Vad är en särskild integratör i Turkiet? Är den ett krav?

Vad är egentligen en särskild integratör?

I Turkiet är en särskild integratör (özel entegratör) ett mellanled som har tillstånd från Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, Turkiets skatteförvaltning) och får skapa, signera, överföra till GİB och lagra elektroniska dokument som e-Fatura (e-faktura), e-Arşiv (e-arkivfaktura) och e-İrsaliye (e-följesedel) för skattskyldigas räkning. Tillståndet ges enligt de allmänna kungörelserna till Vergi Usul Kanunu (VUK, Turkiets skatteförfarandelag) och följs upp i en officiell lista som GİB publicerar. Att arbeta med ett mellanled som inte står på listan sätter de utfärdade dokumentens rättsliga giltighet på spel.

Vill ni se alla behöriga företag: de 93 företagen på GİB:s lista över särskilda integratörer på en sida, med provins och kontaktuppgifter.

Tre metoder: portal, integration, särskild integratör

GİB godtar tre vägar för e-dokument, och valet beror helt på er transaktionsvolym.

• GİB-portalen — Ni utfärdar dokumenten manuellt i GİB:s egen vy. Den är gratis, men är inte praktisk utom för företag med få dokument per månad som inte vill ha ERP-integration.
• Direkt integration — Ni ansluter ert eget system till GİB. Det kräver ett eget utvecklingsteam, en server som körs utan avbrott och bevakning av regelverket; det väljs oftast av organisationer med mycket hög volym.
• Särskild integratör — Mellanledet tar hela den tekniska bördan; ni anropar ett enda API från ert ERP. Det är vad de flesta medelstora och stora företag väljer.

Skillnaden mellan särskild integratör och integratör

I vardagligt tal menas oftast en särskild integratör när man säger ”integratör”. I GİB:s terminologi ligger skillnaden däremot i metoden: vid direkt integration ansluter den skattskyldige sitt eget IT-system till GİB och får för detta ett separat tillstånd från GİB; vid särskild integration gör en särskild integratör med tillstånd från GİB detta åt den skattskyldige. Skillnaden är alltså vems system som överför dokumentet till GİB.

Är en särskild integratör obligatorisk för e-faktura?

Nej. En skattskyldig som måste gå över till e-faktura väljer en av de tre metoderna ovan; den kostnadsfria GİB-portalen är en av dem. En särskild integratör väljs när antalet dokument växer eller när ni vill utfärda fakturor direkt från ert ERP eller bokföringsprogram.

Vad betyder ”särskild integratör” i ansökan om e-faktura?

Att välja särskild integration som metod i ansökan innebär att ni utfärdar era dokument inte via GİB-portalen utan via systemet hos en särskild integratör med tillstånd. Då sköts även registreringen via den integratör ni valt; i det här steget behövs en mali mühür (finansiell försegling, ett elektroniskt sigill för företag) eller en e-signatur.

Vad styr priset hos en särskild integratör?

Det finns inget enhetligt listpris; priset beror på tre saker: antal dokument per år (krediter eller paket), vilka dokumenttyper som används (bara e-faktura, eller även e-arkiv och e-följesedel) och om en ERP-koppling redan finns färdig. När ni jämför offerter, se efter om installation, årligt underhåll och lagringsavgift anges separat; jämför årstotalen för samma antal dokument.

Kan en e-faktura som utfärdats via en särskild integratör makuleras?

När e-fakturan har nått mottagaren kan den inte raderas hos integratören. Mottagaren kan invända mot fakturans innehåll inom den åttadagarsfrist som anges i artikel 21 i Türk Ticaret Kanunu (Turkiets handelslag). Genom vilken kanal makulering eller invändning anmäls (avvisning i systemet för kommersiell faktura, i övriga fall GİB:s anmälan om makulering/invändning) beror på dokumentscenariot; klargör tillsammans med er integratör vilken väg ert ärende tar.

Kan man byta särskild integratör?

Ja. Den stora frågan vid bytet är inte programvaran utan lagring av och åtkomst till dokumenten hos den tidigare integratören. Alla steg finns i guiden om byte av e-fakturaintegratör.

Det första att kontrollera före valet: GİB:s lista

Att ett företag säger att det är ”godkänt av GİB” räcker inte; dess namn måste stå på listan. Listan publiceras på GİB:s webbplats för e-dokument och uppdateras regelbundet. Sök efter firmanamnet för det företag ni talar med — marknadsföringsnamnet och det registrerade firmanamnet kan skilja sig åt, så kontrollera firmanamnet. ELPO Bilişim är en särskild integratör som är registrerad på listan.

Sju frågor att ställa innan ni skriver avtal

1. Hur många dokumenttyper finns? I dag använder du kanske bara e-Fatura; när en skyldighet för e-İrsaliye kommer vill du inte leta efter en andra integratör. ELPO e-Belge ger fem dokumenttyper (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) i ett och samma konto.
2. Ingår uppdateringar för regelverket i abonnemanget? GİB:s tekniska vägledningar ändras under året. Be skriftligt om besked om uppdateringar kostar extra.
3. Finns bevis på koppling till ert ERP? Fråga om det finns en färdig koppling för det bokförings- eller ERP-program ni använder, och be annars att få se API-dokumentationen.
4. Hur hanteras fel? Kommer avvisningssvar från GİB i begriplig form, sker ny sändning automatiskt, bevakas giltighetstiden för den finansiella förseglingen?
5. Lagringstid och åtkomst. Dokumenten måste vara tillgängliga under hela den lagstadgade lagringstiden; klargör från början i vilket format ni får era data när avtalet upphör.
6. Vad händer vid avbrott? Varje timme ni inte kan fakturera stoppar er verksamhet; supportkanal och responstid ska stå i avtalet.
7. Vad baseras priset på? Krediter, en fast månadsavgift, eller varierar det per dokumenttyp? Låt räkna ut den totala årskostnaden med ert eget antal dokument.

Hur lång tid tar bytet?

Det som oftast förlänger processen är inte programvaran utan att skaffa den finansiella förseglingen och att rensa kund- och produktdata i det befintliga ERP-systemet. Att börja i god tid i stället för att ansöka nära kravdatumet är den enklaste delen av bytet.

Nästa steg

För gränsvärden och datum för kravet, se guiden om obligatorisk övergång till e-faktura; för detaljer om dokumenttyperna, se sidan ELPO e-Belge. För en offert utifrån ert eget antal dokument, fyll i offertformuläret.