E-vrachtbrief Turkije (e-İrsaliye): uitleg en opmaak

Wat is de e-Vrachtbrief (e-İrsaliye)?

De e-Vrachtbrief (e-İrsaliye) is de elektronische tegenhanger van de papieren vrachtbrief (sevk irsaliyesi) die in Turkije bij de verzending van goederen wordt opgemaakt. Hij heeft dezelfde juridische status als de papieren vrachtbrief; net als de e-Factuur (e-Fatura) wordt hij via het gesloten systeem van de GİB, de Turkse belastingdienst, aan de ontvanger bezorgd. Het verschil zit in wat het document vastlegt: de e-Vrachtbrief legt het vertrek van de goederen vast, de e-Factuur de financiële kant van de verkoop. Het zijn twee afzonderlijke documenten; het ene vervangt het andere niet.

Wanneer wordt de e-Vrachtbrief opgemaakt?

Voordat de goederen daadwerkelijk worden verzonden. Wanneer het voertuig vertrekt, moet het document al zijn opgemaakt en naar de ontvanger zijn verstuurd. Tijdens het hele transport wordt een afdruk of een elektronische weergave van de e-Vrachtbrief in het voertuig meegenomen en bij controles getoond; het origineel van het document is elektronisch.

Hoe maakt u een e-Vrachtbrief op: zes stappen

1. Open een nieuw document. Document aanmaken > e-Vrachtbrief.
2. Kies het profiel. Voor gewone zendingen wordt het basisprofiel (Temel) gebruikt. Voor groente en fruit die onder het Hal Kayıt Sistemi (HKS, het Turkse registratiesysteem voor de groothandelsmarkt) vallen, kiest u het HKS-profiel; voor ijzer en staal dat onder İDİS valt, het İDİS-profiel.
3. Voer de ontvanger in. U kiest uit de ontvangers die met hun fiscaal nummer zijn geregistreerd; adres en belastingkantoor komen uit de registratie.
4. Vermeld de verzonden goederen. Naam van het goed of de dienst, hoeveelheid en eenheid worden regel voor regel ingevoerd.
5. Vul de vervoersgegevens in. Vervoerder, kenteken, chauffeur en werkelijke verzenddatum. Kenteken en chauffeur moeten overeenkomen met het voertuig en de persoon die de goederen daadwerkelijk vervoeren.
6. Bekijk het voorbeeld en verzend. Nadat het document bij de ontvanger is aangekomen, volgt u de status in de lijst; tot de ontvanger antwoordt, staat er 'Wacht op goedkeuring'.

Wat is het antwoord op de e-Vrachtbrief?

Na ontvangst van de goederen antwoordt de ontvanger op de vrachtbrief: hij aanvaardt alle goederen, aanvaardt een deel en weigert de rest, of weigert alles. Ook het antwoord komt via het systeem binnen en legt vast hoe de zending werkelijk is afgelopen. Bij vrachtbrieven die aan u gericht zijn, geeft, bekijkt en downloadt u hetzelfde antwoord vanuit de lijst met ontvangen vrachtbrieven.

Door de factuur pas op te maken nadat het antwoord binnen is, voorkomt u dat een hoeveelheid die de ontvanger niet heeft aanvaard op de factuur komt.

Voor wie is de e-Vrachtbrief verplicht?

Eerst moet u geregistreerd zijn voor de e-Factuur; de e-Vrachtbrief wordt daarbovenop geactiveerd. Wie verplicht is, bepalen de mededelingen van de GİB; de reikwijdte hangt zowel af van de sector (zoals brandstof, kunstmest, ijzer en staal, groente en fruit) als van de omzet. Controleer uw eigen situatie aan de hand van de aankondigingen op de e-belge-website van de GİB of bij uw financieel adviseur; wij volgen de aankondigingen van de GİB in chronologische volgorde in de e-belge-regelgevingskalender. Ook een bedrijf dat niet verplicht is, kan vrijwillig overstappen.

Via het GİB-portaal of via een integrator?

Net als bij de e-Factuur zijn er drie wegen: het gratis portaal van de GİB, uw eigen systeem aan de GİB koppelen of een speciale integrator. Voor een bedrijf met enkele zendingen per dag volstaat het portaal. Ontstaat het verzendrecord al in de ERP- of magazijnsoftware, dan zet een speciale integrator dezelfde gegevens om in het document zonder ze een tweede keer in te voeren. Lees voor het verschil tussen de methoden het artikel wat is een speciale integrator en voor dezelfde stappen aan de factuurkant de handleiding hoe maakt u een e-Factuur op.

ELPO staat sinds 2015 op de lijst van speciale integrators van de GİB; de e-Vrachtbrief werkt in hetzelfde account als de e-Factuur. e-Vrachtbrief-software