Integrator specjalny w Turcji: czy jest obowiązkowy?

Czym dokładnie jest integrator specjalny?

W Turcji integrator specjalny (özel entegratör) to podmiot pośredniczący, który ma zgodę Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, turecka administracja skarbowa) i jest uprawniony do tworzenia, podpisywania, przesyłania do GİB i przechowywania w imieniu podatnika dokumentów elektronicznych, takich jak e-Fatura (faktura elektroniczna), e-Arşiv (faktura e-archiwum) i e-İrsaliye (elektroniczny list przewozowy). Zgoda jest udzielana na podstawie komunikatów ogólnych do Vergi Usul Kanunu (VUK, turecka ordynacja podatkowa) i ewidencjonowana na oficjalnej liście publikowanej przez GİB. Współpraca z pośrednikiem, którego nie ma na liście, naraża ważność prawną wystawionych dokumentów.

Jeśli chcą Państwo zobaczyć wszystkie uprawnione firmy: 93 firm z listy integratorów specjalnych GİB z prowincją i danymi kontaktowymi na jednej stronie.

Trzy metody: portal, integracja, integrator specjalny

GİB uznaje trzy drogi dla e-dokumentów, a wybór zależy wyłącznie od wolumenu transakcji.

• Portal GİB — Dokumenty wystawia się ręcznie na ekranie samego GİB. Jest bezpłatny, ale niepraktyczny, chyba że firma wystawia niewiele dokumentów miesięcznie i nie chce integracji z ERP.
• Integracja bezpośrednia — Własny system łączy się z GİB. Wymaga to własnego zespołu programistów, serwera działającego bez przerw i śledzenia przepisów; zwykle wybierają ją organizacje o bardzo dużym wolumenie.
• Integrator specjalny — Pośrednik przejmuje całe obciążenie techniczne; z ERP wywołuje się jedno API. To wybór większości średnich i dużych firm.

Różnica między integratorem specjalnym a integratorem

W codziennym języku „integrator” oznacza zwykle integratora specjalnego. W terminologii GİB rozróżnienie dotyczy jednak metody: przy integracji bezpośredniej podatnik łączy własny system informatyczny z GİB i uzyskuje na to odrębną zgodę GİB; przy integracji specjalnej robi to w imieniu podatnika integrator specjalny, który ma zgodę GİB. Różnica polega więc na tym, czyj system przesyła dokument do GİB.

Czy integrator specjalny jest obowiązkowy dla e-faktury?

Nie. Podatnik zobowiązany do przejścia na e-fakturę wybiera jedną z trzech powyższych metod; bezpłatny portal GİB jest jedną z nich. Integratora specjalnego wybiera się, gdy rośnie liczba dokumentów lub gdy faktury mają być wystawiane bezpośrednio z ERP lub programu księgowego.

Co oznacza „integrator specjalny” we wniosku o e-fakturę?

Wybór integracji specjalnej jako metody we wniosku oznacza, że dokumenty będą wystawiane nie przez portal GİB, lecz przez system uprawnionego integratora specjalnego. W takim przypadku także czynności rejestracyjne przebiegają przez wybranego integratora; na tym etapie potrzebna jest mali mühür (pieczęć finansowa, elektroniczna pieczęć firmy) lub podpis elektroniczny.

Od czego zależą ceny integratora specjalnego?

Nie ma jednej ceny katalogowej; cena zależy od trzech rzeczy: rocznej liczby dokumentów (kredyty lub pakiet), używanych typów dokumentów (tylko e-faktura czy także e-archiwum i e-list przewozowy) oraz od tego, czy połączenie z ERP jest już gotowe. Porównując oferty, sprawdźcie Państwo, czy wdrożenie, roczna obsługa i opłata za przechowywanie są wykazane osobno; porównujcie sumę roczną przy tej samej liczbie dokumentów.

Czy e-fakturę wystawioną przez integratora specjalnego można anulować?

Po dotarciu do odbiorcy e-faktury nie można usunąć po stronie integratora. Odbiorca może zakwestionować treść faktury w ośmiodniowym terminie z artykułu 21 Türk Ticaret Kanunu (turecki kodeks handlowy). To, którym kanałem zgłasza się anulowanie lub sprzeciw (odrzucenie w systemie przy fakturze handlowej, w pozostałych przypadkach zgłoszenie anulowania/sprzeciwu w GİB), zależy od scenariusza dokumentu; ustalcie Państwo z integratorem, jaką drogą pójdzie dana operacja.

Czy można zmienić integratora specjalnego?

Tak. Przy zmianie głównym zagadnieniem nie jest oprogramowanie, lecz przechowywanie dokumentów u dotychczasowego integratora i dostęp do nich. Wszystkie kroki opisuje poradnik zmiany integratora e-faktur.

Pierwsze, co trzeba sprawdzić przed wyborem: lista GİB

Nie wystarczy, że firma mówi o sobie „zatwierdzona przez GİB”; jej nazwa musi być na liście. Lista jest publikowana na stronie e-dokumentów GİB i regularnie aktualizowana. Wyszukajcie Państwo na liście nazwę prawną firmy, z którą rozmawiacie — nazwa marketingowa i nazwa prawna mogą się różnić, dlatego sprawdzajcie po nazwie prawnej. ELPO Bilişim jest integratorem specjalnym wpisanym na tę listę.

Siedem pytań przed podpisaniem umowy

1. Ile jest typów dokumentów? Dziś być może używasz tylko e-Faktury; gdy pojawi się obowiązek e-İrsaliye, nie będziesz chciał szukać drugiego integratora. ELPO e-Belge zapewnia pięć typów dokumentów (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) w jednym koncie.
2. Czy aktualizacje wynikające ze zmian przepisów są w abonamencie? Wytyczne techniczne GİB zmieniają się w ciągu roku. Poproście na piśmie o informację, czy aktualizacje są dodatkowo płatne.
3. Czy jest dowód połączenia z waszym ERP? Zapytajcie, czy istnieje gotowe połączenie z używanym programem księgowym lub ERP, a jeśli nie — poproście o dokumentację API.
4. Jak obsługiwane są błędy? Czy odpowiedzi odrzucające z GİB przychodzą w zrozumiałej formie, czy ponowna wysyłka jest automatyczna, czy pilnuje się terminu ważności pieczęci finansowej?
5. Okres przechowywania i dostęp. Dokumenty muszą być dostępne przez cały ustawowy okres przechowywania; ustalcie od początku, w jakiej formie otrzymacie dane po zakończeniu umowy.
6. Co się dzieje w razie awarii? Każda godzina bez możliwości wystawienia faktury zatrzymuje firmę; kanał wsparcia i czas reakcji powinny być zapisane w umowie.
7. Od czego zależy cena? Kredyty, stała opłata miesięczna czy różnica według typu dokumentu? Poproście o wyliczenie rocznego kosztu całkowitego dla waszej liczby dokumentów.

Ile trwa przejście?

Proces wydłuża zwykle nie oprogramowanie, lecz uzyskanie pieczęci finansowej i uporządkowanie danych kontrahentów i towarów w obecnym ERP. Rozpoczęcie przed datą obowiązku, zamiast składania wniosku tuż przed nią, to najłatwiejsza część przejścia.

Kolejny krok

Progi i terminy obowiązku opisuje poradnik o obowiązku przejścia na e-fakturę, szczegóły typów dokumentów — strona ELPO e-Belge. Aby otrzymać ofertę dla własnej liczby dokumentów, wypełnijcie Państwo formularz zapytania ofertowego.