Zmiana integratora e-Faktur w Turcji: jak to zrobić
Planowa zmiana nie przerywa fakturowania. Kolejność wg wytycznych GİB: najpierw nowe konto, potem zamknięcie starego. Koniec roku: raport e-Arşiv, numer.
Czy można zmienić integratora?
Tak, w dowolnym momencie. Przewodnik GİB dotyczący zgłoszenia do systemu e-Fatura stanowi, że podatnicy mogą zmienić stosowaną metodę „w każdej chwili, pod warunkiem spełnienia warunków danej metody”. Zmiana nie jest związana z końcem miesiąca ani roku; datę wybiera się zgodnie z własną umową i planem. Wasze obowiązki w zakresie e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye i e-Defter nie zmieniają się; zmienia się tylko podmiot, który w Waszym imieniu tworzy te dokumenty i przekazuje je do GİB (tureckiej administracji skarbowej).
Sprawdźcie, czy nowy integrator znajduje się na oficjalnej liście GİB: lista integratorów specjalnych GİB. Listę z miastem i danymi kontaktowymi znajdziecie też na naszej stronie lista integratorów specjalnych. ELPO Bilişim figuruje na tej liście od 2015 roku.
Kto przeprowadza zmianę?
Wniosek składacie nie Wy, lecz nowy integrator specjalny (özel entegratör). Zgodnie z przewodnikiem GİB dotyczącym integracji specjalnej integrator zgłasza podatnika, który będzie obsługiwał, administracji drogą elektroniczną, a konto otwiera administracja. Dokument otwarcia konta zawiera pieczęć finansową (mali mühür) zarówno integratora, jak i Waszą. Pieczęć finansowa należy do Was; przy zmianie nie musicie uzyskiwać nowej pieczęci.
Po otwarciu konta na liście zarejestrowanych użytkowników GİB pojawia się nowa etykieta skrzynki pocztowej (alias). Integratorzy firm, które wystawiają Wam faktury, aktualizują tę listę co najmniej raz na godzinę; faktury zaczynają wtedy wpływać na nową etykietę.
Kroki zmiany: właściwa kolejność
- Przeczytajcie obecną umowę. Znajdziecie w niej okres wypowiedzenia, pozostałe kredyty (kontör) i sposób przekazania dokumentów po wygaśnięciu umowy.
- Podpiszcie umowę z nowym integratorem. Cena zależy od liczby dokumentów, używanych typów dokumentów i połączenia z ERP.
- Zatwierdźcie dokument otwarcia konta swoją pieczęcią finansową. Nowy integrator zgłasza Wasze konto do GİB; nowa etykieta pojawia się na liście zarejestrowanych użytkowników.
- Skonfigurujcie i przetestujcie połączenie z programem ERP lub księgowym. Przepływ faktur wychodzących i przychodzących, e-Arşiv oraz ewentualnie e-İrsaliye sprawdza się od początku do końca.
- Odbierzcie od dotychczasowego integratora wszystkie swoje dokumenty. Pliki UBL-TR XML i pliki podglądu dokumentów wychodzących i przychodzących; odbiór potwierdźcie na piśmie.
- Zamknijcie ostatni dzień w e-Arşiv. Raport e-Arşiv jest dzienny i wysyła się go najpóźniej do końca następnego dnia. Raport za ostatni dzień, w którym wystawiliście faktury u dotychczasowego integratora, wysyła ten integrator.
- Stare konto zamknijcie na samym końcu. Według przewodnika konto podatnika, któremu zamknięto konto u integratora specjalnego, w portalu GİB zostaje otwarte ponownie. Jeśli stare konto zostanie zamknięte przed otwarciem nowego, na jakiś czas traficie do Portalu; dlatego kolejność jest ważna.
Plan na dzień zmiany
| Kiedy | Co robimy |
|---|---|
| 30 dni przed zmianą | Sprawdźcie okres wypowiedzenia starej umowy i wyślijcie wypowiedzenie; wybierzcie nowego integratora. |
| 1–2 tygodnie przed | Nowa umowa i dokument otwarcia konta z pieczęcią finansową; połączenie z ERP i faktury testowe. |
| Dzień przed zmianą | Eksport wszystkich dokumentów od dotychczasowego integratora i pisemne potwierdzenie odbioru. |
| Dzień zmiany | Faktury wystawiane są u nowego integratora; sprawdźcie nową etykietę na liście zarejestrowanych użytkowników. |
| Dzień po zmianie | Potwierdźcie, że dotychczasowy integrator wysłał raport e-Arşiv za ostatni dzień; następnie zamknijcie stare konto. |
Zmiana integratora na koniec roku
Ponieważ większość umów jest roczna, zmiany skupiają się w grudniu i styczniu. Jeśli przechodzicie na przełomie roku, pamiętajcie o trzech zasadach:
- Numer dokumentu w nowym roku zaczyna się od nowa. Numer e-Belge składa się z 3-znakowego kodu jednostki, 4-cyfrowego roku i 9-cyfrowego numeru kolejnego; po zmianie roku numeracja zaczyna się od 1. Przejście do nowego integratora 1 stycznia pozwala czysto rozpocząć serię nowego roku.
- Grudniową sprzedaż można zafakturować także w styczniu. Według komunikatu GİB z 31.12.2020 faktury za dostawy i usługi z ostatnich dni grudnia można wystawić w styczniu, o ile zachowany zostanie 7-dniowy termin wystawienia; kod roku pochodzi z daty dokumentu.
- Nie zostawiajcie zmiany na 31 grudnia. Zamknięcie roku, deklaracje i raport e-Arşiv za ostatni dzień wypadają w tych samych dniach. Zakończcie testy w pierwszej połowie grudnia.
Czy będzie przerwa w fakturowaniu?
Przy dobrym planowaniu nie. Według przewodnika GİB z systemu e-Fatura można korzystać za pośrednictwem kilku integratorów specjalnych; u każdego z nich definiuje się osobną etykietę. Dzięki temu stare konto działa nadal, gdy nowe jest otwierane i testowane. Ryzyko przerwy wynika zwykle z dwóch miejsc: zamknięcia starego konta przed nowym oraz uruchomienia połączenia z ERP bez testu.
Co dzieje się z fakturami u dotychczasowego integratora?
Odpowiedzialność za przechowywanie spoczywa na Was. Zgodnie z komunikatem VUK nr 509 (turecka ordynacja podatkowa, Vergi Usul Kanunu) korzystanie z usługi przechowywania od integratora lub osoby trzeciej nie zwalnia podatnika z obowiązku przechowywania i okazywania dokumentów, a przechowywanie odbywa się w Turcji. Przed zmianą pobierzcie od dotychczasowego integratora pliki XML i pliki podglądu wszystkich dokumentów wychodzących i przychodzących oraz potwierdźcie odbiór na piśmie. To normalne, że dotychczasowy dostawca po zakończeniu umowy zamyka dostęp do archiwum; pobranie danych w pierwszej kolejności jest najważniejszym krokiem.
Lista kontrolna zmiany
- Znany jest okres wypowiedzenia starej umowy i pozostałe kredyty.
- Nowy integrator figuruje na liście GİB.
- Dokument otwarcia konta zatwierdzono pieczęcią finansową, nowa etykieta jest widoczna na liście.
- Połączenie z ERP sprawdzono fakturą testową.
- Odebrano pliki XML i pliki podglądu starych dokumentów.
- Raport e-Arşiv za ostatni dzień wysłał dotychczasowy integrator.
- Stare konto zamknięto na samym końcu.
Najczęstsze pytania
Ile trwa zmiana integratora?
Konto otwiera się, gdy nowy integrator zgłosi je do GİB. O czasie decydują połączenie z ERP i testy; jeśli połączenie jest gotowe, można to zrobić w kilka dni.
Czy mogę zmienić integratora w połowie miesiąca?
Tak. GİB nie wiąże zmiany z żadną datą. W e-Arşiv wystarczy ustalić, który integrator wyśle raport za dany dzień.
Czy kredyty u dotychczasowego integratora przechodzą do nowego?
Nie, kredyty są przypisane do dostawcy. Zwrot lub wykorzystanie pozostałych kredytów zależy od warunków starej umowy; datę zmiany możecie wybrać w zależności od pozostałych kredytów.
Czy zmienią się moje numery dokumentów?
Numer dokumentu składa się z kodu jednostki, roku i numeru kolejnego. U nowego integratora kod jednostki i numer kolejny ustalacie razem; w nowym roku numeracja zaczyna się od 1.
Czy mogę korzystać z dwóch integratorów jednocześnie?
Tak. Przewodnik GİB stanowi, że można korzystać z usług kilku integratorów specjalnych; u każdego z nich definiuje się osobną etykietę. W okresie przejściowym zapewnia to płynne przejęcie bez przerwy.
Czy muszę odnawiać pieczęć finansową?
Nie. Pieczęć finansowa należy do Was; u nowego integratora zatwierdzacie dokument otwarcia konta tą samą pieczęcią.
Źródła
- Przewodnik GİB dotyczący zgłoszenia do systemu e-Fatura — przejście między metodami
- Przewodnik GİB dotyczący integracji specjalnej e-Fatura v1.14 — otwarcie konta, kilku integratorów, etykieta
- Przewodnik techniczny GİB e-Arşiv v1.17 — termin raportu dziennego
- Komunikat GİB z 31.12.2020 — numer dokumentu i kod roku
Następny krok
W ELPO nie ma stałej opłaty miesięcznej ani opłaty za wdrożenie; kredyty są ważne dwa lata, a przechowywanie jest wliczone w cenę. Wszystkie pakiety znajdziecie na stronie cennik e-Fatura. Kryteria wyboru opisuje przewodnik po integratorach specjalnych (po turecku), a zakres strona programu e-Fatura. Podajcie liczbę dokumentów i datę zmiany, a razem przygotujemy plan: formularz oferty.