Турција: како да се смени интегратор за е-фактури

Дали може да се смени интеграторот?

Да, во секое време. Упатството на GİB (турската даночна управа) за пријавување за e-Fatura наведува дека даночните обврзници можат да го сменат методот што го користат „во секое време, под услов да ги исполнат условите за соодветниот метод“. Промената не е врзана за крајот на месецот или годината; датумот го бирате според вашиот договор и план. Вашите обврски за e-Fatura (е-фактура), e-Arşiv (е-архивска фактура), e-İrsaliye (е-испратница) и e-Defter (е-книги) не се менуваат; се менува само институцијата што во ваше име ги изготвува овие документи и ги проследува до GİB.

Проверете дали новиот интегратор е на официјалната листа на GİB: листа на специјални интегратори на GİB. Листата со град и контакт можете да ја видите и на нашата страница листа на специјални интегратори (özel entegratör). ELPO Bilişim е на оваа листа од 2015 година.

Кој го спроведува преминот?

Барањето го поднесува новиот специјален интегратор, а не вие. Според упатството на GİB за специјална интеграција, интеграторот електронски го пријавува до GİB даночниот обврзник на кого ќе му дава услуга, а сметката ја отвора GİB. Документот за отворање сметка го носи mali mühür (финансиски печат – електронски сертификат на компанијата) и на интеграторот и вашиот. Mali mühür е ваш; за преминот не треба да вадите нов печат.

Откако ќе се отвори сметката, на листата на регистрирани корисници на GİB се појавува нова ознака на поштенско сандаче (alias). Интеграторите на фирмите што ви испраќаат фактури ја ажурираат оваа листа најдоцна еднаш на час; фактурите почнуваат да пристигнуваат на новата ознака.

Чекори на преминот: точниот редослед

Прочитајте го тековниот договор. Во него се наведени отказниот рок, преостанатите кредити (kontör, кредити за документи) и начинот на предавање на документите по истекот на договорот.
Склучете договор со новиот интегратор. Цената се утврдува според бројот на документи, видовите документи што ги користите и ERP врската.
Одобрете го документот за отворање сметка со вашиот mali mühür. Новиот интегратор ја пријавува вашата сметка до GİB; вашата нова ознака се појавува на листата на регистрирани корисници.
Воспоставете и тестирајте ја врската со ERP или сметководствената програма. Текот на излезни и влезни фактури, е-Arşiv и, ако постои, е-İrsaliye се проверува од почеток до крај.
Од стариот интегратор преземете ги сите ваши документи. UBL-TR XML и сликовни датотеки на излезните и влезните документи; предавањето потврдете го писмено.
Затворете го последниот ден на е-Arşiv. Извештајот е-Arşiv е дневен и се испраќа најдоцна до крајот на наредниот ден. Извештајот за последниот ден кога сте издавале преку стариот интегратор го испраќа стариот интегратор.
Старата сметка затворете ја последна. Според упатството, кога ќе се затвори сметката кај специјален интегратор, на даночниот обврзник му се отвора повторно сметката на GİB Portal. Ако старата сметка се затвори пред да се отвори новата, накратко ќе се вратите на Portal; затоа редоследот е важен.

План за денот на преминот

Кога	Што се прави
30 дена пред преминот	Проверете го отказниот рок на стариот договор и испратете известување; изберете нов интегратор.
1–2 недели пред	Нов договор и документ за отворање сметка потврден со mali mühür; ERP врска и пробни фактури.
Денот пред преминот	Извоз на сите документи од стариот интегратор и писмена потврда за предавањето.
Денот на преминот	Фактурите се издаваат преку новиот интегратор; на листата на регистрирани корисници се проверува новата ознака.
Денот по преминот	Се потврдува дека стариот интегратор го испратил е-Arşiv извештајот за последниот ден; потоа се затвора старата сметка.

Промена на интегратор на крајот од годината

Бидејќи повеќето договори се годишни, промените се натрупуваат во декември и јануари. Ако преминувате на крајот од годината, внимавајте на три правила:

Бројот на документот во новата година почнува одново. Бројот на e-Belge се состои од код на единица од 3 знаци, година од 4 цифри и редоследен број од 9 цифри; кога се менува годината, редоследот почнува од 1. Преминот кон нов интегратор на 1 јануари ја започнува серијата на новата година чисто.
Декемвриската работа може да се фактурира и во јануари. Според соопштението на GİB од 31.12.2020, фактурата за испораките и услугите од последните денови на декември може да се издаде во јануари, со почитување на рокот за издавање од 7 дена; кодот на годината се зема од датумот на документот.
Не го натрупувајте сѐ на 31 декември. Затворањето на годината, пријавите и е-Arşiv извештајот за последниот ден паѓаат во истите денови. Тестовите завршете ги во првата половина на декември.

Дали ќе има прекин?

Со правилно планирање – не. Според упатството на GİB, e-Fatura може да се користи со услуги од повеќе специјални интегратори; кај секој се дефинира посебна ознака. Така старата сметка продолжува да работи додека новата се отвора и тестира. Ризикот од прекин најчесто доаѓа од две места: затворање на старата сметка пред новата и пуштање на ERP врската во употреба без тест.

Што се случува со фактурите кај стариот интегратор?

Одговорноста за чување е ваша. Според VUK 509 (Vergi Usul Kanunu, турскиот закон за даночна постапка; соопштение бр. 509), користењето услуга за чување од интегратор или трето лице не го отстранува обврската на даночниот обврзник да ги чува и да ги покажува документите, а чувањето се врши во Турција. Пред преминот преземете ги XML и сликовните датотеки на сите излезни и влезни документи кај стариот интегратор и предавањето потврдете го писмено. Вообичаено е стариот давател по истекот на договорот да го затвори пристапот до архивата; првин да ги добиете податоците е најважниот чекор.

Контролна листа за преминот

Отказниот рок на стариот договор и преостанатите kontör се утврдени.
Новиот интегратор е на листата на GİB.
Документот за отворање сметка е одобрен со mali mühür, новата ознака се гледа на листата.
ERP врската е испробана со пробна фактура.
XML и сликовните датотеки на старите документи се преземени.
е-Arşiv извештајот за последниот ден е испратен преку стариот интегратор.
Старата сметка е затворена последна.

Често поставувани прашања

Колку трае промената на интегратор?

Сметката се отвора со пријава на новиот интегратор до GİB. Главното време го одредуваат ERP врската и тестовите; ако врската е подготвена, може да заврши за неколку дена.

Може ли да сменам интегратор среде месец?

Да. GİB не ја врзува промената за датум. Кај е-Arşiv доволно е да се разјасни преку кој интегратор ќе замине извештајот за тој ден.

Дали kontör од стариот интегратор се префрла кај новиот?

Не, kontör е врзан за давателот. Враќањето или користењето на преостанатиот kontör зависи од условите на стариот договор; датумот на преминот можете да го изберете според преостанатиот kontör.

Дали ќе ми се променат броевите на документите?

Бројот на документот се состои од код на единица, година и редослед. Кај новиот интегратор кодот на единицата и редоследот ги одредувате заедно; во новата година редоследот почнува од 1.

Може ли да користам два интегратори истовремено?

Да. Упатството на GİB наведува дека може да се добива услуга од повеќе специјални интегратори; кај секој се дефинира посебна ознака. Во преодниот период тоа овозможува примопредавање без прекин.

Дали треба да го обновам mali mühür?

Не. Mali mühür е ваш; кај новиот интегратор документот за отворање сметка го одобрувате со истиот печат.

Извори

Упатство на GİB за пријавување за e-Fatura — премин меѓу методи
Упатство на GİB за специјална интеграција на e-Fatura v1.14 — отворање сметка, повеќе интегратори, ознака
Техничко упатство на GİB за e-Arşiv v1.17 — рок на дневниот извештај
Соопштение на GİB од 31.12.2020 — број на документ и код на година

Следен чекор

Во ELPO нема фиксна месечна цена ниту трошок за поставување; kontör важи две години, а чувањето е вклучено во цената. Сите пакети се на страницата цени на e-Fatura. За критериумите за избор погледнете го водичот за специјален интегратор, а за обемот – страницата програма за e-Fatura. Споделете го бројот на документи и датумот на преминот, а планот ќе го направиме заедно: образец за понуда.

Јазик