Як змінити інтегратора e-рахунків у Туреччині: 6 кроків

Чи можна змінити інтегратора?

Так, у будь-який час. Посібник GİB із подання заяви на e-Fatura зазначає, що платники податків можуть змінювати використовуваний метод «у будь-який час, за умови виконання вимог, пов’язаних з відповідним методом». Зміна не прив’язана до кінця місяця чи року; дату обирають залежно від вашого договору й плану. Ваш статус платника e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye та e-Defter не змінюється; змінюється лише установа, яка створює ці документи від вашого імені та передає їх до GİB.

Перевірте, що новий інтегратор є в офіційному списку GİB: список спеціальних інтеграторів GİB. Список із зазначенням міста та контактних даних також є на нашій сторінці список спеціальних інтеграторів. ELPO Bilişim перебуває в цьому списку з 2015 року.

Хто здійснює перехід?

Заяву подаєте не ви, а новий спеціальний інтегратор (özel entegratör). Згідно з посібником GİB зі спеціальної інтеграції, інтегратор в електронній формі повідомляє Управлінню (Başkanlık) про платника, якому надаватиме послуги, а обліковий запис відкриває Управління. Документ про відкриття облікового запису містить фінансову печатку (mali mühür) як інтегратора, так і вашу. Фінансова печатка належить вам; для переходу не потрібно отримувати нову.

Після відкриття облікового запису в списку зареєстрованих користувачів GİB з’являється нова мітка поштової скриньки (alias). Інтегратори компаній, які надсилають вам рахунки, оновлюють цей список щонайпізніше щогодини; рахунки починають надходити на нову мітку.

Кроки переходу: правильний порядок

Прочитайте чинний договір. У ньому зазначено строк повідомлення про розірвання, залишок кредитів (kontör) і порядок передачі документів після завершення договору.
Укладіть договір з новим інтегратором. Ціна визначається за кількістю документів, типами документів, якими ви користуєтеся, та підключенням ERP.
Підтвердіть документ про відкриття облікового запису своєю фінансовою печаткою. Новий інтегратор повідомляє про ваш обліковий запис до GİB; ваша нова мітка з’являється в списку зареєстрованих користувачів.
Налаштуйте й протестуйте підключення ERP або бухгалтерської програми. Вихідні та вхідні рахунки, e-Arşiv і, за наявності, процес e-İrsaliye перевіряються від початку до кінця.
Отримайте від попереднього інтегратора всі свої документи. Файли UBL-TR XML та файли відображення вихідних і вхідних документів; отримання підтвердьте письмово.
Закрийте останній день e-Arşiv. Звіт e-Arşiv щоденний і подається щонайпізніше до кінця наступного дня. Звіт за останній день, коли ви виставляли рахунки через попереднього інтегратора, подає попередній інтегратор.
Закрийте старий обліковий запис останнім. Згідно з посібником, після закриття облікового запису спеціального інтегратора обліковий запис платника на порталі GİB відновлюється. Якщо закрити старий обліковий запис до відкриття нового, ви на деякий час опинитеся на порталі; тому порядок кроків важливий.

План на день переходу

Коли	Що робиться
За 30 днів до переходу	Перевірте строк розірвання старого договору, надішліть повідомлення; оберіть нового інтегратора.
За 1–2 тижні	Новий договір і документ про відкриття облікового запису з фінансовою печаткою; підключення ERP і тестові рахунки.
За день до переходу	Експорт усіх документів від попереднього інтегратора та письмове підтвердження отримання.
День переходу	Рахунки виставляються через нового інтегратора; у списку зареєстрованих користувачів перевіряється нова мітка.
День після переходу	Підтверджується, що попередній інтегратор подав звіт e-Arşiv за останній день; після цього старий обліковий запис закривається.

Зміна інтегратора наприкінці року

Оскільки більшість договорів річні, зміни концентруються в грудні та січні. Якщо переходите наприкінці року, зверніть увагу на три правила:

Номер документа в новому році починається знову. Номер e-Belge складається з 3-значного коду підрозділу, 4-значного року та 9-значного порядкового номера; зі зміною року нумерація починається з 1. Перехід до нового інтегратора 1 січня чисто розпочинає серію нового року.
Рахунок за грудневу роботу можна виставити й у січні. Згідно з оголошенням GİB від 31.12.2020, рахунок за поставки й послуги останніх днів грудня можна оформити в січні за умови дотримання 7-денного строку оформлення; код року береться з дати документа.
Не відкладайте на 31 грудня. Закриття року, декларація та звіт e-Arşiv за останній день припадають на ті самі дні. Завершіть тестування в першій половині грудня.

Чи буде перерва?

За правильного планування — ні. Згідно з посібником GİB, застосунок e-Fatura можна використовувати, отримуючи послуги від кількох спеціальних інтеграторів; у кожного інтегратора визначається окрема мітка. Завдяки цьому, поки новий обліковий запис відкривається й тестується, старий продовжує працювати. Ризик перерви зазвичай виникає з двох причин: закриття старого облікового запису раніше за новий і запуск підключення ERP без тестування.

Що станеться з вашими рахунками в попереднього інтегратора?

Відповідальність за зберігання лежить на вас. Згідно із VUK 509 (Загальний указ № 509 за Податковим процедурним законом Туреччини), отримання послуги зберігання від інтегратора чи третьої особи не знімає з платника обов’язку зберігати документи та пред’являти їх на вимогу, а зберігання здійснюється в Туреччині. Перед переходом отримайте від попереднього інтегратора файли XML і відображення всіх вихідних і вхідних документів та письмово підтвердьте їх отримання. Закриття попереднім постачальником доступу до архіву після завершення договору є звичайною практикою; отримати дані заздалегідь — найважливіший крок.

Контрольний список переходу

З’ясовано строк розірвання старого договору та залишок кредитів.
Новий інтегратор є в списку GİB.
Документ про відкриття облікового запису підтверджено фінансовою печаткою, нова мітка видна в списку.
Підключення ERP перевірено тестовим рахунком.
Файли XML і відображення старих документів отримано.
Звіт e-Arşiv за останній день подав попередній інтегратор.
Старий обліковий запис закрито останнім.

Поширені запитання

Скільки часу триває зміна інтегратора?

Відкриття облікового запису відбувається після повідомлення новим інтегратором до GİB. Основний час визначають підключення ERP і тестування; якщо підключення готове, перехід може завершитися за кілька днів.

Чи можна змінити інтегратора посеред місяця?

Так. GİB не прив’язує зміну до дати. У e-Arşiv достатньо визначити, від якого інтегратора піде звіт за відповідний день.

Чи переходять кредити зі старого інтегратора до нового?

Ні, кредити прив’язані до постачальника. Повернення чи використання залишку залежить від умов вашого старого договору; дату переходу можна обрати з огляду на залишок кредитів.

Чи зміняться номери моїх документів?

Номер документа складається з коду підрозділу, року та порядкового номера. У нового інтегратора ви разом визначаєте код підрозділу й нумерацію; у новому році нумерація починається з 1.

Чи можна користуватися двома інтеграторами одночасно?

Так. Посібник GİB зазначає, що можна отримувати послуги від кількох спеціальних інтеграторів; у кожного визначається окрема мітка. Під час переходу це забезпечує безперервну передачу.

Чи потрібно оновлювати фінансову печатку?

Ні. Фінансова печатка належить вам; у нового інтегратора ви підтверджуєте документ про відкриття облікового запису тією самою печаткою.

Джерела

Посібник GİB із подання заяви на застосунок e-Fatura — перехід між методами
Посібник GİB зі спеціальної інтеграції e-Fatura v1.14 — відкриття облікового запису, кілька інтеграторів, мітка
Технічний посібник GİB з e-Arşiv v1.17 — строк щоденного звіту
Оголошення GİB від 31.12.2020 — номер документа та код року

Наступний крок

В ELPO немає щомісячної фіксованої плати й плати за встановлення; кредити діють два роки, а зберігання включено в ціну. Усі пакети — на сторінці ціни на e-Fatura. Критерії вибору описано в посібнику про спеціальних інтеграторів, обсяг послуг — на сторінці програма e-Fatura. Повідомте кількість своїх документів і дату переходу, і ми разом складемо план: форма запиту пропозиції.

Мова