Speciale integrator in Turkije: verplicht? Het verschil

Wat is een speciale integrator precies?

In Turkije is een speciale integrator (özel entegratör) een tussenpartij met een vergunning van de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, de Turkse belastingdienst) die namens belastingplichtigen elektronische documenten zoals de e-Fatura (e-factuur), het e-Arşiv (e-archieffactuur) en de e-İrsaliye (elektronische vrachtbrief) mag aanmaken, ondertekenen, naar de GİB verzenden en bewaren. De vergunning wordt verleend op grond van de algemene communiqués bij de Vergi Usul Kanunu (VUK, de Turkse wet op de fiscale procedure) en wordt bijgehouden in een officiële lijst die de GİB publiceert. Werken met een tussenpartij die niet op de lijst staat, brengt de juridische geldigheid van de uitgegeven documenten in gevaar.

Wilt u alle bevoegde bedrijven zien: de 93 bedrijven op de GİB-lijst van speciale integrators met provincie en contactgegevens op één pagina.

Drie methoden: portaal, integratie, speciale integrator

De GİB kent voor e-documenten drie routes, en de keuze hangt volledig af van uw transactievolume.

• GİB-portaal — U maakt de documenten handmatig op het eigen scherm van de GİB. Het is gratis, maar niet praktisch, behalve voor bedrijven met weinig documenten per maand die geen ERP-koppeling willen.
• Directe integratie — U koppelt uw eigen systeem aan de GİB. Dat vraagt een eigen ontwikkelteam, een server die zonder onderbreking draait en het bijhouden van de regelgeving; meestal kiezen organisaties met zeer grote volumes hiervoor.
• Speciale integrator — De tussenpartij neemt de hele technische last over; u roept vanuit uw ERP één API aan. Dit is de keuze van de meeste middelgrote en grote bedrijven.

Het verschil tussen een speciale integrator en een integrator

In het dagelijks spraakgebruik wordt met „integrator” meestal de speciale integrator bedoeld. In de terminologie van de GİB zit het onderscheid echter in de methode: bij directe integratie koppelt de belastingplichtige zijn eigen IT-systeem aan de GİB en vraagt daarvoor een aparte vergunning aan bij de GİB; bij speciale integratie doet een speciale integrator met GİB-vergunning dit namens de belastingplichtige. Het verschil is dus welk systeem het document naar de GİB verzendt.

Is een speciale integrator verplicht voor de e-factuur?

Nee. Een belastingplichtige die moet overstappen op de e-factuur, kiest een van de drie methoden hierboven; het gratis GİB-portaal is daar een van. Voor een speciale integrator wordt gekozen wanneer het aantal documenten toeneemt of wanneer u facturen rechtstreeks vanuit uw ERP- of boekhoudprogramma wilt uitreiken.

Wat betekent „speciale integrator” in de e-factuuraanvraag?

Kiest u in de aanvraag speciale integratie als methode, dan maakt u uw documenten niet via het GİB-portaal, maar via het systeem van een speciale integrator met vergunning. In dat geval lopen ook de registratiestappen via de gekozen integrator; bij deze stap is een mali mühür (financieel zegel, een elektronisch bedrijfszegel) of een e-handtekening nodig.

Waar hangen de prijzen van een speciale integrator van af?

Er is geen vaste catalogusprijs; de prijs hangt af van drie dingen: het jaarlijkse aantal documenten (tegoed of pakket), de gebruikte documenttypen (alleen e-factuur, of ook e-archief en e-vrachtbrief) en of er al een ERP-koppeling beschikbaar is. Controleer bij het vergelijken van offertes of installatie, jaarlijks onderhoud en bewaarkosten apart vermeld staan; vergelijk het jaartotaal bij hetzelfde aantal documenten.

Kan een via een speciale integrator uitgereikte e-factuur worden geannuleerd?

Zodra de e-factuur de ontvanger heeft bereikt, kan ze bij de integrator niet meer worden verwijderd. De ontvanger kan binnen de termijn van acht dagen uit artikel 21 van de Türk Ticaret Kanunu (het Turkse wetboek van koophandel) bezwaar maken tegen de inhoud van de factuur. Via welk kanaal annulering of bezwaar wordt gemeld (afwijzing in het systeem bij een handelsfactuur, in andere gevallen de annulerings-/bezwaarmelding van de GİB) hangt af van het documentscenario; stem met uw integrator af welke route uw transactie volgt.

Kunt u van speciale integrator wisselen?

Ja. Bij de overstap draait het niet om de software, maar om het bewaren van en de toegang tot de documenten bij de oude integrator. Alle stappen vindt u in de gids voor het wisselen van e-factuurintegrator.

Het eerste wat u vóór de keuze controleert: de GİB-lijst

Het is niet genoeg dat een bedrijf zegt „door de GİB goedgekeurd” te zijn; de naam moet op de lijst staan. De lijst wordt gepubliceerd op de e-documentensite van de GİB en regelmatig bijgewerkt. Zoek in de lijst op de statutaire naam van het bedrijf waarmee u in gesprek bent — de handelsnaam en de statutaire naam kunnen verschillen, controleer dus op statutaire naam. ELPO Bilişim is een speciale integrator die op deze lijst staat.

Zeven vragen vóór u een contract tekent

1. Hoeveel documenttypen zijn er? Vandaag gebruikt u misschien alleen e-Factuur; wanneer de e-İrsaliye-verplichting komt, wilt u geen tweede integrator zoeken. ELPO e-Belge biedt vijf documenttypen (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) in één account.
2. Zijn updates bij wijzigingen in de regelgeving inbegrepen in het abonnement? De technische handleidingen van de GİB veranderen in de loop van het jaar. Vraag schriftelijk of updates extra kosten.
3. Is er bewijs van een koppeling met uw ERP? Vraag of er een kant-en-klare koppeling is voor de boekhoud- of ERP-software die u gebruikt, en zo niet, vraag de API-documentatie te zien.
4. Hoe worden fouten afgehandeld? Komen afwijzingen van de GİB begrijpelijk binnen, gebeurt opnieuw verzenden automatisch, wordt de geldigheidsduur van het financieel zegel bewaakt?
5. Bewaartermijn en toegang. De documenten moeten gedurende de volledige wettelijke bewaartermijn toegankelijk zijn; leg vooraf vast in welke vorm u uw gegevens bij het einde van het contract ontvangt.
6. Wat gebeurt er bij een storing? Elk uur dat u geen factuur kunt uitreiken, legt uw bedrijf stil; het supportkanaal en de reactietijd moeten in het contract staan.
7. Waar is de prijs op gebaseerd? Tegoed, een vast maandbedrag of verschilt het per documenttype? Laat de totale jaarkosten berekenen met uw eigen aantal documenten.

Hoe lang duurt de overstap?

Wat het proces meestal verlengt, is niet de software, maar het verkrijgen van het financieel zegel en het opschonen van de klant- en artikelgegevens in het bestaande ERP. Ruim vóór de verplichtingsdatum beginnen in plaats van vlak ervoor aan te vragen, is het makkelijkste deel van de overstap.

De volgende stap

Voor drempels en data van de verplichting leest u de gids over de verplichte overstap op de e-factuur; voor details over de documenttypen de pagina ELPO e-Belge. Voor een offerte op basis van uw eigen aantal documenten vult u het offerteformulier in.