Hóa đơn điện tử Thổ Nhĩ Kỳ: cách đổi nhà tích hợp
Chuyển đổi có kế hoạch thì xuất hóa đơn không gián đoạn. Theo hướng dẫn của GİB: mở tài khoản mới trước, rồi đóng tài khoản cũ. Cuối năm: báo cáo e-Arşiv.
Có thể đổi nhà tích hợp không?
Có, vào bất kỳ lúc nào. Hướng dẫn đăng ký e-Fatura của GİB ghi rằng người nộp thuế có thể thay đổi phương thức đang sử dụng "bất cứ lúc nào, với điều kiện đáp ứng các yêu cầu của phương thức tương ứng". Việc đổi không phụ thuộc vào cuối tháng hay cuối năm; ngày chuyển được chọn theo hợp đồng và kế hoạch của bạn. Nghĩa vụ e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye và e-Defter của bạn không thay đổi; chỉ có tổ chức thay mặt bạn lập các chứng từ này và gửi đến GİB là thay đổi.
Hãy xác minh nhà tích hợp mới có trong danh sách chính thức của GİB: danh sách nhà tích hợp đặc biệt của GİB. Bạn cũng có thể xem danh sách kèm tỉnh/thành và thông tin liên hệ tại trang danh sách nhà tích hợp đặc biệt của chúng tôi. ELPO Bilişim có tên trong danh sách này từ năm 2015.
Ai thực hiện việc chuyển đổi?
Người đăng ký là nhà tích hợp đặc biệt mới (özel entegratör – nhà cung cấp được GİB phê duyệt để thay mặt người nộp thuế lập và gửi chứng từ điện tử), không phải bạn. Theo hướng dẫn tích hợp đặc biệt của GİB, nhà tích hợp thông báo bằng văn bản điện tử cho Cục về người nộp thuế mà mình sẽ phục vụ, và Cục sẽ mở tài khoản. Tài liệu mở tài khoản mang con dấu tài chính (mali mühür – con dấu điện tử mà doanh nghiệp dùng để ký chứng từ điện tử) của cả nhà tích hợp lẫn bạn. Mali mühür thuộc về bạn; khi chuyển đổi, bạn không cần mua con dấu mới.
Khi tài khoản được mở, một nhãn hộp thư mới (alias) sẽ xuất hiện trong danh sách người dùng đã đăng ký của GİB. Nhà tích hợp của các công ty gửi hóa đơn cho bạn cập nhật danh sách này chậm nhất mỗi giờ một lần; hóa đơn sẽ bắt đầu về nhãn mới.
Các bước chuyển đổi: đúng thứ tự
- Đọc hợp đồng hiện tại. Thời hạn thông báo chấm dứt, số tín dụng còn lại (kontör) và cách bàn giao chứng từ khi hợp đồng kết thúc được ghi ở đây.
- Ký hợp đồng với nhà tích hợp mới. Giá được xác định dựa trên số lượng chứng từ, các loại chứng từ bạn sử dụng và kết nối ERP của bạn.
- Xác nhận tài liệu mở tài khoản bằng mali mühür của bạn. Nhà tích hợp mới thông báo tài khoản của bạn cho GİB; nhãn mới của bạn sẽ hiện trong danh sách người dùng đã đăng ký.
- Thiết lập và thử kết nối với ERP hoặc phần mềm kế toán. Luồng hóa đơn đi, hóa đơn đến, e-Arşiv và e-İrsaliye (nếu có) được thử từ đầu đến cuối.
- Lấy toàn bộ chứng từ của bạn từ nhà tích hợp cũ. Các tệp XML UBL-TR và tệp hình ảnh của chứng từ đi và đến; yêu cầu xác nhận bàn giao bằng văn bản.
- Đóng ngày cuối cùng của e-Arşiv. Báo cáo e-Arşiv là báo cáo hằng ngày và được gửi chậm nhất đến hết ngày hôm sau. Báo cáo của ngày cuối bạn xuất hóa đơn tại nhà tích hợp cũ sẽ do nhà tích hợp cũ gửi.
- Đóng tài khoản cũ sau cùng. Theo hướng dẫn, khi tài khoản nhà tích hợp đặc biệt của người nộp thuế bị đóng, tài khoản GİB Portal của họ được mở lại. Nếu tài khoản cũ bị đóng trước khi tài khoản mới được mở, bạn sẽ phải dùng Portal trong một thời gian; vì vậy thứ tự rất quan trọng.
Kế hoạch cho ngày chuyển đổi
| Khi nào | Việc cần làm |
|---|---|
| 30 ngày trước khi chuyển | Kiểm tra thời hạn chấm dứt của hợp đồng cũ, gửi thông báo; chọn nhà tích hợp mới. |
| 1–2 tuần trước | Hợp đồng mới và tài liệu mở tài khoản có mali mühür; kết nối ERP và hóa đơn thử. |
| Ngày trước khi chuyển | Xuất toàn bộ chứng từ từ nhà tích hợp cũ và có xác nhận bàn giao bằng văn bản. |
| Ngày chuyển | Hóa đơn được xuất từ nhà tích hợp mới; kiểm tra nhãn mới trong danh sách người dùng đã đăng ký. |
| Ngày sau khi chuyển | Xác nhận nhà tích hợp cũ đã gửi báo cáo e-Arşiv của ngày cuối; sau đó đóng tài khoản cũ. |
Đổi nhà tích hợp vào cuối năm
Vì phần lớn hợp đồng tính theo năm, việc đổi tập trung vào tháng 12 và tháng 1. Nếu chuyển vào cuối năm, hãy lưu ý ba quy tắc:
- Số chứng từ bắt đầu lại vào năm mới. Số e-Belge gồm mã đơn vị 3 chữ số, năm 4 chữ số và số thứ tự 9 chữ số; khi sang năm mới, số thứ tự bắt đầu từ 1. Chuyển sang nhà tích hợp mới vào ngày 1 tháng 1 giúp bắt đầu dãy số của năm mới một cách gọn gàng.
- Công việc của tháng 12 cũng có thể xuất hóa đơn vào tháng 1. Theo thông báo ngày 31.12.2020 của GİB, hóa đơn cho hàng hóa và dịch vụ giao trong những ngày cuối tháng 12 có thể được lập vào tháng 1, miễn là tuân thủ thời hạn lập 7 ngày; mã năm lấy theo ngày của chứng từ.
- Đừng dồn vào ngày 31 tháng 12. Kết sổ cuối năm, tờ khai và báo cáo e-Arşiv ngày cuối trùng vào cùng những ngày này. Hãy hoàn tất việc thử nghiệm trong nửa đầu tháng 12.
Có bị gián đoạn không?
Nếu được lên kế hoạch đúng thì không. Theo hướng dẫn của GİB, ứng dụng e-Fatura có thể được sử dụng bằng cách nhận dịch vụ từ nhiều nhà tích hợp đặc biệt; mỗi nhà tích hợp được khai báo một nhãn riêng. Nhờ vậy, tài khoản cũ vẫn hoạt động trong lúc tài khoản mới được mở và thử nghiệm. Rủi ro gián đoạn thường đến từ hai chỗ: đóng tài khoản cũ trước tài khoản mới và đưa kết nối ERP vào chạy thật mà chưa thử nghiệm.
Hóa đơn ở nhà tích hợp cũ sẽ ra sao?
Trách nhiệm lưu trữ thuộc về bạn. Theo VUK 509 (Thông tư số 509 theo Luật Thủ tục Thuế), việc nhận dịch vụ lưu trữ từ nhà tích hợp hoặc bên thứ ba không làm mất nghĩa vụ bảo quản và xuất trình của người nộp thuế, và việc lưu trữ phải thực hiện tại Thổ Nhĩ Kỳ. Trước khi chuyển, hãy lấy các tệp XML và hình ảnh của toàn bộ chứng từ đi và đến tại nhà tích hợp cũ, và yêu cầu xác nhận bàn giao bằng văn bản. Khi hợp đồng kết thúc, việc nhà cung cấp cũ đóng quyền truy cập kho lưu trữ là bình thường; lấy dữ liệu trước là bước quan trọng nhất.
Danh sách kiểm tra chuyển đổi
- Đã biết thời hạn chấm dứt của hợp đồng cũ và số kontör còn lại.
- Nhà tích hợp mới có trong danh sách của GİB.
- Tài liệu mở tài khoản đã được xác nhận bằng mali mühür, nhãn mới hiện trong danh sách.
- Kết nối ERP đã được thử bằng hóa đơn thử.
- Đã nhận các tệp XML và hình ảnh của chứng từ cũ.
- Báo cáo e-Arşiv của ngày cuối đã được nhà tích hợp cũ gửi.
- Tài khoản cũ được đóng sau cùng.
Câu hỏi thường gặp
Đổi nhà tích hợp mất bao lâu?
Việc mở tài khoản được thực hiện qua thông báo của nhà tích hợp mới tới GİB. Thời gian chủ yếu phụ thuộc vào kết nối ERP và các bước thử nghiệm; nếu kết nối đã sẵn sàng thì có thể hoàn tất trong vài ngày.
Tôi có thể đổi nhà tích hợp vào giữa tháng không?
Có. GİB không gắn việc thay đổi với một ngày cụ thể. Với e-Arşiv, bạn chỉ cần xác định rõ báo cáo của ngày đó sẽ do nhà tích hợp nào gửi.
Kontör còn lại ở nhà tích hợp cũ có chuyển sang nhà tích hợp mới không?
Không, kontör gắn với từng nhà cung cấp. Việc hoàn lại hay sử dụng kontör còn lại tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng cũ; bạn có thể chọn ngày chuyển dựa theo số kontör còn lại.
Số chứng từ của tôi có thay đổi không?
Số chứng từ gồm mã đơn vị, năm và số thứ tự. Tại nhà tích hợp mới, bạn cùng xác định mã đơn vị và số thứ tự; sang năm mới, số thứ tự bắt đầu từ 1.
Tôi có thể dùng hai nhà tích hợp cùng lúc không?
Có. Hướng dẫn của GİB ghi rằng có thể nhận dịch vụ từ nhiều nhà tích hợp đặc biệt; mỗi nhà tích hợp được khai báo một nhãn riêng. Trong giai đoạn chuyển đổi, điều này giúp bàn giao liên tục.
Tôi có cần gia hạn mali mühür không?
Không. Mali mühür thuộc về bạn; tại nhà tích hợp mới, bạn xác nhận tài liệu mở tài khoản bằng chính con dấu đó.
Nguồn tham khảo
- Hướng dẫn đăng ký ứng dụng e-Fatura của GİB — chuyển đổi giữa các phương thức
- Hướng dẫn tích hợp đặc biệt e-Fatura của GİB v1.14 — mở tài khoản, nhiều nhà tích hợp, nhãn
- Hướng dẫn kỹ thuật e-Arşiv của GİB v1.17 — thời hạn báo cáo hằng ngày
- Thông báo ngày 31.12.2020 của GİB — số chứng từ và mã năm
Bước tiếp theo
Tại ELPO không có phí cố định hằng tháng và phí cài đặt; kontör có hiệu lực hai năm và việc lưu trữ đã nằm trong giá. Toàn bộ các gói có tại trang giá e-Fatura. Về tiêu chí lựa chọn, hãy xem hướng dẫn chọn nhà tích hợp đặc biệt; về phạm vi, hãy xem trang phần mềm e-Fatura. Hãy cho chúng tôi biết số lượng chứng từ và ngày chuyển đổi của bạn, chúng ta sẽ cùng lập kế hoạch: mẫu yêu cầu báo giá.