Integrator special e-Factura în Turcia: e obligatoriu?

Ce este, de fapt, un integrator special?

În Turcia, integratorul special (özel entegratör) este instituția intermediară care a primit permisiunea Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, Administrația Veniturilor din Turcia) și are dreptul de a crea, semna, transmite către GİB și păstra în numele contribuabilului documente electronice precum e-Fatura (factura electronică), e-Arşiv (factura e-Arhivă) și e-İrsaliye (avizul de însoțire electronic). Permisiunea se acordă în cadrul comunicatelor generale ale Vergi Usul Kanunu (VUK, Codul de procedură fiscală din Turcia) și este urmărită pe lista oficială publicată de GİB. A lucra cu un intermediar care nu figurează pe listă pune în pericol valabilitatea juridică a documentelor emise.

Dacă doriți să vedeți toate instituțiile autorizate: cele 93 firme de pe lista integratorilor speciali GİB pe o singură pagină, cu provincia și datele de contact.

Trei metode: portal, integrare, integrator special

GİB recunoaște trei căi pentru e-documente, iar alegerea depinde în întregime de volumul dumneavoastră de tranzacții.

• Portalul GİB — Emiteți documentele manual, pe ecranul propriu al GİB. Este gratuit, dar nu este practic decât pentru firmele cu un număr lunar mic de documente care nu doresc integrare cu ERP-ul.
• Integrarea directă — Vă conectați propriul sistem la GİB. Necesită o echipă proprie de dezvoltare, un server care funcționează fără întrerupere și urmărirea legislației; de regulă o preferă instituțiile cu volum foarte mare.
• Integratorul special — Instituția intermediară preia toată sarcina tehnică; dumneavoastră apelați un singur API din ERP. Aceasta este alegerea majorității firmelor mijlocii și mari.

Diferența dintre integratorul special și integrator

În limbajul de zi cu zi, prin „integrator” se înțelege de cele mai multe ori integratorul special. În limbajul GİB, însă, distincția ține de metodă: în integrarea directă contribuabilul își conectează propriul sistem informatic la GİB și obține pentru aceasta o permisiune separată de la GİB; în integrarea specială această muncă o face, în numele contribuabilului, un integrator special care are permisiunea GİB. Așadar, diferența constă în sistemul cui transmite documentul către GİB.

Este obligatoriu un integrator special pentru e-Factura?

Nu. Contribuabilul obligat să treacă la e-Factura alege una dintre cele trei metode de mai sus; portalul gratuit GİB este una dintre ele. Integratorul special este preferat atunci când numărul documentelor crește sau când doriți să emiteți factura direct din ERP sau din programul de contabilitate.

Ce înseamnă „integrator special” în cererea pentru e-Factura?

A alege integrarea specială ca metodă în cerere înseamnă că veți emite documentele nu prin portalul GİB, ci prin sistemul unui integrator special autorizat. În acest caz și formalitățile de înregistrare se derulează prin integratorul ales; la acest pas este necesar sigiliul fiscal (mali mühür, sigiliul electronic al companiilor) sau semnătura electronică.

De ce depind prețurile integratorilor speciali?

Nu există un preț de listă unic; prețul depinde de trei lucruri: numărul anual de documente (credite sau pachet), tipurile de documente folosite (doar e-Factura sau și e-Arhivă și e-Aviz) și dacă legătura cu ERP-ul este deja disponibilă. Când comparați ofertele, verificați dacă instalarea, întreținerea anuală și taxa de arhivare sunt trecute separat; comparați totalul anual pentru același număr de documente.

Poate fi anulată o e-Factură emisă prin integratorul special?

După ce e-Factura ajunge la destinatar, ea nu mai poate fi ștearsă de integrator. Destinatarul poate contesta conținutul facturii în termenul de opt zile prevăzut la articolul 21 din Türk Ticaret Kanunu (Codul comercial turc). Canalul prin care se notifică anularea sau contestația (refuz în sistem pentru factura comercială, în celelalte cazuri notificarea de anulare/contestație a GİB) diferă în funcție de scenariul documentului; stabiliți împreună cu integratorul pe ce cale va merge operațiunea dumneavoastră.

Se poate schimba integratorul special?

Da. La trecere, problema principală nu este software-ul, ci păstrarea documentelor aflate la vechiul integrator și accesul la ele. Pentru toți pașii, consultați ghidul pentru schimbarea integratorului e-Factura.

Primul lucru de verificat înainte de alegere: lista GİB

Nu este suficient ca o firmă să spună că este „aprobată de GİB”; denumirea ei trebuie să figureze pe listă. Lista este publicată pe site-ul de e-documente al GİB și actualizată periodic. Căutați pe listă denumirea firmei cu care discutați — numele comercial și denumirea juridică pot diferi, verificați după denumirea juridică. ELPO Bilişim este un integrator special înregistrat pe această listă.

Șapte întrebări de pus înainte de contract

1. Câte tipuri de documente există? Astăzi poate folosiți doar e-Factura; când apare obligația e-İrsaliye, nu veți dori să căutați un al doilea integrator. ELPO e-Belge oferă cinci tipuri de documente (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) într-un singur cont.
2. Actualizările legislative sunt incluse în abonament? Ghidurile tehnice ale GİB se schimbă în cursul anului. Cereți în scris dacă actualizările se plătesc separat.
3. Există dovada legăturii cu ERP-ul dumneavoastră? Întrebați dacă există o conexiune gata făcută pentru programul de contabilitate sau ERP-ul pe care îl folosiți, iar dacă nu, cereți să vedeți documentația API.
4. Cum sunt gestionate erorile? Răspunsurile de refuz venite de la GİB sunt redate pe înțeles, retrimiterea este automată, este urmărită valabilitatea sigiliului fiscal?
5. Perioada de păstrare și accesul. Documentele trebuie să rămână accesibile pe toată perioada legală de păstrare; stabiliți de la început în ce format vă veți primi datele la încetarea contractului.
6. Ce se întâmplă la o întrerupere? Fiecare oră în care nu puteți emite facturi vă oprește activitatea; canalul de suport și timpul de intervenție trebuie să fie scrise în contract.
7. După ce se stabilește prețul? Credite, abonament lunar fix sau variază după tipul documentului? Cereți calculul costului total anual cu propriul număr de documente.

Cât durează trecerea?

Ceea ce prelungește de obicei procesul nu este software-ul, ci obținerea sigiliului fiscal și curățarea datelor despre parteneri și produse din ERP-ul existent. A începe din timp, în loc să aplicați aproape de data obligației, este partea cea mai ușoară a trecerii.

Pasul următor

Pentru pragurile și datele obligației, consultați ghidul despre trecerea obligatorie la e-Factura, iar pentru detaliile tipurilor de documente, pagina ELPO e-Belge. Pentru o ofertă pe baza propriului număr de documente, completați formularul de ofertă.