טורקיה: איך מחליפים אינטגרטור לחשבונית אלקטרונית

האם אפשר להחליף אינטגרטור?

כן, בכל עת. מדריך הבקשה ל-e-Fatura של GİB (רשות המסים של טורקיה) קובע שנישומים יכולים לשנות את השיטה שבה הם משתמשים "בכל עת, בכפוף לעמידה בתנאים של השיטה הרלוונטית". השינוי אינו קשור לסוף חודש או לסוף שנה; התאריך נבחר לפי החוזה והתוכנית שלכם. החובה שלכם בנושא e-Fatura (חשבונית אלקטרונית), e-Arşiv (חשבונית ארכיון אלקטרוני), e-İrsaliye (תעודת משלוח אלקטרונית) ו-e-Defter (ספרים אלקטרוניים) אינה משתנה; משתנה רק הגוף שמפיק את המסמכים בשמכם ומעביר אותם ל-GİB.

ודאו שהאינטגרטור החדש מופיע ברשימה הרשמית של GİB: רשימת האינטגרטורים המורשים של GİB. את הרשימה, עם העיר ופרטי הקשר, אפשר לראות גם בעמוד רשימת האינטגרטורים המורשים (özel entegratör) שלנו. ELPO Bilişim מופיעה ברשימה זו מאז 2015.

מי מבצע את המעבר?

את הבקשה מגיש האינטגרטור המורשה החדש, לא אתם. לפי מדריך האינטגרציה המורשית של GİB, האינטגרטור מודיע ל-GİB באופן אלקטרוני על הנישום שיקבל שירות, ו-GİB פותחת את החשבון. מסמך פתיחת החשבון נושא את ה-mali mühür (חותמת פיננסית – התעודה האלקטרונית של החברה) של האינטגרטור ושלכם. ה-mali mühür שייכת לכם; אין צורך להוציא חותמת חדשה בגלל המעבר.

לאחר פתיחת החשבון, תווית תיבת דואר חדשה (alias) מופיעה ברשימת המשתמשים הרשומים של GİB. האינטגרטורים של החברות ששולחות לכם חשבוניות מעדכנים רשימה זו לכל המאוחר פעם בשעה; החשבוניות מתחילות להגיע לתווית החדשה.

שלבי המעבר: הסדר הנכון

1. קראו את החוזה הנוכחי. תקופת ההודעה על סיום, יתרת הקרדיטים (kontör) ואופן מסירת המסמכים בסיום החוזה כתובים בו.
2. חתמו על חוזה עם האינטגרטור החדש. המחיר נקבע לפי כמות המסמכים, סוגי המסמכים שבהם אתם משתמשים וחיבור ה-ERP.
3. אשרו את מסמך פתיחת החשבון ב-mali mühür שלכם. האינטגרטור החדש מודיע על חשבונכם ל-GİB; התווית החדשה שלכם מופיעה ברשימת המשתמשים הרשומים.
4. הקימו ובדקו את החיבור לתוכנת ה-ERP או הנהלת החשבונות. זרימת החשבוניות היוצאות והנכנסות, e-Arşiv ו-e-İrsaliye (אם יש) נבדקת מקצה לקצה.
5. קבלו מהאינטגרטור הישן את כל המסמכים שלכם. קובצי UBL-TR XML וקובצי תמונה של המסמכים היוצאים והנכנסים; אשרו בכתב שהמסירה בוצעה.
6. סגרו את היום האחרון של e-Arşiv. דוח e-Arşiv הוא יומי ונשלח לכל המאוחר עד סוף היום שאחריו. הדוח של היום האחרון שבו הנפקתם אצל האינטגרטור הישן נשלח מהאינטגרטור הישן.
7. סגרו את החשבון הישן אחרון. לפי המדריך, כשחשבון אצל אינטגרטור מורשה נסגר, חשבון הפורטל של GİB (GİB Portal) של הנישום נפתח מחדש. אם החשבון הישן נסגר לפני שנפתח החדש, תחזרו לזמן מה לפורטל; לכן הסדר חשוב.

תוכנית יום המעבר

מתי	מה עושים
30 יום לפני המעבר	בדקו את תקופת ההודעה בחוזה הישן ושלחו הודעה; בחרו את האינטגרטור החדש.
שבוע–שבועיים לפני	חוזה חדש ומסמך פתיחת חשבון עם mali mühür; חיבור ERP וחשבוניות בדיקה.
יום לפני המעבר	ייצוא כל המסמכים מהאינטגרטור הישן ואישור כתוב על המסירה.
יום המעבר	החשבוניות מונפקות דרך האינטגרטור החדש; בודקים את התווית החדשה ברשימת המשתמשים הרשומים.
היום שאחרי המעבר	מוודאים שהאינטגרטור הישן שלח את דוח e-Arşiv של היום האחרון; לאחר מכן סוגרים את החשבון הישן.

החלפת אינטגרטור בסוף השנה

מכיוון שרוב החוזים שנתיים, ההחלפות מתרכזות בדצמבר ובינואר. אם אתם עוברים בסוף השנה, שימו לב לשלושה כללים:

• מספר המסמך מתחיל מחדש בשנה החדשה. מספר e-Belge בנוי מקוד יחידה בן 3 תווים, שנה בת 4 ספרות ורצף בן 9 ספרות; כשהשנה מתחלפת הרצף מתחיל מ-1. מעבר לאינטגרטור חדש ב-1 בינואר פותח את סדרת השנה החדשה נקי.
• עבודה של דצמבר אפשר לחייב גם בינואר. לפי הודעת GİB מ-31.12.2020, חשבונית על אספקה ושירותים בימים האחרונים של דצמבר ניתנת להנפקה בינואר, בתנאי שנשמרת תקופת ההנפקה של 7 ימים; קוד השנה נלקח מתאריך המסמך.
• אל תצופפו הכול ל-31 בדצמבר. סגירת סוף השנה, הדוחות לרשות המסים ודוח e-Arşiv של היום האחרון נופלים על אותם ימים. סיימו את הבדיקות במחצית הראשונה של דצמבר.

האם תהיה הפסקה?

בתכנון נכון לא. לפי מדריך GİB, אפשר להשתמש ביישום e-Fatura דרך כמה אינטגרטורים מורשים בו-זמנית; בכל אינטגרטור מוגדרת תווית נפרדת. כך החשבון הישן ממשיך לפעול בזמן שהחשבון החדש נפתח ונבדק. סיכון ההפסקה נובע בדרך כלל משני מקומות: סגירת החשבון הישן לפני החדש, והעלאת חיבור ה-ERP לאוויר בלי בדיקה.

מה קורה לחשבוניות שלכם אצל האינטגרטור הישן?

האחריות לשמירה היא שלכם. לפי חוזר VUK 509 (Vergi Usul Kanunu – חוק סדר המס הטורקי, חוזר מס׳ 509), קבלת שירות שמירה מאינטגרטור או מצד שלישי אינה פוטרת את הנישום מחובת השמירה וההצגה, והשמירה מתבצעת בטורקיה. לפני המעבר קבלו את קובצי ה-XML והתמונה של כל המסמכים היוצאים והנכנסים אצל האינטגרטור הישן ואשרו בכתב שהמסירה בוצעה. מקובל שהספק הישן סוגר את הגישה לארכיון בסיום החוזה; לקבל את הנתונים קודם הוא הצעד הקריטי ביותר.

רשימת בדיקה למעבר

• נבדקו תקופת ההודעה על סיום החוזה הישן ויתרת הקרדיטים.
• האינטגרטור החדש מופיע ברשימת GİB.
• מסמך פתיחת החשבון אושר ב-mali mühür, והתווית החדשה מופיעה ברשימה.
• חיבור ה-ERP נבדק עם חשבונית בדיקה.
• קובצי ה-XML והתמונה של המסמכים הישנים התקבלו.
• דוח e-Arşiv של היום האחרון נשלח מהאינטגרטור הישן.
• החשבון הישן נסגר אחרון.

שאלות נפוצות

כמה זמן נמשכת החלפת אינטגרטור?

פתיחת החשבון מתבצעת בהודעה של האינטגרטור החדש ל-GİB. את משך הזמן העיקרי קובעים חיבור ה-ERP והבדיקות; אם החיבור מוכן, אפשר להשלים תוך כמה ימים.

האם אפשר להחליף אינטגרטור באמצע החודש?

כן. GİB אינה קושרת את השינוי לתאריך. מספיק להבהיר מאיזה אינטגרטור יישלח דוח e-Arşiv של אותו יום.

האם הקרדיטים אצל האינטגרטור הישן עוברים לחדש?

לא, הקרדיטים שייכים לספק. החזר או שימוש ביתרה תלויים בתנאי החוזה הישן; אפשר לבחור את תאריך המעבר לפי היתרה.

האם מספרי המסמכים שלי ישתנו?

מספר המסמך בנוי מקוד יחידה, שנה ורצף. אצל האינטגרטור החדש אתם קובעים יחד את קוד היחידה ואת הרצף; בשנה החדשה הרצף מתחיל מ-1.

האם אפשר להשתמש בשני אינטגרטורים בו-זמנית?

כן. מדריך GİB קובע שאפשר לקבל שירות מכמה אינטגרטורים מורשים; בכל אחד מוגדרת תווית נפרדת. בתקופת המעבר זה מאפשר העברה ללא הפסקה.

האם צריך לחדש את ה-mali mühür?

לא. ה-mali mühür שייכת לכם; אצל האינטגרטור החדש מאשרים את מסמך פתיחת החשבון באותה חותמת.

מקורות

• מדריך הבקשה ליישום e-Fatura של GİB — מעבר בין שיטות
• מדריך האינטגרציה המורשית ל-e-Fatura של GİB v1.14 — פתיחת חשבון, כמה אינטגרטורים, תווית
• המדריך הטכני ל-e-Arşiv של GİB v1.17 — מועד הדוח היומי
• הודעת GİB מ-31.12.2020 — מספר מסמך וקוד שנה

הצעד הבא

ב-ELPO אין דמי מנוי חודשיים קבועים ואין דמי התקנה; הקרדיטים בתוקף שנתיים והאחסון כלול במחיר. כל החבילות בעמוד מחירי e-Fatura. לקריטריוני בחירה עיינו במדריך האינטגרטור המורשה, ולהיקף – בעמוד תוכנת e-Fatura. שתפו את כמות המסמכים ואת תאריך המעבר ונבנה יחד את התוכנית: טופס הצעת מחיר.