Changer d'intégrateur e-Facture en Turquie : mode d'emploi
Un changement planifié n'interrompt pas la facturation. Selon la GİB : d'abord le nouveau compte, puis la fermeture de l'ancien. Fin d'année : e-Arşiv.
Est-il possible de changer d'intégrateur ?
Oui, à tout moment. Le guide de demande e-Fatura de la GİB (l'administration fiscale turque) indique que les contribuables peuvent changer de méthode « à tout moment, à condition de remplir les conditions de la méthode concernée ». Le changement n'est lié ni à la fin du mois ni à la fin de l'année ; vous choisissez la date selon votre contrat et votre planning. Votre statut de contribuable e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye et e-Defter ne change pas ; seul change l'organisme qui établit ces documents en votre nom et les transmet à la GİB.
Vérifiez que le nouvel intégrateur figure sur la liste officielle de la GİB : liste GİB des intégrateurs spéciaux (özel entegratör). Vous pouvez aussi consulter la liste, avec ville et coordonnées, sur notre page liste des intégrateurs spéciaux. ELPO Bilişim figure sur cette liste depuis 2015.
Qui effectue le changement ?
Ce n'est pas vous : c'est le nouvel intégrateur spécial qui dépose la demande. Selon le guide d'intégration spéciale de la GİB, l'intégrateur notifie par voie électronique à l'administration le contribuable qu'il va servir, et l'administration ouvre le compte. Le document d'ouverture de compte porte le sceau financier (mali mühür) de l'intégrateur et le vôtre. Le sceau financier vous appartient ; vous n'avez pas besoin d'en obtenir un nouveau pour le changement.
Une fois votre compte ouvert, une nouvelle étiquette de boîte aux lettres (alias) apparaît dans la liste des utilisateurs enregistrés de la GİB. Les intégrateurs des entreprises qui vous envoient des factures mettent cette liste à jour au plus tard toutes les heures ; les factures arrivent alors sur la nouvelle étiquette.
Étapes du changement : le bon ordre
- Lisez votre contrat actuel. Le préavis de résiliation, les crédits restants (kontör) et les modalités de remise des documents à la fin du contrat y sont indiqués.
- Signez un contrat avec le nouvel intégrateur. Le prix dépend du volume de documents, des types de documents utilisés et de votre connexion ERP.
- Validez le document d'ouverture de compte avec votre sceau financier. Le nouvel intégrateur déclare votre compte à la GİB ; votre nouvelle étiquette apparaît dans la liste des utilisateurs enregistrés.
- Mettez en place la connexion avec votre ERP ou logiciel comptable et testez-la. Le flux des factures émises et reçues, l'e-Arşiv et, le cas échéant, l'e-İrsaliye sont essayés de bout en bout.
- Récupérez tous vos documents auprès de l'ancien intégrateur. Fichiers XML UBL-TR et images des documents émis et reçus ; faites confirmer la remise par écrit.
- Clôturez le dernier jour d'e-Arşiv. Le rapport e-Arşiv est quotidien et doit être envoyé au plus tard à la fin du jour suivant. Le rapport du dernier jour où vous avez émis des documents chez l'ancien intégrateur est envoyé par l'ancien intégrateur.
- Fermez l'ancien compte en dernier. Selon le guide, lorsque le compte d'un contribuable chez un intégrateur spécial est fermé, son compte sur le Portail de la GİB est rouvert. Si l'ancien compte est fermé avant l'ouverture du nouveau, vous retombez un temps sur le Portail ; c'est pourquoi l'ordre est important.
Plan du jour du changement
| Quand | Que faire |
|---|---|
| 30 jours avant le changement | Vérifiez le délai de résiliation de l'ancien contrat, envoyez le préavis ; choisissez le nouvel intégrateur. |
| 1 à 2 semaines avant | Nouveau contrat et document d'ouverture de compte avec sceau financier ; connexion ERP et factures de test. |
| La veille du changement | Export de tous les documents de l'ancien intégrateur et confirmation écrite de la remise. |
| Jour du changement | Les factures sont émises par le nouvel intégrateur ; vérifiez la nouvelle étiquette dans la liste des utilisateurs enregistrés. |
| Le lendemain du changement | Confirmez que l'ancien intégrateur a envoyé le rapport e-Arşiv du dernier jour ; fermez ensuite l'ancien compte. |
Changer d'intégrateur en fin d'année
La plupart des contrats étant annuels, les changements se concentrent en décembre et en janvier. Si vous changez en fin d'année, respectez trois règles :
- Le numéro de document repart à zéro la nouvelle année. Le numéro d'e-document se compose d'un code d'unité à 3 caractères, de l'année sur 4 chiffres et d'un numéro d'ordre sur 9 chiffres ; au changement d'année, la séquence repart de 1. Passer au nouvel intégrateur le 1er janvier permet de démarrer proprement la série de la nouvelle année.
- Le travail de décembre peut aussi être facturé en janvier. Selon l'annonce de la GİB du 31.12.2020, les factures des livraisons et services des derniers jours de décembre peuvent être établies en janvier, sous réserve de respecter le délai d'émission de 7 jours ; le code de l'année est pris à la date du document.
- Ne le coincez pas au 31 décembre. La clôture annuelle, les déclarations et le rapport e-Arşiv du dernier jour tombent aux mêmes dates. Terminez les tests dans la première quinzaine de décembre.
Y aura-t-il une interruption ?
Pas si le changement est bien planifié. Selon le guide de la GİB, l'application e-Fatura peut être utilisée avec les services de plusieurs intégrateurs spéciaux ; une étiquette distincte est définie chez chacun. Ainsi, l'ancien compte continue de fonctionner pendant que le nouveau est ouvert et testé. Le risque d'interruption vient en général de deux endroits : la fermeture de l'ancien compte avant le nouveau, et la mise en production de la connexion ERP sans test.
Que deviennent vos factures chez l'ancien intégrateur ?
La responsabilité de la conservation vous incombe. Selon le VUK 509 (communiqué général n° 509 du Code de procédure fiscale turc), recourir à un service de conservation auprès d'un intégrateur ou d'un tiers ne supprime pas l'obligation du contribuable de conserver et de présenter les documents, et la conservation se fait en Turquie. Avant le changement, récupérez auprès de l'ancien intégrateur les fichiers XML et images de tous les documents émis et reçus, et faites confirmer la remise par écrit. Il est normal que l'ancien prestataire ferme l'accès aux archives à la fin du contrat ; récupérer les données d'abord est l'étape la plus critique.
Liste de contrôle du changement
- Le délai de résiliation et les crédits restants de l'ancien contrat sont connus.
- Le nouvel intégrateur figure sur la liste de la GİB.
- Le document d'ouverture de compte est validé avec le sceau financier et la nouvelle étiquette apparaît dans la liste.
- La connexion ERP a été essayée avec une facture de test.
- Les fichiers XML et images des anciens documents ont été récupérés.
- Le rapport e-Arşiv du dernier jour a été envoyé par l'ancien intégrateur.
- L'ancien compte a été fermé en dernier.
Questions fréquentes
Combien de temps dure un changement d'intégrateur ?
L'ouverture du compte se fait par la notification du nouvel intégrateur à la GİB. La durée réelle dépend de la connexion ERP et des tests ; si la connexion est prête, le changement peut être achevé en quelques jours.
Puis-je changer d'intégrateur en milieu de mois ?
Oui. La GİB ne lie pas le changement à une date. Pour l'e-Arşiv, il suffit de préciser quel intégrateur enverra le rapport du jour.
Les crédits de l'ancien intégrateur sont-ils transférés au nouveau ?
Non, les crédits sont propres au prestataire. Le remboursement ou l'utilisation des crédits restants dépend des conditions de votre ancien contrat ; vous pouvez choisir la date du changement en fonction des crédits restants.
Mes numéros de document vont-ils changer ?
Le numéro de document se compose du code d'unité, de l'année et du numéro d'ordre. Chez le nouvel intégrateur, vous définissez ensemble votre code d'unité et votre séquence ; la nouvelle année, la séquence repart de 1.
Puis-je utiliser deux intégrateurs en même temps ?
Oui. Le guide de la GİB indique que l'on peut recevoir des services de plusieurs intégrateurs spéciaux ; une étiquette distincte est définie chez chacun. Pendant la transition, cela permet un passage de relais sans interruption.
Dois-je renouveler mon sceau financier ?
Non. Le sceau financier vous appartient ; chez le nouvel intégrateur, vous validez le document d'ouverture de compte avec le même sceau.
Sources
- Guide de demande de l'application e-Fatura de la GİB — passage d'une méthode à l'autre
- Guide d'intégration spéciale e-Fatura de la GİB v1.14 — ouverture de compte, plusieurs intégrateurs, étiquette
- Guide technique e-Arşiv de la GİB v1.17 — délai du rapport quotidien
- Annonce de la GİB du 31.12.2020 — numéro de document et code de l'année
Étape suivante
Chez ELPO, il n'y a ni abonnement mensuel fixe ni frais de mise en service ; les crédits sont valables deux ans et la conservation est incluse dans le prix. Tous les forfaits figurent sur la page tarifs e-Fatura. Pour les critères de choix, consultez le guide des intégrateurs spéciaux ; pour le périmètre, la page logiciel e-Fatura. Indiquez-nous votre volume de documents et votre date de changement, et nous établirons le plan ensemble : formulaire de devis.