Cambiar de integrador de e-Factura en Turquía
Un cambio planificado no interrumpe la facturación. Según la GİB: primero la cuenta nueva y luego cerrar la anterior. A fin de año: informe e-Arşiv.
¿Es posible cambiar de integrador?
Sí, en cualquier momento. La guía de solicitud de e-Fatura de la GİB (la administración tributaria de Turquía) indica que los contribuyentes pueden cambiar el método que utilizan «en cualquier momento, siempre que cumplan las condiciones del método correspondiente». El cambio no depende del fin de mes ni del fin de año; usted elige la fecha según su contrato y su planificación. Su condición de contribuyente de e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye y e-Defter no cambia; solo cambia la entidad que crea estos documentos en su nombre y los envía a la GİB.
Compruebe que el nuevo integrador figura en la lista oficial de la GİB: lista de integradores especiales (özel entegratör) de la GİB. También puede ver la lista, con ciudad y datos de contacto, en nuestra página lista de integradores especiales. ELPO Bilişim figura en esta lista desde 2015.
¿Quién realiza el cambio?
No usted: lo solicita el nuevo integrador especial. Según la guía de integración especial de la GİB, el integrador notifica por vía electrónica a la Presidencia el contribuyente al que prestará servicio, y la Presidencia abre la cuenta. El documento de apertura de cuenta lleva el sello financiero (mali mühür) del integrador y el suyo. El sello financiero le pertenece; no necesita obtener uno nuevo para el cambio.
Cuando se abre su cuenta, aparece una nueva etiqueta de buzón (alias) en la lista de usuarios registrados de la GİB. Los integradores de las empresas que le envían facturas actualizan esta lista como máximo cada hora; las facturas empiezan entonces a llegar a la nueva etiqueta.
Pasos del cambio: el orden correcto
- Lea su contrato actual. Allí figuran el plazo de preaviso para rescindir, los créditos restantes (kontör) y cómo se entregarán los documentos al terminar el contrato.
- Firme un contrato con el nuevo integrador. El precio se concreta según el volumen de documentos, los tipos de documento que utiliza y su conexión con el ERP.
- Apruebe el documento de apertura de cuenta con su sello financiero. El nuevo integrador comunica su cuenta a la GİB; su nueva etiqueta aparece en la lista de usuarios registrados.
- Configure y pruebe la conexión con su ERP o programa de contabilidad. Se prueba de extremo a extremo el flujo de facturas emitidas y recibidas, el e-Arşiv y, si se usa, la e-İrsaliye.
- Recoja todos sus documentos del integrador anterior. Los archivos XML UBL-TR y de imagen de los documentos emitidos y recibidos; confirme la entrega por escrito.
- Cierre el último día de e-Arşiv. El informe e-Arşiv es diario y debe enviarse, como máximo, antes del final del día siguiente. El informe del último día en que emitió documentos con el integrador anterior lo envía el integrador anterior.
- Cierre la cuenta anterior en último lugar. Según la guía, cuando se cierra la cuenta de un contribuyente en un integrador especial, se reabre su cuenta en el Portal de la GİB. Si la cuenta anterior se cierra antes de abrir la nueva, vuelve durante un tiempo al Portal; por eso el orden es importante.
Plan del día del cambio
| Cuándo | Qué se hace |
|---|---|
| 30 días antes del cambio | Compruebe el plazo de rescisión del contrato anterior y envíe el preaviso; elija el nuevo integrador. |
| 1–2 semanas antes | Nuevo contrato y documento de apertura de cuenta con sello financiero; conexión con el ERP y facturas de prueba. |
| El día anterior al cambio | Exportación de todos los documentos del integrador anterior y confirmación escrita de la entrega. |
| Día del cambio | Las facturas se emiten con el nuevo integrador; compruebe la nueva etiqueta en la lista de usuarios registrados. |
| El día siguiente al cambio | Confirme que el integrador anterior envió el informe e-Arşiv del último día; después cierre la cuenta anterior. |
Cambiar de integrador a fin de año
Como la mayoría de los contratos son anuales, los cambios se concentran en diciembre y enero. Si va a cambiar a fin de año, tenga en cuenta tres reglas:
- El número de documento se reinicia en el año nuevo. El número de e-documento consta de un código de unidad de 3 caracteres, el año de 4 dígitos y una secuencia de 9 dígitos; al cambiar el año, la secuencia empieza en 1. Pasar al nuevo integrador el 1 de enero inicia limpiamente la serie del año nuevo.
- El trabajo de diciembre también puede facturarse en enero. Según el comunicado de la GİB del 31.12.2020, las facturas de las entregas y servicios de los últimos días de diciembre pueden emitirse en enero, siempre que se respete el plazo de emisión de 7 días; el código del año se toma de la fecha del documento.
- No lo deje para el 31 de diciembre. El cierre del ejercicio, las declaraciones y el informe e-Arşiv del último día coinciden en las mismas fechas. Termine las pruebas en la primera quincena de diciembre.
¿Habrá interrupción?
No, si se planifica bien. Según la guía de la GİB, la aplicación e-Fatura puede utilizarse recibiendo servicio de más de un integrador especial; en cada integrador se define una etiqueta distinta. Así, la cuenta anterior sigue funcionando mientras se abre y se prueba la nueva. El riesgo de interrupción suele venir de dos sitios: cerrar la cuenta anterior antes que la nueva y poner en producción la conexión con el ERP sin probarla.
¿Qué ocurre con sus facturas en el integrador anterior?
La responsabilidad de conservarlas es suya. Según el VUK 509 (comunicado general n.º 509 de la Ley de Procedimiento Tributario turca), contratar un servicio de conservación con el integrador o con un tercero no elimina la obligación del contribuyente de conservar y exhibir los documentos, y la conservación se realiza en Turquía. Antes del cambio, obtenga del integrador anterior los archivos XML y de imagen de todos los documentos emitidos y recibidos, y confirme la entrega por escrito. Es normal que el proveedor anterior cierre el acceso al archivo al terminar el contrato; obtener primero los datos es el paso más crítico.
Lista de comprobación del cambio
- Se conoce el plazo de rescisión y los créditos restantes del contrato anterior.
- El nuevo integrador figura en la lista de la GİB.
- El documento de apertura de cuenta está aprobado con el sello financiero y la nueva etiqueta aparece en la lista.
- La conexión con el ERP se probó con una factura de prueba.
- Se recibieron los archivos XML y de imagen de los documentos antiguos.
- El integrador anterior envió el informe e-Arşiv del último día.
- La cuenta anterior se cerró en último lugar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda un cambio de integrador?
La apertura de la cuenta se realiza mediante la notificación del nuevo integrador a la GİB. La duración real depende de la conexión con el ERP y de las pruebas; si la conexión está lista, puede completarse en pocos días.
¿Puedo cambiar de integrador a mitad de mes?
Sí. La GİB no vincula el cambio a una fecha. En e-Arşiv basta con dejar claro qué integrador enviará el informe del día.
¿Los créditos del integrador anterior pasan al nuevo?
No, los créditos son propios de cada proveedor. El reembolso o el uso de los créditos restantes depende de las condiciones de su contrato anterior; puede elegir la fecha del cambio según los créditos que le queden.
¿Cambiarán mis números de documento?
El número de documento consta de código de unidad, año y secuencia. En el nuevo integrador se fijan juntos su código de unidad y su secuencia; en el año nuevo la secuencia empieza en 1.
¿Puedo usar dos integradores a la vez?
Sí. La guía de la GİB indica que se puede recibir servicio de más de un integrador especial; en cada uno se define una etiqueta distinta. Durante la transición, esto permite un traspaso sin cortes.
¿Tengo que renovar mi sello financiero?
No. El sello financiero le pertenece; en el nuevo integrador aprueba el documento de apertura de cuenta con el mismo sello.
Fuentes
- Guía de solicitud de la aplicación e-Fatura de la GİB — cambio entre métodos
- Guía de integración especial de e-Fatura de la GİB v1.14 — apertura de cuenta, varios integradores, etiqueta
- Guía técnica de e-Arşiv de la GİB v1.17 — plazo del informe diario
- Comunicado de la GİB del 31.12.2020 — número de documento y código del año
Siguiente paso
En ELPO no hay cuota mensual fija ni coste de instalación; los créditos son válidos durante dos años y la conservación está incluida en el precio. Todos los paquetes están en la página de precios de e-Fatura. Para los criterios de elección, consulte la guía de integradores especiales; para el alcance, la página del programa e-Fatura. Indíquenos su volumen de documentos y su fecha de cambio y elaboraremos el plan juntos: formulario de presupuesto.