Posebni integrator e-računov v Turčiji: je obvezen?

Kaj točno je posebni integrator?

V Turčiji je posebni integrator (özel entegratör) posredniška ustanova, ki je pridobila dovoljenje Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, turška davčna uprava) in je pooblaščena, da v imenu davčnega zavezanca ustvarja, podpisuje, posreduje GİB in hrani elektronske dokumente, kot so e-Fatura (e-račun), e-Arşiv (e-arhivski račun) in e-İrsaliye (e-dobavnica). Dovoljenje se izda v okviru splošnih sporočil k Vergi Usul Kanunu (VUK, turški zakon o davčnem postopku) in se vodi na uradnem seznamu, ki ga objavlja GİB. Sodelovanje s posrednikom, ki ga ni na seznamu, ogroža pravno veljavnost izdanih dokumentov.

Če želite videti vse pooblaščene ustanove: 93 podjetij s seznama posebnih integratorjev GİB na eni strani, s pokrajino in kontaktnimi podatki.

Trije načini: portal, integracija, posebni integrator

GİB za e-dokumente priznava tri poti, izbira pa je v celoti odvisna od obsega vaših transakcij.

• Portal GİB — Dokumente izdajate ročno na lastnem zaslonu GİB. Je brezplačen, a praktičen le za podjetja z majhnim mesečnim številom dokumentov, ki ne želijo povezave z ERP.
• Neposredna integracija — Lasten sistem povežete z GİB. Zahteva lastno razvojno ekipo, strežnik, ki deluje brez prekinitev, in spremljanje predpisov; običajno jo izberejo organizacije z zelo velikim obsegom.
• Posebni integrator — Posrednik prevzame celotno tehnično breme; vi iz svojega ERP kličete en sam API. To je izbira večine srednjih in velikih podjetij.

Razlika med posebnim integratorjem in integratorjem

V vsakdanjem govoru se z besedo »integrator« največkrat misli posebni integrator. V izrazju GİB pa je razlika v načinu: pri neposredni integraciji davčni zavezanec svoj lastni informacijski sistem poveže z GİB in za to od GİB pridobi ločeno dovoljenje; pri posebni integraciji to delo v imenu zavezanca opravi posebni integrator z dovoljenjem GİB. Razlika je torej v tem, čigav sistem posreduje dokument GİB.

Je posebni integrator za e-račun obvezen?

Ne. Davčni zavezanec, ki mora preiti na e-račun, izbere enega od treh zgornjih načinov; brezplačni portal GİB je eden od njih. Posebni integrator se izbere, ko število dokumentov raste ali ko želite račun izdajati neposredno iz ERP ali računovodskega programa.

Kaj pomeni »posebni integrator« v vlogi za e-račun?

Če v vlogi kot način izberete posebno integracijo, to pomeni, da dokumentov ne boste izdajali prek portala GİB, temveč prek sistema pooblaščenega posebnega integratorja. V tem primeru tudi registracija poteka prek izbranega integratorja; v tem koraku je potreben finančni pečat (mali mühür, elektronski pečat podjetij) ali e-podpis.

Od česa so odvisne cene posebnih integratorjev?

Enotnega cenika ni; cena je odvisna od treh stvari: letnega števila dokumentov (krediti ali paket), vrst dokumentov, ki jih uporabljate (samo e-račun ali tudi e-arhiv in e-dobavnica), in od tega, ali je povezava z ERP že na voljo. Pri primerjavi ponudb preverite, ali so namestitev, letno vzdrževanje in pristojbina za hrambo navedeni ločeno; primerjajte letni skupni znesek pri enakem številu dokumentov.

Ali je mogoče e-račun, izdan prek posebnega integratorja, preklicati?

Ko e-račun prispe do prejemnika, ga na strani integratorja ni več mogoče izbrisati. Prejemnik lahko ugovarja vsebini računa v osemdnevnem roku iz 21. člena Türk Ticaret Kanunu (turški trgovinski zakonik). Po katerem kanalu se sporoči preklic ali ugovor (pri komercialnem računu zavrnitev v sistemu, v drugih primerih obvestilo o preklicu/ugovoru pri GİB), je odvisno od scenarija dokumenta; s svojim integratorjem razjasnite, po kateri poti bo šla vaša transakcija.

Ali je mogoče posebnega integratorja zamenjati?

Da. Pri prehodu glavno vprašanje ni programska oprema, temveč hramba dokumentov pri starem integratorju in dostop do njih. Vse korake najdete v vodniku za zamenjavo integratorja e-računov.

Prvo, kar preverite pred izbiro: seznam GİB

Ni dovolj, da podjetje trdi, da je »odobreno s strani GİB«; njegovo ime mora biti na seznamu. Seznam je objavljen na spletnem mestu GİB za e-dokumente in se redno posodablja. Na seznamu poiščite firmo podjetja, s katerim se pogovarjate — tržno ime in uradna firma se lahko razlikujeta, preverjajte po uradni firmi. ELPO Bilişim je posebni integrator, vpisan na ta seznam.

Sedem vprašanj pred podpisom pogodbe

1. Koliko vrst dokumentov ponuja? Danes morda uporabljate le e-Fatura; ko pride obveznost e-İrsaliye, ne boste želeli iskati drugega integratorja. ELPO e-Belge ponuja pet vrst dokumentov (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) v enem računu.
2. Ali so posodobitve v skladu s predpisi vključene v naročnino? Tehnični vodniki GİB se med letom spreminjajo. Pisno zahtevajte pojasnilo, ali se posodobitve dodatno zaračunajo.
3. Ali obstaja dokaz o povezavi z vašim ERP? Vprašajte, ali obstaja že pripravljena povezava za računovodski program ali ERP, ki ga uporabljate, če je ni, pa zahtevajte dokumentacijo API.
4. Kako se upravlja napake? Ali zavrnitve iz GİB prihajajo v razumljivi obliki, je ponovno pošiljanje samodejno, se spremlja veljavnost finančnega pečata?
5. Rok hrambe in dostop. Dokumenti morajo biti dostopni ves zakonski rok hrambe; že na začetku razjasnite, v kakšni obliki boste ob prenehanju pogodbe prejeli svoje podatke.
6. Kaj se zgodi ob izpadu? Vsaka ura, ko ne morete izdajati računov, ustavi vaše poslovanje; kanal podpore in odzivni čas morata biti zapisana v pogodbi.
7. Na podlagi česa se določi cena? Krediti, fiksna mesečna naročnina ali se razlikuje glede na vrsto dokumenta? Naj vam izračunajo skupni letni strošek z vašim številom dokumentov.

Koliko časa traja prehod?

Postopka običajno ne podaljšuje programska oprema, temveč pridobitev finančnega pečata in urejanje podatkov o poslovnih partnerjih in izdelkih v obstoječem ERP. Začeti vnaprej, namesto da vlogo oddate tik pred datumom obveznosti, je najlažji del prehoda.

Naslednji korak

Za pragove in datume obveznosti si oglejte vodnik o obveznem prehodu na e-račun, za podrobnosti o vrstah dokumentov pa stran ELPO e-Belge. Za ponudbo glede na vaše število dokumentov izpolnite obrazec za ponudbo.