Özel Entegratör Nedir, Zorunlu mu? Entegratörden Farkı

Özel entegratör nedir, ne demek?

Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izin almış, mükellef adına e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye gibi elektronik belgeleri oluşturma, imzalama, GİB'e iletme ve saklama yetkisi olan aracı kurumdur. Yetki Vergi Usul Kanunu genel tebliğleri kapsamında verilir ve GİB tarafından yayımlanan resmî listede takip edilir. Listede olmayan bir aracıyla çalışmak, düzenlenen belgenin hukuki geçerliliğini riske atar.

Yetkili kurumların tamamını görmek istiyorsanız: GİB özel entegratör listesindeki 93 firma il ve iletişim bilgisiyle tek sayfada.

Üç yöntem: portal, entegrasyon, özel entegratör

GİB e-belge için üç yol tanır ve seçim tamamen işlem hacminize bağlıdır.

• GİB Portal — Belgeleri GİB'in kendi ekranından elle düzenlersiniz. Ücretsizdir, ama aylık belge sayısı düşük olan ve ERP entegrasyonu istemeyen işletmeler dışında pratik değildir.
• Doğrudan entegrasyon — Kendi sisteminizi GİB'e bağlarsınız. Kendi geliştirme ekibi, kesintisiz çalışan sunucu ve mevzuat takibi gerektirir; genellikle çok yüksek hacimli kurumlar tercih eder.
• Özel entegratör — Aracı kurum tüm teknik yükü üstlenir; siz ERP'nizden tek bir API çağırırsınız. Orta ve büyük ölçekli işletmelerin çoğunun tercihi budur.

Özel entegratör ile entegratör arasındaki fark

Günlük dilde "entegratör" denince çoğu zaman özel entegratör kastedilir. GİB'in dilinde ise ayrım yöntemdedir: doğrudan entegrasyonda mükellef kendi bilgi işlem sistemini GİB'e bağlar ve bunun için GİB'den ayrıca izin alır; özel entegrasyonda ise bu işi, GİB'den izin almış bir özel entegratör mükellef adına yapar. Yani fark, belgeyi GİB'e kimin sisteminin ilettiğidir.

e-Fatura için özel entegratör zorunlu mu?

Hayır. e-Faturaya geçmek zorunda olan mükellef, yukarıdaki üç yöntemden birini seçer; ücretsiz GİB portalı da bunlardan biridir. Özel entegratör, belge sayısı arttığında ya da faturayı ERP veya muhasebe programından doğrudan kesmek istediğinizde tercih edilir.

e-Fatura başvurusunda "özel entegratör" ne demek?

Başvuruda yöntem olarak özel entegrasyonu seçmek, belgelerinizi GİB portalından değil, izinli bir özel entegratörün sistemi üzerinden düzenleyeceğiniz anlamına gelir. Bu durumda kayıt işlemleri de seçtiğiniz entegratör üzerinden yürür; mali mühür veya e-imza bu adımda gerekir.

Özel entegratör fiyatları neye göre değişir?

Tek bir liste fiyatı yoktur; fiyat üç şeye bağlanır: yıllık belge adedi (kontör ya da paket), kullanılan belge tipleri (yalnız e-Fatura mı, e-Arşiv ve e-İrsaliye de mi) ve ERP bağlantısının hazır olup olmadığı. Teklifleri karşılaştırırken kurulum, yıllık bakım ve saklama ücretinin ayrı yazılıp yazılmadığına bakın; aynı belge adediyle yıllık toplamı karşılaştırın.

Özel entegratör üzerinden kesilen e-Fatura iptal edilebilir mi?

e-Fatura alıcıya ulaştıktan sonra entegratör tarafında silinemez. Alıcı, Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesindeki sekiz günlük süre içinde faturanın içeriğine itiraz edebilir. İptal ya da itirazın hangi kanaldan bildirileceği (ticari faturada sistem içi red, diğer durumlarda GİB'in iptal/itiraz bildirimi) belge senaryosuna göre değişir; işleminizin hangi yoldan gideceğini entegratörünüzle birlikte netleştirin.

Özel entegratör değiştirilebilir mi?

Değiştirilebilir. Geçişte asıl konu yazılım değil, eski entegratördeki belgelerin saklanması ve erişimidir. Adımların tamamı için e-Fatura entegratör değişikliği rehberine bakın.

Seçmeden önce doğrulanacak ilk şey: GİB listesi

Bir firmanın "GİB onaylı" demesi yeterli değil; adı listede geçmelidir. Liste GİB'in e-belge sitesinde yayımlanır ve düzenli güncellenir. Görüşme yaptığınız firmanın unvanını listede aratın — pazarlama adı ile şirket unvanı farklı olabilir, unvan üzerinden kontrol edin. ELPO Bilişim bu listede kayıtlı bir özel entegratördür.

e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer belgeler için özel entegratör sorgulama

GİB tek bir liste yayımlamaz; her belge türünün özel entegratör listesi ayrıdır. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil Makbuzu, e-Bilet, e-Dekont, e-Adisyon, e-Döviz alım-satım belgesi, e-Gider Pusulası ve e-Sigorta belgeleri için ayrı listeler vardır. e-Fatura için ayrıca saklama hizmeti izni alan kurumların listesi yayımlanır. Bir firmanın e-Fatura listesinde olması, sizin kullanacağınız diğer belgede de izinli olduğunu göstermez. Kullanacağınız her belge türü için firmanın unvanını o belgenin listesinde arayın. Listelerin tamamı ebelge.gib.gov.tr adresinde, belge başlıklarının altındadır. e-Fatura listesinin aranabilir kopyası: GİB özel entegratör listesi.

Aynı işletme farklı belgeler için farklı entegratör kullanabilir mi?

Her belge türünün izni ve listesi ayrı olduğu için bu soru teknik olarak değil, işletme açısından önemlidir. Belgeler farklı entegratörlerde durursa her biri için ayrı sözleşme, ayrı kullanıcı, ayrı arşiv ve ayrı ERP bağlantısı yönetirsiniz. Değişiklik ya da denetim sırasında belgeyi iki ayrı yerde aramak gerekir. Bu yüzden kullanacağınız belge türlerinin hepsinde izinli tek bir entegratör seçmek yönetimi sadeleştirir. Entegratörü değiştirmek ise mümkündür: adımlar için entegratör değişikliği yazısına bakın.

Özel entegratörler nasıl denetlenir?

İzin bir kez verilip bırakılmaz. GİB, özel entegratörlerin bilgi sistemlerinin nasıl denetleneceğini "e-Belge Özel Entegratörleri Bilgi Sistemleri Denetimi Kılavuzu" ile belirler; kılavuz GİB'in sitesinde yayımlanır. Entegratör seçerken firmadan bu denetime ilişkin raporunu ya da belgesini istemek, listede olmanın ötesinde bir güvence sağlar.

Sözleşme öncesi sorulacak yedi soru

1. Kaç belge tipi var? Bugün yalnız e-Fatura kullanıyor olabilirsiniz; e-İrsaliye zorunluluğu geldiğinde ikinci bir entegratör aramak istemezsiniz. ELPO e-Belge beş belge tipini (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) tek hesapta verir.
2. Mevzuat güncellemesi aboneliğe dahil mi? GİB teknik kılavuzları yıl içinde değişir. Güncellemenin ek ücretli olup olmadığını yazılı isteyin.
3. ERP'nizle bağlantı kanıtı var mı? Kullandığınız muhasebe veya ERP yazılımı için hazır bağlantı olup olmadığını, yoksa API dokümanını görmek isteyin.
4. Hata yönetimi nasıl? GİB'den dönen ret yanıtları anlaşılır biçimde mi geliyor, tekrar gönderim otomatik mi, mali mühür süresi takip ediliyor mu?
5. Saklama süresi ve erişim. Belgeler yasal saklama süresi boyunca erişilebilir olmalı; sözleşme bitiminde verinizi hangi biçimde alacağınızı baştan netleştirin.
6. Kesinti durumunda ne oluyor? Fatura kesemediğiniz her saat işinizi durdurur; destek kanalı ve müdahale süresi sözleşmede yazılı olmalı.
7. Fiyat neye göre? Kontör mü, aylık sabit mi, belge tipine göre mi değişiyor? Yıllık toplam maliyeti kendi belge adedinizle hesaplatın.

Geçiş ne kadar sürer?

Geçişin süresini çoğu zaman yazılım değil, mali mühür temini ve mevcut ERP'deki cari/ürün verisinin düzenlenmesi belirler. Zorunluluk tarihine yakın başvurmak yerine öncesinde başlamak, geçişin en kolay kısmıdır.

Sıradaki adım

Zorunluluk hadleri ve tarihler için e-Faturaya geçiş zorunluluğu rehberine, belge tiplerinin ayrıntısı için ELPO e-Belge sayfasına bakabilirsiniz. Kendi belge adedinize göre teklif için teklif formunu doldurun.