Spezialintegrator in der Türkei: Pflicht? Unterschiede

Was genau ist ein Spezialintegrator?

Ein Spezialintegrator (türk. özel entegratör) ist in der Türkei ein Dienstleister mit Zulassung der Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB, die türkische Steuerverwaltung), der im Namen von Steuerpflichtigen elektronische Belege wie e-Fatura (e-Rechnung), e-Arşiv (e-Archiv-Rechnung) und e-İrsaliye (e-Lieferschein) erstellen, signieren, an die GİB übermitteln und aufbewahren darf. Die Zulassung wird auf Grundlage der allgemeinen Kommuniqués zum Vergi Usul Kanunu (VUK, türkisches Steuerverfahrensgesetz) erteilt und in einer von der GİB veröffentlichten offiziellen Liste geführt. Die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, der nicht auf der Liste steht, gefährdet die rechtliche Gültigkeit der ausgestellten Belege.

Wenn Sie alle zugelassenen Unternehmen sehen möchten: die 93 Unternehmen auf der GİB-Liste der Spezialintegratoren mit Provinz und Kontaktdaten auf einer Seite.

Drei Wege: Portal, Integration, Spezialintegrator

Die GİB kennt für e-Belege drei Wege, und die Wahl hängt vollständig von Ihrem Transaktionsvolumen ab.

• GİB-Portal — Sie erstellen die Belege manuell in der eigenen Oberfläche der GİB. Es ist kostenlos, aber außer für Unternehmen mit wenigen Belegen pro Monat, die keine ERP-Integration wünschen, nicht praktikabel.
• Direkte Integration — Sie verbinden Ihr eigenes System mit der GİB. Das erfordert ein eigenes Entwicklungsteam, einen unterbrechungsfrei laufenden Server und die Verfolgung der Rechtsvorschriften; meist entscheiden sich Organisationen mit sehr hohem Volumen dafür.
• Spezialintegrator — Der Dienstleister übernimmt die gesamte technische Last; Sie rufen aus Ihrem ERP eine einzige API auf. Das ist die Wahl der meisten mittleren und großen Unternehmen.

Der Unterschied zwischen Spezialintegrator und Integrator

Im Alltag ist mit „Integrator“ meist der Spezialintegrator gemeint. In der Sprache der GİB liegt die Unterscheidung jedoch in der Methode: Bei der direkten Integration verbindet der Steuerpflichtige sein eigenes IT-System mit der GİB und holt dafür eine gesonderte Zulassung der GİB ein; bei der Spezialintegration übernimmt diese Aufgabe ein von der GİB zugelassener Spezialintegrator im Namen des Steuerpflichtigen. Der Unterschied ist also, wessen System den Beleg an die GİB übermittelt.

Ist ein Spezialintegrator für die e-Rechnung Pflicht?

Nein. Ein Steuerpflichtiger, der auf die e-Rechnung umstellen muss, wählt einen der drei oben genannten Wege; das kostenlose GİB-Portal ist einer davon. Ein Spezialintegrator wird gewählt, wenn die Zahl der Belege steigt oder wenn Sie Rechnungen direkt aus Ihrem ERP- oder Buchhaltungsprogramm ausstellen möchten.

Was bedeutet „Spezialintegrator“ im e-Rechnungs-Antrag?

Wählen Sie im Antrag die Spezialintegration als Methode, bedeutet das, dass Sie Ihre Belege nicht über das GİB-Portal, sondern über das System eines zugelassenen Spezialintegrators erstellen. In diesem Fall laufen auch die Registrierungsschritte über den gewählten Integrator; in diesem Schritt wird ein mali mühür (Finanzsiegel, ein elektronisches Siegel für Unternehmen) oder eine e-Signatur benötigt.

Wonach richten sich die Preise eines Spezialintegrators?

Es gibt keinen einheitlichen Listenpreis; der Preis hängt von drei Dingen ab: der jährlichen Belegzahl (Kontingent oder Paket), den genutzten Belegarten (nur e-Rechnung oder auch e-Archiv und e-Lieferschein) und davon, ob eine ERP-Anbindung bereits vorhanden ist. Prüfen Sie beim Vergleich der Angebote, ob Einrichtung, jährliche Wartung und Aufbewahrungsgebühr gesondert ausgewiesen sind; vergleichen Sie die Jahressumme bei gleicher Belegzahl.

Kann eine über einen Spezialintegrator ausgestellte e-Rechnung storniert werden?

Hat die e-Rechnung den Empfänger erreicht, kann sie auf Seiten des Integrators nicht gelöscht werden. Der Empfänger kann innerhalb der achttägigen Frist nach Artikel 21 des Türk Ticaret Kanunu (türkisches Handelsgesetzbuch) dem Inhalt der Rechnung widersprechen. Über welchen Kanal Stornierung oder Widerspruch gemeldet werden (Ablehnung im System bei der Handelsrechnung, in anderen Fällen die Storno-/Widerspruchsmeldung der GİB), hängt vom Belegszenario ab; klären Sie gemeinsam mit Ihrem Integrator, welchen Weg Ihr Vorgang nimmt.

Kann der Spezialintegrator gewechselt werden?

Ja. Beim Wechsel geht es vor allem nicht um die Software, sondern um die Aufbewahrung der Belege beim bisherigen Integrator und den Zugriff darauf. Alle Schritte finden Sie im Leitfaden zum Wechsel des e-Rechnungs-Integrators.

Das Erste, was vor der Wahl zu prüfen ist: die GİB-Liste

Es reicht nicht, dass ein Unternehmen sagt, es sei „von der GİB zugelassen“; sein Name muss auf der Liste stehen. Die Liste wird auf der e-Beleg-Website der GİB veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert. Suchen Sie in der Liste nach der Firma des Unternehmens, mit dem Sie sprechen — Marketingname und Firmenname können abweichen, prüfen Sie daher anhand des Firmennamens. ELPO Bilişim ist ein auf dieser Liste eingetragener Spezialintegrator.

Sieben Fragen vor dem Vertragsabschluss

1. Wie viele Belegarten gibt es? Heute nutzen Sie vielleicht nur die e-Rechnung; wenn die e-İrsaliye-Pflicht kommt, wollen Sie keinen zweiten Integrator suchen. ELPO e-Belge bietet fünf Belegarten (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) in einem Konto.
2. Sind Aktualisierungen bei Rechtsänderungen im Abonnement enthalten? Die technischen Leitfäden der GİB ändern sich im Laufe des Jahres. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob Aktualisierungen extra kosten.
3. Gibt es einen Nachweis für die Anbindung an Ihr ERP? Fragen Sie, ob für Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software eine fertige Anbindung existiert, und falls nicht, lassen Sie sich die API-Dokumentation zeigen.
4. Wie werden Fehler behandelt? Kommen Ablehnungsantworten der GİB verständlich an, erfolgt das erneute Senden automatisch, wird die Gültigkeitsdauer des Finanzsiegels überwacht?
5. Aufbewahrungsdauer und Zugriff. Die Belege müssen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zugänglich sein; legen Sie von Anfang an fest, in welcher Form Sie Ihre Daten bei Vertragsende erhalten.
6. Was passiert bei einem Ausfall? Jede Stunde, in der Sie keine Rechnung ausstellen können, legt Ihr Geschäft lahm; Supportkanal und Reaktionszeit sollten im Vertrag stehen.
7. Wonach richtet sich der Preis? Kontingent, monatliche Pauschale oder je nach Belegart? Lassen Sie die jährlichen Gesamtkosten mit Ihrer eigenen Belegzahl berechnen.

Wie lange dauert die Umstellung?

Was den Prozess meist verlängert, ist nicht die Software, sondern die Beschaffung des Finanzsiegels und die Bereinigung der Kunden- und Artikeldaten im bestehenden ERP. Vor dem Pflichttermin zu beginnen, statt kurz davor zu beantragen, ist der einfachste Teil der Umstellung.

Der nächste Schritt

Zu Schwellenwerten und Fristen der Pflicht lesen Sie den Leitfaden zur Pflicht zur Umstellung auf die e-Rechnung, Einzelheiten zu den Belegarten finden Sie auf der Seite ELPO e-Belge. Für ein Angebot auf Basis Ihrer eigenen Belegzahl füllen Sie das Angebotsformular aus.