Özel Entegratör Nedir, Nasıl Seçilir? (2026 Rehberi)
Özel entegratör, GİB adına e-belge üretip gönderme yetkisi almış aracı kurumdur. Yetki nasıl doğrulanır, hangi üç yöntem arasında seçim yapılır ve sözleşme öncesi hangi sorular sorulur?
Özel entegratör tam olarak nedir?
Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izin almış, mükellef adına e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye gibi elektronik belgeleri oluşturma, imzalama, GİB'e iletme ve saklama yetkisi olan aracı kurumdur. Yetki Vergi Usul Kanunu genel tebliğleri kapsamında verilir ve GİB tarafından yayımlanan resmî listede takip edilir. Listede olmayan bir aracıyla çalışmak, düzenlenen belgenin hukuki geçerliliğini riske atar.
Üç yöntem: portal, entegrasyon, özel entegratör
GİB e-belge için üç yol tanır ve seçim tamamen işlem hacminize bağlıdır.
- GİB Portal — Belgeleri GİB'in kendi ekranından elle düzenlersiniz. Ücretsizdir, ama aylık belge sayısı düşük olan ve ERP entegrasyonu istemeyen işletmeler dışında pratik değildir.
- Doğrudan entegrasyon — Kendi sisteminizi GİB'e bağlarsınız. Kendi geliştirme ekibi, kesintisiz çalışan sunucu ve mevzuat takibi gerektirir; genellikle çok yüksek hacimli kurumlar tercih eder.
- Özel entegratör — Aracı kurum tüm teknik yükü üstlenir; siz ERP'nizden tek bir API çağırırsınız. Orta ve büyük ölçekli işletmelerin çoğunun tercihi budur.
Seçmeden önce doğrulanacak ilk şey: GİB listesi
Bir firmanın "GİB onaylı" demesi yeterli değil; adı listede geçmelidir. Liste GİB'in e-belge sitesinde yayımlanır ve düzenli güncellenir. Görüşme yaptığınız firmanın unvanını listede aratın — pazarlama adı ile şirket unvanı farklı olabilir, unvan üzerinden kontrol edin. ELPO Bilişim bu listede kayıtlı bir özel entegratördür.
Sözleşme öncesi sorulacak yedi soru
- Kaç belge tipi var? Bugün yalnız e-Fatura kullanıyor olabilirsiniz; e-İrsaliye veya e-Defter zorunluluğu geldiğinde ikinci bir entegratör aramak istemezsiniz. ELPO e-Belge yedi belge tipini (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Defter, e-Bilet, e-SMM, e-MM) tek pakette verir.
- Mevzuat güncellemesi aboneliğe dahil mi? GİB teknik kılavuzları yıl içinde değişir. Güncellemenin ek ücretli olup olmadığını yazılı isteyin.
- ERP'nizle bağlantı kanıtı var mı? Kullandığınız muhasebe veya ERP yazılımı için hazır bağlantı olup olmadığını, yoksa API dokümanını görmek isteyin.
- Hata yönetimi nasıl? GİB'den dönen ret yanıtları anlaşılır biçimde mi geliyor, tekrar gönderim otomatik mi, mali mühür süresi takip ediliyor mu?
- Saklama süresi ve erişim. Belgeler yasal saklama süresi boyunca erişilebilir olmalı; sözleşme bitiminde verinizi hangi biçimde alacağınızı baştan netleştirin.
- Kesinti durumunda ne oluyor? Fatura kesemediğiniz her saat işinizi durdurur; destek kanalı ve müdahale süresi sözleşmede yazılı olmalı.
- Fiyat neye göre? Kontör mü, aylık sabit mi, belge tipine göre mi değişiyor? Yıllık toplam maliyeti kendi belge adedinizle hesaplatın.
Geçiş ne kadar sürer?
Mali mühür başvurusu ve GİB tarafındaki tanımlar hazırsa teknik bağlantı çoğu işletmede birkaç gün içinde tamamlanır. Süreyi uzatan şey genellikle yazılım değil, mali mühür temini ve mevcut ERP'deki cari/ürün verisinin düzenlenmesidir. Zorunluluk tarihine yakın başvurmak yerine öncesinde başlamak, geçişin en kolay kısmıdır.
Sıradaki adım
Zorunluluk hadleri ve tarihler için e-Faturaya geçiş zorunluluğu rehberine, belge tiplerinin ayrıntısı için ELPO e-Belge sayfasına bakabilirsiniz. Kendi belge adedinize göre teklif için teklif formunu doldurun.