Специален интегратор за е-фактури в Турция: задължителен?

Какво точно е специален интегратор?

В Турция специалният интегратор (özel entegratör) е посредническа институция, получила разрешение от Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, турската приходна администрация), която има право от името на данъкоплатеца да създава, подписва, изпраща към GİB и съхранява електронни документи като e-Fatura (електронна фактура), e-Arşiv (е-архивна фактура) и e-İrsaliye (електронна товарителница). Разрешението се издава в рамките на общите съобщения към Vergi Usul Kanunu (VUK, турският Данъчно-процесуален закон) и се води в официален списък, публикуван от GİB. Работата с посредник, който не е в списъка, излага на риск правната валидност на издадените документи.

Ако искате да видите всички оправомощени институции: 93 фирми в списъка на специалните интегратори на GİB на една страница, с провинция и данни за контакт.

Три метода: портал, интеграция, специален интегратор

GİB признава три пътя за е-документите и изборът зависи изцяло от обема на вашите операции.

• Порталът на GİB — Издавате документите ръчно в собствения екран на GİB. Безплатен е, но е практичен само за фирми с малък месечен брой документи, които не искат интеграция с ERP.
• Пряка интеграция — Свързвате собствената си система с GİB. Изисква собствен екип от разработчици, непрекъснато работещ сървър и следене на законодателството; обикновено се предпочита от организации с много голям обем.
• Специален интегратор — Посредникът поема цялата техническа тежест; вие извиквате един-единствен API от своята ERP система. Това е изборът на повечето средни и големи фирми.

Разликата между специален интегратор и интегратор

В ежедневната реч под „интегратор“ най-често се разбира специалният интегратор. В терминологията на GİB обаче разликата е в метода: при пряката интеграция данъкоплатецът свързва собствената си информационна система с GİB и получава за това отделно разрешение от GİB; при специалната интеграция тази работа от името на данъкоплатеца я върши специален интегратор с разрешение от GİB. Тоест разликата е в това чия система изпраща документа към GİB.

Задължителен ли е специален интегратор за е-фактурата?

Не. Данъкоплатецът, задължен да премине към е-фактура, избира един от трите метода по-горе; безплатният портал на GİB е един от тях. Специален интегратор се предпочита, когато броят на документите расте или когато искате да издавате фактури директно от ERP системата или счетоводната програма.

Какво означава „специален интегратор“ в заявлението за е-фактура?

Да изберете в заявлението специалната интеграция като метод означава, че ще издавате документите си не през портала на GİB, а през системата на оправомощен специален интегратор. В този случай и регистрацията минава през избрания интегратор; на тази стъпка е необходим финансов печат (mali mühür, електронният печат на фирмите) или електронен подпис.

От какво зависят цените на специалните интегратори?

Няма единна ценова листа; цената зависи от три неща: годишния брой документи (кредити или пакет), използваните видове документи (само е-фактура или също е-архив и е-товарителница) и дали връзката с ERP вече е налична. Когато сравнявате оферти, проверете дали инсталацията, годишната поддръжка и таксата за съхранение са посочени отделно; сравнявайте годишната обща сума при един и същ брой документи.

Може ли да се анулира е-фактура, издадена чрез специален интегратор?

След като е-фактурата стигне до получателя, тя не може да бъде изтрита от страна на интегратора. Получателят може да възрази срещу съдържанието на фактурата в осемдневния срок по член 21 от Türk Ticaret Kanunu (турският Търговски закон). По кой канал се съобщава анулирането или възражението (при търговска фактура — отказ в системата, в останалите случаи — уведомление за анулиране/възражение към GİB) зависи от сценария на документа; изяснете с интегратора си по кой път ще мине вашата операция.

Може ли да се смени специалният интегратор?

Да. При смяната основният въпрос не е софтуерът, а съхранението на документите при стария интегратор и достъпът до тях. Всички стъпки ще намерите в ръководството за смяна на интегратора за е-фактури.

Първото, което да проверите преди избора: списъкът на GİB

Не е достатъчно една фирма да казва, че е „одобрена от GİB“; името ѝ трябва да фигурира в списъка. Списъкът се публикува на сайта на GİB за е-документи и се актуализира редовно. Потърсете в списъка фирменото наименование на компанията, с която разговаряте — търговското име и фирменото наименование може да се различават, проверявайте по фирменото наименование. ELPO Bilişim е специален интегратор, вписан в този списък.

Седем въпроса преди подписване на договор

1. Колко вида документи предлага? Днес може да използвате само е-Фактура; когато дойде задължението за e-İrsaliye, няма да искате да търсите втори интегратор. ELPO e-Belge предлага пет вида документи (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) в един акаунт.
2. Включени ли са законодателните актуализации в абонамента? Техническите ръководства на GİB се променят през годината. Поискайте писмено дали актуализациите се заплащат допълнително.
3. Има ли доказателство за връзка с вашата ERP система? Попитайте дали има готова връзка за счетоводната програма или ERP системата, която използвате, а ако няма — поискайте да видите API документацията.
4. Как се управляват грешките? Отговорите за отказ от GİB идват ли в разбираем вид, автоматично ли е повторното изпращане, следи ли се срокът на валидност на финансовия печат?
5. Срок на съхранение и достъп. Документите трябва да са достъпни през целия законов срок на съхранение; още в началото изяснете в какъв формат ще получите данните си при прекратяване на договора.
6. Какво става при прекъсване? Всеки час, в който не можете да издавате фактури, спира бизнеса ви; каналът за поддръжка и времето за реакция трябва да са записани в договора.
7. Как се определя цената? Кредити, фиксирана месечна такса или се променя според вида документ? Поискайте изчисление на общия годишен разход със собствения ви брой документи.

Колко време отнема преходът?

Процесът обикновено се удължава не от софтуера, а от набавянето на финансовия печат и подреждането на данните за контрагенти и продукти в съществуващата ERP система. Да започнете предварително, вместо да кандидатствате близо до датата на задължението, е най-лесната част от прехода.

Следваща стъпка

За праговете и датите на задължението вижте ръководството за задължителния преход към е-фактура, а за подробности за видовете документи — страницата ELPO e-Belge. За оферта според собствения ви брой документи попълнете формуляра за оферта.