Posebni integrator e-računa u Turskoj: je li obvezan?
Posebni integrator uz dozvolu GİB-a izdaje e-dokumente u ime poreznog obveznika. Je li obvezan, po čemu se razlikuje, o čemu ovisi cijena, kako ga provjeriti?
Što je točno posebni integrator?
U Turskoj je posebni integrator (özel entegratör) posrednička institucija koja je dobila dozvolu od Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, turska porezna uprava) i ovlaštena je u ime poreznog obveznika izrađivati, potpisivati, dostavljati GİB-u i čuvati elektroničke dokumente kao što su e-Fatura (e-račun), e-Arşiv (e-arhivski račun) i e-İrsaliye (e-otpremnica). Dozvola se izdaje u okviru općih priopćenja uz Vergi Usul Kanunu (VUK, turski Zakon o poreznom postupku) i vodi se na službenom popisu koji objavljuje GİB. Rad s posrednikom koji nije na popisu dovodi u pitanje pravnu valjanost izdanih dokumenata.
Ako želite vidjeti sve ovlaštene institucije: 93 tvrtki s GİB-ova popisa posebnih integratora na jednoj stranici, s pokrajinom i kontaktnim podacima.
Tri načina: portal, integracija, posebni integrator
GİB priznaje tri puta za e-dokumente, a izbor u potpunosti ovisi o vašem obujmu transakcija.
- GİB portal — Dokumente izdajete ručno na GİB-ovu vlastitom zaslonu. Besplatan je, ali praktičan je samo za tvrtke s malim mjesečnim brojem dokumenata koje ne žele integraciju s ERP-om.
- Izravna integracija — Vlastiti sustav povezujete s GİB-om. Zahtijeva vlastiti razvojni tim, poslužitelj koji radi bez prekida i praćenje propisa; obično je biraju organizacije s vrlo velikim obujmom.
- Posebni integrator — Posrednik preuzima cijelo tehničko opterećenje; vi iz svog ERP-a pozivate jedan API. To je izbor većine srednjih i velikih tvrtki.
Razlika između posebnog integratora i integratora
U svakodnevnom govoru pod „integratorom” se najčešće misli na posebnog integratora. U GİB-ovoj terminologiji razlika je, međutim, u načinu: kod izravne integracije porezni obveznik vlastiti informatički sustav povezuje s GİB-om i za to dobiva posebnu dozvolu od GİB-a; kod posebne integracije taj posao u ime obveznika obavlja posebni integrator koji ima dozvolu GİB-a. Razlika je, dakle, u tome čiji sustav dostavlja dokument GİB-u.
Je li posebni integrator obvezan za e-račun?
Nije. Porezni obveznik koji mora prijeći na e-račun bira jedan od tri navedena načina; besplatni GİB portal jedan je od njih. Posebni integrator bira se kada broj dokumenata raste ili kada račun želite izdavati izravno iz ERP-a ili računovodstvenog programa.
Što znači „posebni integrator” u zahtjevu za e-račun?
Odabrati u zahtjevu posebnu integraciju kao način znači da dokumente nećete izdavati preko GİB portala, nego preko sustava ovlaštenog posebnog integratora. U tom se slučaju i postupak registracije odvija preko odabranog integratora; u tom koraku potreban je financijski pečat (mali mühür, elektronički pečat tvrtki) ili e-potpis.
O čemu ovise cijene posebnih integratora?
Jedinstvena cjenovna lista ne postoji; cijena ovisi o tri stvari: godišnjem broju dokumenata (krediti ili paket), vrstama dokumenata koje koristite (samo e-račun ili i e-arhiva i e-otpremnica) te o tome postoji li već gotova veza s ERP-om. Pri usporedbi ponuda provjerite jesu li instalacija, godišnje održavanje i naknada za pohranu navedeni zasebno; usporedite godišnji ukupni iznos za isti broj dokumenata.
Može li se e-račun izdan preko posebnog integratora poništiti?
Nakon što e-račun stigne primatelju, na strani integratora više se ne može izbrisati. Primatelj može uložiti prigovor na sadržaj računa u roku od osam dana iz članka 21 Türk Ticaret Kanunu (turski Trgovački zakonik). Kojim se kanalom prijavljuje poništenje ili prigovor (kod komercijalnog računa odbijanje unutar sustava, u ostalim slučajevima GİB-ova prijava poništenja/prigovora) ovisi o scenariju dokumenta; sa svojim integratorom razjasnite kojim će putem ići vaša transakcija.
Može li se posebni integrator promijeniti?
Može. Pri prelasku glavno pitanje nije softver, nego čuvanje dokumenata kod starog integratora i pristup njima. Sve korake potražite u vodiču za promjenu integratora e-računa.
Prvo što treba provjeriti prije odabira: GİB-ov popis
Nije dovoljno da tvrtka kaže da je „odobrena od GİB-a”; njezin naziv mora biti na popisu. Popis se objavljuje na GİB-ovoj stranici za e-dokumente i redovito ažurira. Na popisu potražite tvrtku društva s kojim razgovarate — marketinški naziv i službena tvrtka mogu se razlikovati, provjeravajte prema službenoj tvrtki. ELPO Bilişim je posebni integrator upisan na taj popis.
Sedam pitanja prije potpisivanja ugovora
- Koliko vrsta dokumenata nudi? Danas možda koristite samo e-Račun; kada stigne obveza e-İrsaliye, nećete htjeti tražiti drugog integratora. ELPO e-Belge nudi pet vrsta dokumenata (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) na jednom računu.
- Jesu li ažuriranja prema propisima uključena u pretplatu? GİB-ovi tehnički vodiči mijenjaju se tijekom godine. Zatražite pisano jesu li ažuriranja dodatno naplativa.
- Postoji li dokaz o vezi s vašim ERP-om? Pitajte postoji li gotova veza za računovodstveni program ili ERP koji koristite, a ako ne postoji, zatražite API dokumentaciju.
- Kako se upravlja pogreškama? Stižu li odbijenice od GİB-a u razumljivom obliku, je li ponovno slanje automatsko, prati li se rok valjanosti financijskog pečata?
- Rok čuvanja i pristup. Dokumenti moraju biti dostupni tijekom cijelog zakonskog roka čuvanja; od početka razjasnite u kojem ćete obliku dobiti svoje podatke po isteku ugovora.
- Što se događa u slučaju prekida rada? Svaki sat u kojem ne možete izdavati račune zaustavlja vaše poslovanje; kanal podrške i vrijeme odziva trebaju biti zapisani u ugovoru.
- Na temelju čega se određuje cijena? Krediti, fiksna mjesečna naknada ili ovisi o vrsti dokumenta? Neka vam izračunaju ukupni godišnji trošak s vašim brojem dokumenata.
Koliko traje prelazak?
Postupak obično ne produljuje softver, nego pribavljanje financijskog pečata i uređivanje podataka o partnerima i proizvodima u postojećem ERP-u. Započeti unaprijed, umjesto podnošenja zahtjeva neposredno pred datum obveze, najlakši je dio prelaska.
Sljedeći korak
Za pragove i datume obveze pogledajte vodič o obveznom prelasku na e-račun, a za pojedinosti o vrstama dokumenata stranicu ELPO e-Belge. Za ponudu prema vlastitom broju dokumenata ispunite obrazac za ponudu.