Mikä on erityisintegraattori Turkissa? Onko se pakollinen?

Mikä erityisintegraattori tarkalleen on?

Turkissa erityisintegraattori (özel entegratör) on välittäjä, jolla on lupa Gelir İdaresi Başkanlığı -virastolta (GİB, Turkin verohallinto) ja joka saa verovelvollisen puolesta luoda, allekirjoittaa, toimittaa GİB:lle ja säilyttää sähköisiä asiakirjoja, kuten e-Fatura (verkkolasku), e-Arşiv (sähköinen arkistolasku) ja e-İrsaliye (e-lähete). Lupa myönnetään Vergi Usul Kanunu -lain (VUK, Turkin verotusmenettelylaki) yleisten tiedonantojen nojalla, ja sitä seurataan GİB:n julkaisemassa virallisessa luettelossa. Työskentely välittäjän kanssa, joka ei ole luettelossa, vaarantaa laadittujen asiakirjojen oikeudellisen pätevyyden.

Jos haluatte nähdä kaikki luvan saaneet yritykset: GİB:n erityisintegraattoriluettelon 93 yritystä yhdellä sivulla maakunta- ja yhteystietoineen.

Kolme tapaa: portaali, integraatio, erityisintegraattori

GİB hyväksyy e-asiakirjoille kolme reittiä, ja valinta riippuu täysin tapahtumamääristänne.

• GİB-portaali — Laaditte asiakirjat käsin GİB:n omassa näkymässä. Se on maksuton, mutta käytännöllinen vain yrityksille, joilla on vähän asiakirjoja kuukaudessa ja jotka eivät halua ERP-integraatiota.
• Suora integraatio — Liitätte oman järjestelmänne GİB:hen. Se vaatii oman kehitystiimin, katkotta toimivan palvelimen ja säädösten seurannan; sitä suosivat yleensä hyvin suurten volyymien organisaatiot.
• Erityisintegraattori — Välittäjä ottaa koko teknisen kuorman; te kutsutte ERP:stänne yhtä ainoaa API:a. Useimmat keskisuuret ja suuret yritykset valitsevat tämän.

Erityisintegraattorin ja integraattorin ero

Arkikielessä ”integraattorilla” tarkoitetaan useimmiten erityisintegraattoria. GİB:n kielessä ero on kuitenkin menetelmässä: suorassa integraatiossa verovelvollinen liittää oman tietojärjestelmänsä GİB:hen ja saa tähän erillisen luvan GİB:ltä; erityisintegraatiossa tämän työn tekee verovelvollisen puolesta GİB:n luvan saanut erityisintegraattori. Ero on siis siinä, kenen järjestelmä toimittaa asiakirjan GİB:lle.

Onko erityisintegraattori pakollinen verkkolaskussa?

Ei. Verovelvollinen, jonka on siirryttävä verkkolaskuun, valitsee yhden yllä olevista kolmesta tavasta; maksuton GİB-portaali on yksi niistä. Erityisintegraattori valitaan, kun asiakirjojen määrä kasvaa tai kun haluatte laatia laskun suoraan ERP- tai kirjanpito-ohjelmastanne.

Mitä ”erityisintegraattori” tarkoittaa verkkolaskuhakemuksessa?

Kun hakemuksessa valitaan menetelmäksi erityisintegraatio, laaditte asiakirjanne GİB-portaalin sijaan luvan saaneen erityisintegraattorin järjestelmän kautta. Silloin myös rekisteröinti hoidetaan valitsemanne integraattorin kautta; tässä vaiheessa tarvitaan mali mühür (talousleima, yritysten sähköinen sinetti) tai sähköinen allekirjoitus.

Mistä erityisintegraattorin hinta riippuu?

Yhtä listahintaa ei ole; hinta riippuu kolmesta asiasta: vuotuisesta asiakirjamäärästä (krediitit tai paketti), käytetyistä asiakirjatyypeistä (pelkkä verkkolasku vai myös e-arkisto ja e-lähete) ja siitä, onko ERP-liittymä jo valmiina. Tarjouksia verratessanne katsokaa, onko käyttöönotto, vuotuinen ylläpito ja säilytysmaksu eritelty; vertailkaa vuoden kokonaissummaa samalla asiakirjamäärällä.

Voiko erityisintegraattorin kautta laaditun verkkolaskun mitätöidä?

Kun verkkolasku on saapunut vastaanottajalle, sitä ei voi poistaa integraattorin puolella. Vastaanottaja voi vastustaa laskun sisältöä Türk Ticaret Kanunu -lain (Turkin kauppalaki) 21. pykälän mukaisen kahdeksan päivän määräajan kuluessa. Se, minkä kanavan kautta mitätöinnistä tai vastustuksesta ilmoitetaan (kaupallisessa laskussa hylkäys järjestelmässä, muissa tapauksissa GİB:n mitätöinti- tai vastustusilmoitus), riippuu asiakirjaskenaariosta; sopikaa integraattorinne kanssa, mitä reittiä teidän tapauksenne kulkee.

Voiko erityisintegraattoria vaihtaa?

Voi. Vaihdossa pääkysymys ei ole ohjelmisto vaan aiemman integraattorin hallussa olevien asiakirjojen säilytys ja saatavuus. Kaikki vaiheet löytyvät verkkolaskuintegraattorin vaihto-oppaasta.

Ensimmäinen tarkistettava asia ennen valintaa: GİB:n luettelo

Ei riitä, että yritys sanoo olevansa ”GİB:n hyväksymä”; sen nimen on oltava luettelossa. Luettelo julkaistaan GİB:n e-asiakirjasivustolla ja sitä päivitetään säännöllisesti. Hakekaa luettelosta sen yrityksen virallista toiminimeä, jonka kanssa neuvottelette — markkinointinimi ja virallinen toiminimi voivat poiketa toisistaan, joten tarkistakaa toiminimellä. ELPO Bilişim on tähän luetteloon rekisteröity erityisintegraattori.

Seitsemän kysymystä ennen sopimusta

1. Montako asiakirjatyyppiä on? Tänään käytät ehkä vain e-Faturaa; kun e-İrsaliye-velvoite tulee, et halua etsiä toista integraattoria. ELPO e-Belge tarjoaa viisi asiakirjatyyppiä (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM) yhdellä tilillä.
2. Sisältyvätkö säädöspäivitykset tilaukseen? GİB:n tekniset ohjeet muuttuvat vuoden mittaan. Pyytäkää kirjallisesti tieto siitä, maksavatko päivitykset lisää.
3. Onko näyttöä liittymästä ERP:henne? Kysykää, onko käyttämällenne kirjanpito- tai ERP-ohjelmistolle valmis liittymä, ja jos ei, pyytäkää nähtäväksi API-dokumentaatio.
4. Miten virheet hoidetaan? Tulevatko GİB:n hylkäysvastaukset ymmärrettävässä muodossa, onko uudelleenlähetys automaattinen, seurataanko talousleiman voimassaoloaikaa?
5. Säilytysaika ja saatavuus. Asiakirjojen on oltava saatavilla koko lakisääteisen säilytysajan; sopikaa alusta asti, missä muodossa saatte tietonne sopimuksen päättyessä.
6. Mitä tapahtuu katkoksen aikana? Jokainen tunti, jona ette voi laatia laskuja, pysäyttää liiketoimintanne; tukikanava ja vasteaika on kirjattava sopimukseen.
7. Mihin hinta perustuu? Krediitteihin, kiinteään kuukausimaksuun vai vaihteleeko se asiakirjatyypin mukaan? Laskettakaa vuotuinen kokonaiskustannus omalla asiakirjamäärällänne.

Kauanko vaihto kestää?

Prosessia pidentää yleensä ei ohjelmisto vaan talousleiman hankkiminen sekä asiakas- ja tuotetietojen siivoaminen nykyisessä ERP:ssä. Aloittaminen ajoissa sen sijaan, että hakisi lähellä velvoitteen alkamispäivää, on vaihdon helpoin osa.

Seuraava askel

Velvoitteen raja-arvot ja päivämäärät löytyvät verkkolaskuun siirtymisen velvoitetta käsittelevästä oppaasta; asiakirjatyyppien yksityiskohdat ELPO e-Belge -sivulta. Jos haluatte tarjouksen oman asiakirjamääränne perusteella, täyttäkää tarjouslomake.