Cambiare integratore e-Fattura in Turchia: come fare
Con un passaggio pianificato la fatturazione non si ferma. Secondo il GİB: prima il nuovo account, poi si chiude il vecchio. A fine anno: rapporto e-Arşiv.
È possibile cambiare integratore?
Sì, in qualsiasi momento. La guida del GİB (l'agenzia delle entrate turca) per la richiesta e-Fatura prevede che i contribuenti possano cambiare il metodo che usano "in qualsiasi momento, purché soddisfino le condizioni del metodo in questione". Il cambio non è legato alla fine del mese o dell'anno; la data si sceglie in base al contratto e al piano dell'azienda. I vostri obblighi per e-Fatura (fattura elettronica), e-Arşiv (fattura di archivio elettronico), e-İrsaliye (bolla di consegna elettronica) ed e-Defter (libri contabili elettronici) restano invariati; cambia solo l'ente che crea questi documenti a vostro nome e li trasmette al GİB.
Verificate che il nuovo integratore sia nell'elenco ufficiale del GİB: elenco degli integratori speciali del GİB. L'elenco con città e contatti è consultabile anche nella nostra pagina elenco degli integratori speciali (özel entegratör). ELPO Bilişim è presente in questo elenco dal 2015.
Chi esegue il passaggio?
La richiesta la presenta il nuovo integratore speciale, non voi. Secondo la guida del GİB sull'integrazione speciale, l'integratore comunica per via elettronica al GİB il contribuente a cui fornirà il servizio e l'account viene aperto dal GİB. Il documento di apertura dell'account riporta il mali mühür (sigillo finanziario, il certificato elettronico dell'azienda) sia dell'integratore sia vostro. Il mali mühür è vostro; per il passaggio non serve un nuovo sigillo.
Una volta aperto l'account, nell'elenco degli utenti registrati del GİB compare una nuova etichetta di casella postale (alias). Gli integratori delle aziende che vi inviano fatture aggiornano questo elenco al più tardi ogni ora; le fatture iniziano ad arrivare sulla nuova etichetta.
Passi del cambio: l'ordine corretto
- Leggete il contratto in corso. Vi sono indicati il preavviso di recesso, i kontör rimasti (kontör, crediti di documenti) e come saranno consegnati i documenti alla scadenza.
- Stipulate il contratto con il nuovo integratore. Il prezzo si definisce in base al numero di documenti, ai tipi di documento usati e al collegamento con l'ERP.
- Approvate il documento di apertura dell'account con il vostro mali mühür. Il nuovo integratore comunica il vostro account al GİB; la vostra nuova etichetta compare nell'elenco degli utenti registrati.
- Configurate e testate il collegamento con l'ERP o il programma di contabilità. Il flusso di fatture emesse e ricevute, e-Arşiv ed eventualmente e-İrsaliye viene provato da un capo all'altro.
- Ritirate dal vecchio integratore tutti i vostri documenti. I file UBL-TR XML e immagine dei documenti emessi e ricevuti; fatevi confermare la consegna per iscritto.
- Chiudete l'ultimo giorno di e-Arşiv. Il rapporto e-Arşiv è giornaliero e va inviato al più tardi entro la fine del giorno successivo. Il rapporto dell'ultimo giorno in cui avete emesso con il vecchio integratore lo invia il vecchio integratore.
- Chiudete per ultimo il vecchio account. Secondo la guida, quando si chiude l'account presso un integratore speciale, l'account del contribuente sul GİB Portal viene riaperto. Se il vecchio account si chiude prima dell'apertura del nuovo, tornerete per un po' sul Portal; per questo l'ordine conta.
Piano del giorno del passaggio
| Quando | Cosa si fa |
|---|---|
| 30 giorni prima del passaggio | Controllate il preavviso del vecchio contratto e inviate la disdetta; scegliete il nuovo integratore. |
| 1–2 settimane prima | Nuovo contratto e documento di apertura dell'account con mali mühür; collegamento ERP e fatture di prova. |
| Il giorno prima del passaggio | Esportazione di tutti i documenti dal vecchio integratore e conferma scritta della consegna. |
| Giorno del passaggio | Le fatture si emettono con il nuovo integratore; si verifica la nuova etichetta nell'elenco degli utenti registrati. |
| Il giorno dopo il passaggio | Si conferma che il vecchio integratore abbia inviato il rapporto e-Arşiv dell'ultimo giorno; poi si chiude il vecchio account. |
Cambiare integratore a fine anno
Poiché la maggior parte dei contratti è annuale, i cambi si concentrano a dicembre e gennaio. Se passate a fine anno, tenete presenti tre regole:
- Il numero del documento riparte nel nuovo anno. Il numero e-Belge è composto da un codice unità di 3 caratteri, un anno di 4 cifre e una sequenza di 9 cifre; al cambio d'anno la sequenza riparte da 1. Passare al nuovo integratore il 1° gennaio apre la serie del nuovo anno in modo pulito.
- Il lavoro di dicembre si può fatturare anche a gennaio. Secondo l'annuncio del GİB del 31.12.2020, la fattura per le consegne e i servizi degli ultimi giorni di dicembre può essere emessa a gennaio, nel rispetto del termine di emissione di 7 giorni; il codice dell'anno è preso dalla data del documento.
- Non comprimete tutto al 31 dicembre. La chiusura d'anno, le dichiarazioni e il rapporto e-Arşiv dell'ultimo giorno cadono negli stessi giorni. Finite i test nella prima metà di dicembre.
Ci sarà un'interruzione?
Con una pianificazione corretta, no. Secondo la guida del GİB, e-Fatura può essere usata con il servizio di più integratori speciali; presso ciascuno viene definita un'etichetta separata. Così il vecchio account continua a funzionare mentre il nuovo viene aperto e testato. Il rischio di interruzione nasce di solito da due punti: la chiusura del vecchio account prima del nuovo e la messa in produzione del collegamento ERP senza test.
Che cosa succede alle fatture presso il vecchio integratore?
La responsabilità della conservazione resta vostra. Secondo il VUK 509 (Vergi Usul Kanunu, il codice turco di procedura tributaria; comunicato n. 509), usare un servizio di conservazione di un integratore o di un terzo non esonera il contribuente dall'obbligo di conservare ed esibire i documenti, e la conservazione avviene in Turchia. Prima del passaggio ritirate i file XML e immagine di tutti i documenti emessi e ricevuti presso il vecchio integratore e fatevi confermare la consegna per iscritto. È normale che il vecchio fornitore chiuda l'accesso all'archivio alla scadenza del contratto; ottenere prima i dati è il passo più importante.
Lista di controllo del passaggio
- Preavviso del vecchio contratto e kontör rimasti verificati.
- Il nuovo integratore è nell'elenco del GİB.
- Il documento di apertura dell'account è approvato con mali mühür e la nuova etichetta è visibile nell'elenco.
- Il collegamento ERP è stato provato con una fattura di prova.
- I file XML e immagine dei vecchi documenti sono stati consegnati.
- Il rapporto e-Arşiv dell'ultimo giorno è partito dal vecchio integratore.
- Il vecchio account è stato chiuso per ultimo.
Domande frequenti
Quanto dura il cambio di integratore?
L'apertura dell'account avviene con la comunicazione del nuovo integratore al GİB. Il tempo vero lo decidono il collegamento ERP e i test; se il collegamento è pronto, si può concludere in pochi giorni.
Posso cambiare integratore a metà mese?
Sì. Il GİB non lega il cambio a una data. Per e-Arşiv basta chiarire da quale integratore partirà il rapporto del giorno.
I kontör del vecchio integratore passano al nuovo?
No, i kontör sono legati al fornitore. Il rimborso o l'uso dei kontör rimasti dipende dalle condizioni del vecchio contratto; potete scegliere la data del passaggio in base ai kontör residui.
I miei numeri di documento cambiano?
Il numero del documento è composto da codice unità, anno e sequenza. Con il nuovo integratore definite insieme codice unità e sequenza; nel nuovo anno la sequenza riparte da 1.
Posso usare due integratori contemporaneamente?
Sì. La guida del GİB prevede che il servizio si possa ricevere da più integratori speciali; presso ciascuno si definisce un'etichetta separata. Nel periodo di passaggio questo consente un subentro senza interruzioni.
Devo rinnovare il mali mühür?
No. Il mali mühür è vostro; presso il nuovo integratore approvate il documento di apertura dell'account con lo stesso sigillo.
Fonti
- Guida del GİB alla richiesta e-Fatura — passaggio tra metodi
- Guida del GİB all'integrazione speciale e-Fatura v1.14 — apertura account, più integratori, etichetta
- Guida tecnica GİB e-Arşiv v1.17 — termine del rapporto giornaliero
- Annuncio del GİB del 31.12.2020 — numero del documento e codice anno
Il passo successivo
In ELPO non ci sono canone mensile fisso né costo di attivazione; i kontör valgono due anni e la conservazione è inclusa nel prezzo. Tutti i pacchetti sono nella pagina prezzi e-Fatura. Per i criteri di scelta consultate la guida all'integratore speciale, per la copertura la pagina programma e-Fatura. Indicateci il numero di documenti e la data del passaggio e prepareremo il piano insieme: modulo di preventivo.