Nhà tích hợp đặc biệt ở Thổ Nhĩ Kỳ là gì, có bắt buộc?

Nhà tích hợp đặc biệt chính xác là gì?

Tại Thổ Nhĩ Kỳ, nhà tích hợp đặc biệt (özel entegratör) là tổ chức trung gian được Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, Cơ quan Quản lý Thuế Thổ Nhĩ Kỳ) cấp phép, có thẩm quyền thay mặt người nộp thuế lập, ký, gửi lên GİB và lưu trữ các chứng từ điện tử như e-Fatura (hóa đơn điện tử), e-Arşiv (hóa đơn lưu trữ điện tử) và e-İrsaliye (phiếu giao hàng điện tử). Giấy phép được cấp theo các thông tư chung của Vergi Usul Kanunu (VUK, Luật Thủ tục Thuế Thổ Nhĩ Kỳ) và được theo dõi trong danh sách chính thức do GİB công bố. Làm việc với một bên trung gian không có trong danh sách sẽ khiến hiệu lực pháp lý của chứng từ đã lập gặp rủi ro.

Nếu bạn muốn xem toàn bộ các tổ chức được cấp phép: 93 công ty trong danh sách nhà tích hợp đặc biệt của GİB trên một trang, kèm tỉnh và thông tin liên hệ.

Ba phương thức: cổng thông tin, tích hợp, nhà tích hợp đặc biệt

GİB công nhận ba cách cho chứng từ điện tử, và lựa chọn hoàn toàn phụ thuộc vào khối lượng giao dịch của bạn.

• Cổng thông tin GİB — Bạn lập chứng từ thủ công trên màn hình của chính GİB. Cách này miễn phí, nhưng không thực tế, trừ các doanh nghiệp có số chứng từ hằng tháng thấp và không cần tích hợp ERP.
• Tích hợp trực tiếp — Bạn kết nối hệ thống của mình với GİB. Cách này đòi hỏi đội ngũ phát triển riêng, máy chủ hoạt động liên tục và theo dõi quy định; thường được các tổ chức có khối lượng rất lớn lựa chọn.
• Nhà tích hợp đặc biệt — Tổ chức trung gian gánh toàn bộ phần kỹ thuật; bạn chỉ gọi một API từ ERP của mình. Đây là lựa chọn của phần lớn doanh nghiệp vừa và lớn.

Khác biệt giữa nhà tích hợp đặc biệt và nhà tích hợp

Trong ngôn ngữ hằng ngày, khi nói "nhà tích hợp" người ta thường ám chỉ nhà tích hợp đặc biệt. Còn theo cách dùng của GİB, sự phân biệt nằm ở phương thức: trong tích hợp trực tiếp, người nộp thuế tự kết nối hệ thống công nghệ thông tin của mình với GİB và phải xin GİB một giấy phép riêng cho việc này; trong tích hợp đặc biệt, một nhà tích hợp đặc biệt đã được GİB cấp phép làm việc này thay cho người nộp thuế. Nói cách khác, khác biệt là hệ thống của ai gửi chứng từ lên GİB.

Hóa đơn điện tử có bắt buộc dùng nhà tích hợp đặc biệt không?

Không. Người nộp thuế bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử sẽ chọn một trong ba phương thức trên; cổng thông tin GİB miễn phí là một trong số đó. Nhà tích hợp đặc biệt được ưu tiên khi số chứng từ tăng lên hoặc khi bạn muốn xuất hóa đơn trực tiếp từ phần mềm ERP hay kế toán.

"Nhà tích hợp đặc biệt" trong hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử nghĩa là gì?

Chọn tích hợp đặc biệt làm phương thức trong hồ sơ nghĩa là bạn sẽ lập chứng từ không phải qua cổng thông tin GİB mà qua hệ thống của một nhà tích hợp đặc biệt đã được cấp phép. Khi đó, các thủ tục đăng ký cũng được thực hiện qua nhà tích hợp bạn chọn; ở bước này cần có mali mühür (con dấu tài chính, con dấu điện tử dành cho công ty) hoặc chữ ký điện tử.

Giá dịch vụ nhà tích hợp đặc biệt phụ thuộc vào đâu?

Không có một bảng giá chung; giá phụ thuộc vào ba yếu tố: số chứng từ mỗi năm (theo lượt hoặc theo gói), các loại chứng từ sử dụng (chỉ hóa đơn điện tử, hay cả hóa đơn lưu trữ điện tử và phiếu giao hàng điện tử) và kết nối ERP đã có sẵn hay chưa. Khi so sánh báo giá, hãy xem phí triển khai, phí bảo trì hằng năm và phí lưu trữ có được ghi riêng không; hãy so sánh tổng chi phí năm với cùng một số chứng từ.

Hóa đơn điện tử lập qua nhà tích hợp đặc biệt có hủy được không?

Sau khi hóa đơn điện tử đến tay người nhận, phía nhà tích hợp không thể xóa nó. Người nhận có thể phản đối nội dung hóa đơn trong thời hạn tám ngày theo Điều 21 của Türk Ticaret Kanunu (Bộ luật Thương mại Thổ Nhĩ Kỳ). Việc hủy hoặc phản đối được thông báo qua kênh nào (từ chối trong hệ thống đối với hóa đơn thương mại, thông báo hủy/phản đối của GİB trong các trường hợp khác) tùy thuộc vào kịch bản chứng từ; hãy cùng nhà tích hợp của bạn làm rõ giao dịch của mình sẽ đi theo đường nào.

Có thể đổi nhà tích hợp đặc biệt không?

Có. Vấn đề chính khi chuyển đổi không phải là phần mềm mà là việc lưu trữ và truy cập các chứng từ đang nằm ở nhà tích hợp cũ. Để xem toàn bộ các bước, hãy tham khảo hướng dẫn đổi nhà tích hợp hóa đơn điện tử.

Điều đầu tiên cần xác minh trước khi chọn: danh sách của GİB

Một công ty nói mình "được GİB phê duyệt" là chưa đủ; tên của công ty phải có trong danh sách. Danh sách được công bố trên trang chứng từ điện tử của GİB và được cập nhật thường xuyên. Hãy tra tên pháp lý của công ty bạn đang làm việc trong danh sách — tên thương mại và tên pháp lý của công ty có thể khác nhau, vì vậy hãy kiểm tra theo tên pháp lý. ELPO Bilişim là một nhà tích hợp đặc biệt có tên trong danh sách này.

Bảy câu hỏi cần đặt ra trước khi ký hợp đồng

1. Có bao nhiêu loại chứng từ? Hôm nay có thể bạn chỉ dùng e-Fatura; khi nghĩa vụ e-İrsaliye đến, bạn sẽ không muốn tìm thêm nhà tích hợp thứ hai. ELPO e-Belge cung cấp năm loại chứng từ (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) trong một tài khoản.
2. Cập nhật theo quy định có bao gồm trong thuê bao không? Các hướng dẫn kỹ thuật của GİB thay đổi trong năm. Hãy yêu cầu xác nhận bằng văn bản việc cập nhật có tính phí thêm hay không.
3. Có bằng chứng kết nối với ERP của bạn không? Hãy hỏi xem có kết nối sẵn cho phần mềm kế toán hoặc ERP bạn đang dùng không; nếu không, hãy yêu cầu xem tài liệu API.
4. Lỗi được xử lý thế nào? Phản hồi từ chối từ GİB có được trả về dễ hiểu không, việc gửi lại có tự động không, thời hạn của con dấu tài chính có được theo dõi không?
5. Thời hạn lưu trữ và quyền truy cập. Chứng từ phải truy cập được trong suốt thời hạn lưu trữ theo luật; hãy thống nhất ngay từ đầu bạn sẽ nhận dữ liệu của mình ở định dạng nào khi hợp đồng kết thúc.
6. Khi gián đoạn thì sao? Mỗi giờ không xuất được hóa đơn là một giờ việc kinh doanh bị dừng; kênh hỗ trợ và thời gian phản hồi phải được ghi trong hợp đồng.
7. Giá dựa trên cơ sở nào? Theo lượt, cố định hằng tháng, hay thay đổi theo loại chứng từ? Hãy yêu cầu tính tổng chi phí năm theo số chứng từ thực tế của bạn.

Việc chuyển đổi mất bao lâu?

Điều thường kéo dài quá trình không phải là phần mềm mà là việc có được con dấu tài chính và chỉnh sửa dữ liệu khách hàng/sản phẩm trong ERP hiện có. Bắt đầu trước hạn bắt buộc thay vì nộp hồ sơ sát hạn là phần dễ nhất của việc chuyển đổi.

Bước tiếp theo

Về ngưỡng và thời hạn bắt buộc, xem hướng dẫn về nghĩa vụ chuyển sang hóa đơn điện tử; về chi tiết các loại chứng từ, xem trang ELPO e-Belge. Để nhận báo giá theo số chứng từ của bạn, hãy điền mẫu yêu cầu báo giá.