er sendt af den gamle integrator.
- Den gamle konto er lukket til sidst.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager et integratorskifte?
Kontoen åbnes, når den nye integrator melder til GİB. Den reelle tid afgøres af ERP-forbindelsen og testene; er forbindelsen klar, kan det være gjort på få dage.
Kan jeg skifte integrator midt på måneden?
Ja. GİB binder ikke skiftet til en dato. For e-Arşiv er det nok at gøre klart, hvilken integrator der sender dagens rapport.
Overføres kreditter hos den gamle integrator til den nye?
Nej, kreditter er knyttet til leverandøren. Refusion eller brug af de resterende kreditter afhænger af vilkårene i din gamle kontrakt; du kan vælge skiftedatoen ud fra de resterende kreditter.
Ændres mine dokumentnumre?
Dokumentnummeret består af enhedskode, år og løbenummer. Hos den nye integrator fastlægger du enhedskode og nummerrække sammen; i det nye år starter rækkefølgen fra 1.
Kan jeg bruge to integratorer samtidig?
Ja. GİB's vejledning skriver, at ydelser kan modtages fra flere særlige integratorer; hos hver defineres en separat etiket. I overgangsperioden giver det en uafbrudt overdragelse.
Skal jeg forny mit finansielle segl?
Nej. Det finansielle segl tilhører dig; hos den nye integrator godkender du dokumentet om kontoåbning med det samme segl.
Kilder
- GİB's ansøgningsvejledning til e-Fatura-applikationen — skift mellem metoder
- GİB's vejledning om særlig integration af e-Fatura v1.14 — kontoåbning, flere integratorer, etiket
- GİB's tekniske vejledning til e-Arşiv v1.17 — frist for den daglige rapport
- GİB's meddelelse af 31.12.2020 — dokumentnummer og årskode
Næste skridt
Hos ELPO er der intet fast månedligt gebyr og intet oprettelsesgebyr; kreditterne gælder i to år, og opbevaring er inkluderet i prisen. Alle pakker findes på siden priser på e-Fatura. Se valgkriterierne i guiden til særlige integratorer og omfanget på siden e-Fatura-program. Fortæl os dit dokumentantal og din skiftedato, så udarbejder vi planen sammen: tilbudsformular.