Смяна на интегратор за е-фактури в Турция: 6 стъпки
Планираният преход не прекъсва фактурирането. Редът според GİB: първо новият акаунт, после закриването на стария. В края на годината: отчет за е-Архив.
Възможно ли е да се смени интеграторът?
Да, по всяко време. Ръководството за кандидатстване за е-Фактура на GİB (турската данъчна администрация) посочва, че данъчнозадължените лица могат да сменят използвания метод „по всяко време, при условие че изпълнят изискванията на съответния метод“. Промяната не е обвързана с края на месеца или на годината; датата се избира според вашия договор и план. Статутът ви на задължено лице за е-Фактура, е-Архив (e-Arşiv), е-Товарителница (e-İrsaliye) и е-Дневници (e-Defter) не се променя; сменя се само институцията, която създава тези документи от ваше име и ги изпраща на GİB.
Проверете дали новият интегратор е в официалния списък на GİB: списък на GİB със специални интегратори (özel entegratör). Списъкът с град и данни за контакт можете да видите и на страницата ни списък на специалните интегратори. ELPO Bilişim е в този списък от 2015 г.
Кой извършва прехода?
Не вие: заявлението подава новият специален интегратор. Според ръководството на GİB за специална интеграция интеграторът уведомява Председателството по електронен път за данъчнозадълженото лице, което ще обслужва, а Председателството открива акаунта. Документът за откриване на акаунт носи финансовия печат (mali mühür) както на интегратора, така и вашия. Финансовият печат е ваш; за прехода не е нужно да получавате нов.
След като акаунтът ви бъде открит, в списъка на регистрираните потребители на GİB се появява нов етикет на пощенска кутия (alias). Интеграторите на фирмите, които ви изпращат фактури, обновяват този списък най-късно на всеки час; фактурите започват да пристигат на новия етикет.
Стъпки на прехода: правилната последователност
- Прочетете настоящия договор. В него са записани срокът за предизвестие при прекратяване, оставащите кредити (kontör) и как ще се предадат документите след края на договора.
- Сключете договор с новия интегратор. Цената се уточнява според броя документи, използваните видове документи и връзката с вашия ERP.
- Одобрете документа за откриване на акаунт с вашия финансов печат. Новият интегратор заявява акаунта ви в GİB; новият ви етикет се появява в списъка на регистрираните потребители.
- Изградете и тествайте връзката с ERP или счетоводната програма. Потокът на изходящите и входящите фактури, е-Архив и, ако се ползва, е-Товарителница се изпробва от край до край.
- Вземете всички свои документи от стария интегратор. UBL-TR XML и графичните файлове на изходящите и входящите документи; потвърдете предаването писмено.
- Приключете последния ден в е-Архив. Отчетът за е-Архив е дневен и се изпраща най-късно до края на следващия ден. Отчетът за последния ден, в който сте издавали документи при стария интегратор, се изпраща от стария интегратор.
- Закрийте стария акаунт последен. Според ръководството, когато акаунтът на данъчнозадълженото лице при специален интегратор се закрие, акаунтът му в Портала на GİB се отваря отново. Ако старият акаунт бъде закрит, преди да е открит новият, за известно време се връщате към Портала; затова редът е важен.
План за деня на прехода
| Кога | Какво се прави |
|---|---|
| 30 дни преди прехода | Проверете срока за прекратяване на стария договор и изпратете предизвестието; изберете новия интегратор. |
| 1–2 седмици преди | Нов договор и документ за откриване на акаунт с финансов печат; връзка с ERP и тестови фактури. |
| Денят преди прехода | Експорт на всички документи от стария интегратор и писмено потвърждение за предаването. |
| Денят на прехода | Фактурите се издават от новия интегратор; проверява се новият етикет в списъка на регистрираните потребители. |
| Денят след прехода | Потвърждава се, че старият интегратор е изпратил отчета за е-Архив за последния ден; след това старият акаунт се закрива. |
Смяна на интегратор в края на годината
Тъй като повечето договори са годишни, промените се струпват през декември и януари. Ако преминавате в края на годината, обърнете внимание на три правила:
- Номерът на документа започва отначало през новата година. Номерът на е-документа се състои от 3-знаков код на звено, 4-цифрена година и 9-цифрена поредност; когато годината се смени, поредността започва от 1. Преходът към новия интегратор на 1 януари започва чисто серията на новата година.
- Работата от декември може да се фактурира и през януари. Според съобщението на GİB от 31.12.2020 фактурите за доставки и услуги от последните дни на декември могат да се издадат през януари, при спазване на 7-дневния срок за издаване; кодът на годината се взема от датата на документа.
- Не го оставяйте за 31 декември. Годишното приключване, декларациите и отчетът за е-Архив за последния ден се падат на същите дни. Приключете тестовете през първата половина на декември.
Ще има ли прекъсване?
Не, ако е планирано правилно. Според ръководството на GİB приложението за е-Фактура може да се ползва чрез услуги от повече от един специален интегратор; при всеки интегратор се определя отделен етикет. Така старият акаунт продължава да работи, докато новият се открива и тества. Рискът от прекъсване обикновено идва от две места: закриване на стария акаунт преди новия и пускане на връзката с ERP в работа без тест.
Какво става с фактурите ви при стария интегратор?
Отговорността за съхранението е ваша. Според VUK 509 (Общо съобщение № 509 към турския Закон за данъчната процедура) ползването на услуга за съхранение от интегратор или трето лице не отменя задължението на данъчнозадълженото лице да съхранява и да представя документите, а съхранението се извършва в Турция. Преди прехода вземете от стария интегратор XML и графичните файлове на всички изходящи и входящи документи и потвърдете предаването писмено. Нормално е старият доставчик да затвори достъпа до архива след края на договора; първо да вземете данните е най-критичната стъпка.
Контролен списък за прехода
- Известни са срокът за прекратяване и оставащите кредити по стария договор.
- Новият интегратор е в списъка на GİB.
- Документът за откриване на акаунт е одобрен с финансовия печат и новият етикет се вижда в списъка.
- Връзката с ERP е изпробвана с тестова фактура.
- XML и графичните файлове на старите документи са получени.
- Отчетът за е-Архив за последния ден е изпратен от стария интегратор.
- Старият акаунт е закрит последен.
Често задавани въпроси
Колко време отнема смяната на интегратор?
Акаунтът се открива чрез уведомяване на GİB от новия интегратор. Реалната продължителност зависи от връзката с ERP и тестовете; ако връзката е готова, може да приключи за няколко дни.
Мога ли да сменя интегратора в средата на месеца?
Да. GİB не обвързва промяната с дата. При е-Архив е достатъчно да уточните кой интегратор ще изпрати отчета за деня.
Преминават ли кредитите при стария интегратор към новия?
Не, кредитите са специфични за доставчика. Възстановяването или използването на оставащите кредити зависи от условията на стария ви договор; датата на прехода можете да изберете според оставащите кредити.
Ще се променят ли номерата на документите ми?
Номерът на документа се състои от код на звено, година и поредност. При новия интегратор определяте заедно кода на звеното и поредността; през новата година поредността започва от 1.
Мога ли да използвам двама интегратори едновременно?
Да. Ръководството на GİB посочва, че услуги могат да се ползват от повече от един специален интегратор; при всеки се определя отделен етикет. През преходния период това осигурява безпроблемно предаване.
Трябва ли да подновявам финансовия си печат?
Не. Финансовият печат е ваш; при новия интегратор одобрявате документа за откриване на акаунт със същия печат.
Източници
- Ръководство на GİB за кандидатстване за приложението е-Фактура — преминаване между методите
- Ръководство на GİB за специална интеграция на е-Фактура v1.14 — откриване на акаунт, повече от един интегратор, етикет
- Техническо ръководство на GİB за е-Архив v1.17 — срок на дневния отчет
- Съобщение на GİB от 31.12.2020 — номер на документа и код на годината
Следваща стъпка
В ELPO няма фиксирана месечна такса и такса за въвеждане; кредитите са валидни две години, а съхранението е включено в цената. Всички пакети са на страницата цени на е-Фактура. За критериите за избор вижте ръководството за специалните интегратори, а за обхвата — страницата програма за е-Фактура. Споделете броя документи и датата на прехода и ще изготвим плана заедно: форма за оферта.