Sérhæfður samþættingaraðili í Tyrklandi: er hann skylda?

Hvað er sérhæfður samþættingaraðili nákvæmlega?

Í Tyrklandi er sérhæfður samþættingaraðili (özel entegratör) milliliður sem hefur leyfi frá Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, tyrknesku skattstjórninni) og má búa til, undirrita, senda til GİB og varðveita rafræn skjöl á borð við e-Fatura (rafrænan reikning), e-Arşiv (rafrænan skjalasafnsreikning) og e-İrsaliye (rafrænan fylgiseðil) fyrir hönd skattaðila. Leyfið er veitt samkvæmt almennum tilkynningum við Vergi Usul Kanunu (VUK, tyrknesku lögin um málsmeðferð í skattamálum) og fylgst er með því á opinberri skrá sem GİB birtir. Að vinna með millilið sem er ekki á skránni stefnir lagalegu gildi útgefinna skjala í hættu.

Ef þið viljið sjá öll fyrirtæki með leyfi: 93 fyrirtækin á skrá GİB yfir sérhæfða samþættingaraðila á einni síðu ásamt héraði og samskiptaupplýsingum.

Þrjár leiðir: gátt, samþætting, sérhæfður samþættingaraðili

GİB viðurkennir þrjár leiðir fyrir rafræn skjöl og valið ræðst alfarið af færslumagni ykkar.

• GİB-gáttin — Þið gefið skjölin út handvirkt á eigin skjá GİB. Hún er gjaldfrjáls en ekki hentug nema fyrir fyrirtæki með fá skjöl á mánuði sem vilja ekki ERP-samþættingu.
• Bein samþætting — Þið tengið eigið kerfi við GİB. Það krefst eigin þróunarteymis, netþjóns sem keyrir án truflana og eftirfylgni með reglum; yfirleitt velja stofnanir með mjög mikið magn þessa leið.
• Sérhæfður samþættingaraðili — Milliliðurinn tekur á sig allt tæknilega álagið; þið kallið á eitt API úr ERP-kerfinu ykkar. Flest meðalstór og stór fyrirtæki velja þetta.

Munurinn á sérhæfðum samþættingaraðila og samþættingaraðila

Í daglegu tali er yfirleitt átt við sérhæfðan samþættingaraðila þegar sagt er „samþættingaraðili“. Í orðfæri GİB liggur munurinn hins vegar í aðferðinni: í beinni samþættingu tengir skattaðilinn eigið upplýsingatæknikerfi við GİB og fær til þess sérstakt leyfi frá GİB; í sérhæfðri samþættingu vinnur sérhæfður samþættingaraðili með leyfi GİB þetta verk fyrir hönd skattaðilans. Munurinn er sem sagt hvers kerfi sendir skjalið til GİB.

Er sérhæfður samþættingaraðili skylda fyrir rafræna reikninga?

Nei. Skattaðili sem verður að skipta yfir í rafræna reikninga velur eina af leiðunum þremur hér að ofan; gjaldfrjálsa GİB-gáttin er ein þeirra. Sérhæfður samþættingaraðili er valinn þegar skjölum fjölgar eða þegar þið viljið gefa reikninginn út beint úr ERP- eða bókhaldsforritinu.

Hvað þýðir „sérhæfður samþættingaraðili“ í umsókn um rafræna reikninga?

Að velja sérhæfða samþættingu sem aðferð í umsókninni þýðir að þið gefið skjölin út ekki í gegnum GİB-gáttina heldur í gegnum kerfi sérhæfðs samþættingaraðila með leyfi. Þá fer skráningin einnig fram í gegnum samþættingaraðilann sem þið veljið; á þessu stigi þarf mali mühür (fjárhagsinnsigli, rafrænt innsigli fyrirtækja) eða rafræna undirskrift.

Hvað ræður verði hjá sérhæfðum samþættingaraðila?

Það er ekkert eitt listaverð; verðið ræðst af þremur atriðum: fjölda skjala á ári (inneign eða pakki), þeim skjalategundum sem eru notaðar (aðeins rafrænir reikningar, eða líka rafrænt skjalasafn og rafrænir fylgiseðlar) og hvort ERP-tenging sé þegar tilbúin. Þegar þið berið saman tilboð, athugið hvort uppsetning, árlegt viðhald og geymslugjald séu tilgreind sérstaklega; berið saman heildarupphæð ársins fyrir sama fjölda skjala.

Er hægt að ógilda rafrænan reikning sem gefinn var út í gegnum sérhæfðan samþættingaraðila?

Eftir að rafræni reikningurinn hefur borist viðtakanda er ekki hægt að eyða honum hjá samþættingaraðilanum. Viðtakandinn getur andmælt efni reikningsins innan átta daga frestsins í 21. grein Türk Ticaret Kanunu (tyrknesku viðskiptalaganna). Um hvaða leið ógilding eða andmæli eru tilkynnt (höfnun innan kerfisins fyrir viðskiptareikning, annars tilkynning GİB um ógildingu/andmæli) fer eftir skjalaferlinu; ákveðið með samþættingaraðila ykkar hvaða leið ykkar mál fer.

Er hægt að skipta um sérhæfðan samþættingaraðila?

Já. Aðalatriðið við skiptin er ekki hugbúnaðurinn heldur varðveisla og aðgangur að skjölunum hjá fyrri samþættingaraðila. Öll skrefin má finna í leiðbeiningum um skipti á samþættingaraðila fyrir rafræna reikninga.

Það fyrsta sem þarf að staðfesta áður en valið er: skrá GİB

Það nægir ekki að fyrirtæki segist vera „samþykkt af GİB“; nafn þess verður að vera á skránni. Skráin er birt á vef GİB fyrir rafræn skjöl og uppfærð reglulega. Leitið á skránni að skráðu heiti fyrirtækisins sem þið eigið í viðræðum við — markaðsheiti og skráð heiti fyrirtækisins geta verið ólík, svo athugið skráða heitið. ELPO Bilişim er sérhæfður samþættingaraðili sem er skráður á þessa skrá.

Sjö spurningar til að spyrja áður en samningur er gerður

1. Hversu margar skjalategundir eru í boði? Í dag notar þú kannski aðeins e-Fatura; þegar e-İrsaliye-skylda kemur viltu ekki leita að öðrum samþættingaraðila. ELPO e-Belge býður fimm skjalategundir (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) á einum reikningi.
2. Eru uppfærslur vegna reglna innifaldar í áskriftinni? Tæknilegar leiðbeiningar GİB breytast á árinu. Biðjið skriflega um svar við því hvort uppfærslur kosti aukalega.
3. Er sönnun fyrir tengingu við ERP-kerfið ykkar? Spyrjið hvort til sé tilbúin tenging fyrir bókhalds- eða ERP-hugbúnaðinn sem þið notið, og ef ekki, biðjið um að sjá API-skjölunina.
4. Hvernig er villum sinnt? Berast höfnunarsvör frá GİB á skiljanlegu formi, er endursending sjálfvirk, er fylgst með gildistíma fjárhagsinnsiglisins?
5. Geymslutími og aðgangur. Skjölin verða að vera aðgengileg allan lögbundna geymslutímann; ákveðið strax í upphafi á hvaða formi þið fáið gögnin ykkar þegar samningnum lýkur.
6. Hvað gerist við rof á þjónustu? Hver klukkustund sem þið getið ekki gefið út reikninga stöðvar reksturinn; þjónustuleið og viðbragðstími eiga að vera skrifuð í samninginn.
7. Á hverju byggist verðið? Inneign, föstu mánaðargjaldi, eða breytist það eftir skjalategund? Látið reikna út heildarkostnað ársins með ykkar eigin fjölda skjala.

Hversu langan tíma taka skiptin?

Það sem lengir ferlið er yfirleitt ekki hugbúnaðurinn heldur öflun fjárhagsinnsiglisins og hreinsun viðskiptamanna- og vörugagna í núverandi ERP-kerfi. Að byrja tímanlega í stað þess að sækja um nálægt skyldudeginum er auðveldasti hluti skiptanna.

Næsta skref

Um viðmiðunarmörk og dagsetningar skyldunnar, sjá leiðbeiningar um skyldu til að taka upp rafræna reikninga; um nánari upplýsingar um skjalategundirnar, sjá síðuna ELPO e-Belge. Fyrir tilboð miðað við ykkar eigin fjölda skjala, fyllið út tilboðseyðublaðið.