e-İrsaliye Nedir, Nasıl Kesilir? Adım Adım Sevk Rehberi

e-İrsaliye nedir?

e-İrsaliye, malın sevkinde düzenlenen kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır. Kâğıt irsaliye ile aynı hukuki niteliğe sahiptir; e-Fatura gibi GİB'in kapalı sistemi üzerinden alıcıya iletilir. Fark, belgenin neyi kayda geçirdiğindedir: e-İrsaliye malın yola çıkışını, e-Fatura satışın mali tarafını belgeler. İkisi ayrı belgedir, biri diğerinin yerine geçmez.

e-İrsaliye ne zaman kesilir?

Mal fiilen sevk edilmeden önce. Araç yola çıktığında belge düzenlenmiş ve alıcıya gönderilmiş olmalıdır. Sevkiyat boyunca e-İrsaliyenin kâğıt çıktısı ya da elektronik görüntüsü araçta bulundurulur ve denetimde gösterilir; belgenin aslı elektroniktir.

e-İrsaliye nasıl kesilir: altı adım

1. Yeni belgeyi açın. Belge Oluştur > E-İrsaliye.
2. Profili seçin. Olağan sevkiyatta Temel profil kullanılır. Hal Kayıt Sistemi'ne tabi sebze-meyve sevkinde HKS, İDİS kapsamındaki demir-çelik sevkinde İDİS profili seçilir.
3. Alıcıyı girin. Vergi numarasıyla kayıtlı alıcılardan seçilir; adres ve vergi dairesi kayıttan gelir.
4. Sevk edilen malları yazın. Mal ya da hizmet adı, miktar ve birim satır satır girilir.
5. Taşıma bilgisini doldurun. Taşıyıcı firma, araç plakası, şoför ve fiili sevk tarihi. Plaka ve şoför, malı fiilen taşıyan araç ve kişiyle aynı olmalıdır.
6. Önizleyin ve gönderin. Belge alıcıya iletildikten sonra durumu listeden izlenir; alıcı yanıt verene kadar "Onay Bekliyor" görünür.

e-İrsaliye yanıtı nedir?

Alıcı malı teslim aldıktan sonra irsaliyeye yanıt verir: malın tamamını kabul eder, bir kısmını kabul edip kalanını reddeder ya da tümünü reddeder. Yanıt da sistem üzerinden gelir ve sevkiyatın gerçekte nasıl sonuçlandığını kayda geçirir. Size gelen irsaliyelerde aynı yanıt Gelen İrsaliye listesinden verilir, görüntülenir ve indirilir.

Faturayı yanıt geldikten sonra kesmek, alıcının kabul etmediği miktarın faturaya girmesini önler.

e-İrsaliye kimler için zorunlu?

Önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmak gerekir; e-İrsaliye bunun üzerine açılır. Kimin zorunlu olduğu GİB tebliğleriyle belirlenir; kapsam hem sektöre (akaryakıt, gübre, demir-çelik, sebze-meyve gibi) hem de ciroya bağlıdır. Kendi durumunuzu GİB'in e-belge sitesindeki duyurulardan ya da mali müşavirinizden teyit edin; GİB duyurularını tarih sırasıyla e-belge mevzuat takviminde izliyoruz. Zorunlu olmayan işletme de isteğe bağlı geçebilir.

GİB portalından mı, entegratörden mi?

e-Fatura'da olduğu gibi üç yol vardır: GİB'in ücretsiz portalı, kendi sisteminizi GİB'e bağlamak ya da özel entegratör. Günde birkaç sevkiyat yapan işletme için portal yeter. Sevk kaydı zaten ERP'de ya da depo yazılımında oluşuyorsa özel entegratör aynı veriyi ikinci kez yazmadan belgeye çevirir. Yöntemlerin farkı için özel entegratör nedir yazısına, aynı adımların fatura tarafı için e-Fatura nasıl kesilir rehberine bakın.

ELPO 2015'ten beri GİB'in özel entegratör listesinde; e-İrsaliye, e-Fatura ile aynı hesapta çalışır. e-İrsaliye programı