e-Fatura Programı ve Özel Entegratör

GİB'in yetkilendirdiği, mükellef adına e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belgeleri GİB sistemine ileten ve saklayan firmadır. Mükellef kendi altyapısını kurmak (GİB Portal ya da doğrudan entegrasyon) yerine özel entegratörün altyapısını kullanır. ELPO, GİB'in yayımladığı özel entegratör listesinde yer alır; listeyi kendi sayfamızda güncel tutuyoruz.

Paketler 100 kontörden 100.000 kontöre kadar 16 basamaktır ve bu sayfadaki tabloda her paketin tutarı ile belge başı maliyeti yazar. Tutarlar satın alma sistemimizin kataloğundan gelir ve KDV dahildir. Paket büyüdükçe belge başı maliyet düşer; kontör iki yıl geçerlidir.

Paket büyüklüğüne göre. Kontör, gönderilen her e-belge için düşer; e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye aynı havuzdan kullanılır. Kaç belge gönderdiğinizi söyleyin, hangi paketin daha ucuza geldiğini hesaplayalım.

GİB'in e-Fatura portalı ücretsizdir ama faturaları elle girmenizi ister ve ERP'ye bağlanmaz. Özel entegratör hizmeti ücretlidir; ELPO'da kontör paketi alırsınız, aylık sabit ücret ve kurulum bedeli yoktur. ERP bağlantısı, e-Arşiv ve diğer belge türleri aynı hesapta gelir.

Hayır. ELPO'da e-Fatura ve e-Arşiv aynı hesapta çalışır. Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcısıysa fatura e-Fatura olarak gider, değilse aynı ekrandan e-Arşiv fatura düzenlenir.

Evet. Ön muhasebe veya ERP programınız kalır; faturalar arka planda ELPO üzerinden GİB'e gider. Ön muhasebe programınız yoksa ELPO'nun web portalından da fatura kesebilirsiniz.

Hayır. e-Fatura kağıt faturanın dijital halidir; aynı hukuki niteliğe sahiptir. Değişen tek şey düzenleme, iletim ve saklama ortamıdır.

e-Fatura satın alınan bir ürün değil, açılan bir yetkidir; iki yolu var. GİB'in kendi portalı üzerinden ücretsiz kullanabilirsiniz — başvuru, mali mühür ve manuel giriş sizde kalır, aylık belge sayısı azsa yeter. İkinci yol özel entegratör: başvuruyu ve GİB tarafındaki teknik işi kurum yapar, siz belgeyi kendi programınızdan kesmeye devam edersiniz ve kontör alırsınız. Sırası şöyle: mali mühür (tüzel kişi) ya da nitelikli elektronik sertifika (şahıs şirketi) temin edilir, e-Belge başvurusu yapılır, yöntem seçilir, entegratörle çalışacaksanız kontör paketi alınır ve muhasebe programınız bağlanır.

Önce mali mühür (tüzel kişi) veya e-imza (gerçek kişi) temin edilir; ardından GİB'e elektronik başvuru yapılır. Başvuru yöntemi olarak özel entegrasyon seçildiğinde hesabınız ELPO altyapısında açılır.

e-Fatura, alıcının da e-Fatura mükellefi olduğu durumda GİB üzerinden karşılıklı iletilir. Alıcı mükellef değilse (son tüketici) e-Arşiv düzenlenir.

Zorunluluk GİB tebliğleriyle belirlenir ve kapsam her yıl genişler; ciro haddi, faaliyet konusu ve e-ticaret gibi ölçütlere bağlıdır. Hadler tebliğle değiştiği için güncel sınırı ebelge.gib.gov.tr üzerinden teyit etmek gerekir. Kapsama girdiğinizde geçiş için tanınan süre de aynı tebliğde yazar.

Karşı taraf da e-Fatura kayıtlı kullanıcısıysa hayır — o mükellefe kâğıt fatura düzenlenemez, belge e-Fatura olarak gönderilmek zorundadır. Kayıtlı olmayan alıcılara ise e-Arşiv fatura düzenlenir. Yani sistem içindeyken kâğıt tümüyle devreden çıkar.

Alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olup olmadığı, VKN ya da TCKN ile GİB'in e-Belge sitesindeki (ebelge.gib.gov.tr) kayıtlı kullanıcılar listesinden sorgulanır. Kayıtlıysa fatura e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. ELPO portalındaki Mükellef Sorgu aracıyla bu kontrolü VKN ya da TCKN girerek yaparsınız.

Temel faturada alıcının sistem üzerinden kabul veya red yanıtı gönderme imkânı yoktur; itiraz ancak harici yollarla yapılır. Ticari faturada ise alıcı belgeyi sistem üzerinden kabul veya reddedebilir. Senaryo, fatura düzenlenirken seçilir.

Ticari fatura senaryosunda alıcı, faturaya sekiz gün içinde kabul veya red yanıtı verir. Bu süre içinde yanıt verilmezse fatura kabul edilmiş sayılır. Temel faturada sistem üzerinden red yanıtı bulunmadığı için itiraz, Türk Ticaret Kanunu'ndaki genel yollarla yapılır.

Mali mühür tüzel kişiler (şirketler) için üretilen elektronik mühürdür; gerçek kişi mükellefler ise nitelikli elektronik imza (e-imza) kullanır. İkisi de belgenin kaynağını ve değiştirilmediğini kanıtlar. e-Belge uygulamalarına başvurmadan önce bunlardan size uygun olanına sahip olmanız gerekir.

Evet, her zaman. GİB değişikliği bir tarihe bağlamaz. Yeni entegratör hesabınızı GİB'e bildirir, siz hesap açma belgesini mali mührünüzle onaylarsınız; eski hesabınızı yeni hesap açıldıktan sonra kapatırsınız.

Eski sözleşmenizin fesih süresine göre en az bir ay önce başlayın ve testleri Aralık'ın ilk yarısında bitirin. 31 Aralık'a yıl sonu kapanışı, beyanname ve e-Arşiv son gün raporu denk gelir.

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu'ndaki saklama ve ibraz yükümlülükleri elektronik belgeler için de geçerlidir; belgeler bu kanunların öngördüğü yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda saklanır ve istendiğinde ibraz edilir. Kâğıt çıktı saklamak yeterli değildir, belgenin elektronik aslı korunmalıdır.