Hva er en særskilt integrator i Tyrkia? Er det et krav?

Hva er egentlig en særskilt integrator?

I Tyrkia er en særskilt integrator (özel entegratör) et mellomledd som har tillatelse fra Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, den tyrkiske skatteforvaltningen) og kan opprette, signere, sende til GİB og lagre elektroniske dokumenter som e-Fatura (e-faktura), e-Arşiv (e-arkivfaktura) og e-İrsaliye (e-følgeseddel) på vegne av skattytere. Tillatelsen gis etter de generelle kunngjøringene til Vergi Usul Kanunu (VUK, den tyrkiske skatteprosedyreloven) og følges opp i en offisiell liste som GİB publiserer. Å arbeide med et mellomledd som ikke står på listen, setter den rettslige gyldigheten til de utstedte dokumentene i fare.

Vil dere se alle autoriserte selskaper: de 93 selskapene på GİBs liste over særskilte integratorer samlet på én side med provins og kontaktinformasjon.

Tre metoder: portal, integrasjon, særskilt integrator

GİB godtar tre veier for e-dokumenter, og valget avhenger helt av transaksjonsvolumet deres.

• GİB-portalen — Dere utsteder dokumentene manuelt i GİBs eget skjermbilde. Den er gratis, men er ikke praktisk, unntatt for virksomheter med få dokumenter per måned som ikke ønsker ERP-integrasjon.
• Direkte integrasjon — Dere kobler eget system til GİB. Det krever et eget utviklingsteam, en server som går uten avbrudd og oppfølging av regelverket; det velges oftest av organisasjoner med svært høyt volum.
• Særskilt integrator — Mellomleddet tar hele den tekniske belastningen; dere kaller ett enkelt API fra ERP-systemet. Dette er valget for de fleste mellomstore og store virksomheter.

Forskjellen mellom særskilt integrator og integrator

I dagligtale menes det oftest en særskilt integrator når man sier «integrator». I GİBs terminologi ligger skillet derimot i metoden: ved direkte integrasjon kobler skattyteren sitt eget IT-system til GİB og får en egen tillatelse fra GİB for dette; ved særskilt integrasjon gjør en særskilt integrator med tillatelse fra GİB dette arbeidet på vegne av skattyteren. Forskjellen er altså hvem sitt system som sender dokumentet til GİB.

Er særskilt integrator et krav for e-faktura?

Nei. En skattyter som må over på e-faktura, velger én av de tre metodene ovenfor; den gratis GİB-portalen er én av dem. En særskilt integrator velges når antallet dokumenter øker, eller når dere vil utstede fakturaen direkte fra ERP- eller regnskapsprogrammet.

Hva betyr «særskilt integrator» i søknaden om e-faktura?

Å velge særskilt integrasjon som metode i søknaden betyr at dere utsteder dokumentene ikke via GİB-portalen, men via systemet til en særskilt integrator med tillatelse. Da går også registreringen via integratoren dere velger; i dette trinnet trengs et mali mühür (finansielt segl, et elektronisk segl for selskaper) eller en e-signatur.

Hva avhenger prisen hos en særskilt integrator av?

Det finnes ingen felles listepris; prisen avhenger av tre ting: antall dokumenter per år (klipp eller pakke), dokumenttypene som brukes (bare e-faktura, eller også e-arkiv og e-følgeseddel) og om en ERP-kobling allerede er klar. Når dere sammenligner tilbud, sjekk om oppsett, årlig vedlikehold og lagringsgebyr er oppført separat; sammenlign årstotalen for samme antall dokumenter.

Kan en e-faktura utstedt via en særskilt integrator kanselleres?

Når e-fakturaen har nådd mottakeren, kan den ikke slettes hos integratoren. Mottakeren kan protestere mot fakturaens innhold innen fristen på åtte dager i artikkel 21 i Türk Ticaret Kanunu (den tyrkiske handelsloven). Hvilken kanal kansellering eller protest meldes gjennom (avvisning i systemet for handelsfaktura, ellers GİBs melding om kansellering/protest) avhenger av dokumentscenariet; avklar med integratoren deres hvilken vei saken skal gå.

Kan man bytte særskilt integrator?

Ja. Hovedsaken ved byttet er ikke programvaren, men lagring av og tilgang til dokumentene hos den tidligere integratoren. Alle trinnene finner dere i veiledningen om bytte av e-fakturaintegrator.

Det første som må sjekkes før valget: GİBs liste

Det holder ikke at et selskap sier det er «godkjent av GİB»; navnet må stå på listen. Listen publiseres på GİBs nettsted for e-dokumenter og oppdateres jevnlig. Søk etter det registrerte foretaksnavnet til selskapet dere snakker med — markedsføringsnavnet og foretaksnavnet kan være forskjellige, så sjekk foretaksnavnet. ELPO Bilişim er en særskilt integrator registrert på denne listen.

Sju spørsmål å stille før dere signerer

1. Hvor mange dokumenttyper finnes? I dag bruker du kanskje bare e-Fatura; når en plikt til e-İrsaliye kommer, vil du ikke lete etter en ny integrator. ELPO e-Belge gir fem dokumenttyper (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) på én konto.
2. Er oppdateringer av regelverket inkludert i abonnementet? GİBs tekniske veiledninger endres i løpet av året. Be skriftlig om svar på om oppdateringer koster ekstra.
3. Finnes det bevis på kobling til ERP-systemet deres? Spør om det finnes en ferdig kobling for regnskaps- eller ERP-programmet dere bruker, og be ellers om å se API-dokumentasjonen.
4. Hvordan håndteres feil? Kommer avvisningssvar fra GİB i forståelig form, skjer ny sending automatisk, følges gyldighetstiden for det finansielle seglet opp?
5. Lagringstid og tilgang. Dokumentene må være tilgjengelige i hele den lovpålagte lagringstiden; avklar fra starten i hvilket format dere får dataene når avtalen opphører.
6. Hva skjer ved driftsavbrudd? Hver time dere ikke kan fakturere, stopper virksomheten; supportkanal og responstid skal stå i avtalen.
7. Hva er prisen basert på? Klipp, fast månedsbeløp, eller varierer den etter dokumenttype? Få beregnet den totale årskostnaden med deres eget antall dokumenter.

Hvor lang tid tar byttet?

Det som oftest forlenger prosessen, er ikke programvaren, men å skaffe det finansielle seglet og rydde i kunde- og produktdata i det eksisterende ERP-systemet. Å starte i god tid i stedet for å søke tett opp mot fristen er den enkleste delen av byttet.

Neste steg

For terskler og datoer for plikten, se veiledningen om plikten til å gå over til e-faktura; for detaljer om dokumenttypene, se siden ELPO e-Belge. For et tilbud basert på deres eget antall dokumenter, fyll ut tilbudsskjemaet.