e-Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım Örnek ve e-Arşiv Farkı
e-Fatura beş adımda kesilir: alıcıyı doğrula, senaryo ve fatura tipini seç, satırları gir, önizlemede doğrula, gönder. Alıcı e-Fatura mükellefi değilse e-Arşiv.
e-Fatura kesmek kâğıt faturadan farklı olarak bir yazdırma işi değil, bir gönderim işidir: belge GİB'in standart biçiminde (UBL-TR) oluşturulur, imzalanır ve alıcının e-Fatura posta kutusuna iletilir. Aşağıdaki adımlar hangi programı kullanırsanız kullanın aynıdır; menü adları ELPO e-Belge ekranından verilmiştir.
Önce: e-Fatura mı, e-Arşiv mi kesilecek?
Karar alıcıya göre verilir. Alıcı GİB'e kayıtlı bir e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse (son tüketici ya da e-Fatura'ya geçmemiş firma) e-Arşiv fatura kesilir. Alıcının kayıtlı olup olmadığı GİB'in kayıtlı kullanıcılar listesinden, vergi numarasıyla sorgulanır.
e-Fatura nasıl kesilir: beş adım
- Yeni belgeyi açın. Yeni Belge / Belge Oluştur > E-Fatura.
- Senaryoyu ve fatura tipini seçin. Senaryo faturanın türünü belirler (aşağıdaki tablo). Fatura tipi satışın vergi durumunu söyler: satış, iade, tevkifat, istisna, özel matrah, ihraç kayıtlı, konaklama vergisi. İade seçilirse iade edilen faturanın numarası zorunludur.
- Alıcıyı girin. Vergi numarasını yazarken kayıtlı alıcılardan öneri gelir; seçince adres ve vergi dairesi dolar.
- Satırları ve para birimini girin. Mal/hizmet, miktar, birim fiyat, KDV oranı. Belge TL dışında bir para birimindeyse kur alanı açılır. Tevkifat ya da istisnada kod GİB listesinden satır bazında seçilir.
- Önizleyin ve gönderin. Önizle adımında belge üç ayrı kontrolden geçer: iş kuralları, GİB'in XML şeması (XSD) ve şematron kuralları. Üçü geçmeden gönderim yapılmaz; hata varsa hangi alanda olduğu ekranda yazar. Ardından Kaydet ve Gönder.
Gönderimden sonra belgenin entegratördeki işleme sonucu izlenir. Belge reddedilirse sebebi ekranda görünür; "gönderildi" deyip sessizce düşen belge kalmaz. Yarım kalan bir belge Taslak Olarak Kaydet ile saklanır ve Taslaklar'dan kaldığı yerden açılır.
Hangi senaryoyu seçmeliyim?
| Senaryo | Ne zaman |
|---|---|
| Temel | Standart satış; alıcı kabul/red yanıtı vermez |
| Ticari | Alıcının faturayı kabul ya da red edebilmesi gereken satışlar |
| İhracat | Alıcı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı; teslim şartı, gümrük beyanı, menşei bilgileri satırda |
| Kamu | Alıcı kamu kurumu; IBAN zorunludur |
| HKS | Hal Kayıt Sistemi künyeli satış ve komisyoncu faturası |
| Yatırım Teşvik | Yatırım teşvik belgeli satış; belge no/tarih ve makine kimliği satırda |
| İlaç | İlaç Takip Sistemi bildirimli satış |
| Enerji | Şarj istasyonu satışı; plaka, şarj dönemi ve soket seri numarası |
| Özel fatura | Rejim kodlu bavul ticareti |
e-Arşiv fatura nasıl kesilir?
Adımlar aynıdır; fark iki alandadır. Gönderim türü seçilir (alıcıya elektronik mi, kâğıt çıktı mı verilecek). İnternet üzerinden yapılan satışlarda web adresi, ödeme şekli ve kargo bilgisi ayrıca girilir.
Mal faturadan önce yola çıkıyorsa sevk için ayrıca irsaliye gerekir: e-İrsaliye nasıl kesilir.
GİB portalından mı, entegratörden mi?
GİB'in portalı ücretsizdir ve az sayıda fatura kesen işletme için yeterlidir; faturalar tarayıcıdan tek tek elle kesilir. Özel entegratör ise ERP ya da ön muhasebe programınıza bağlanır; toplu kesim, arşiv, raporlama ve destek sağlar. Fatura sayısı arttıkça portalda geçen zaman entegratör ücretini geçer. Yetkili firmaların tamamı için: GİB özel entegratör listesi.
ELPO 2015'ten beri GİB'in özel entegratör listesinde. Ekranı kendiniz denemek için: e-Fatura programı