Promjena posrednika za e-račun u Turskoj: 6 koraka
Kod planiranog prijelaza nema prekida u izdavanju računa. Prema uputama GİB-a: prvo novi račun, zatim zatvaranje starog. Na kraju godine: e-Arşiv izvješće.
Je li moguće promijeniti integratora?
Da, u bilo kojem trenutku. Upute GİB-a (turske porezne uprave) za prijavu na e-Fatura navode da porezni obveznici mogu promijeniti način koji koriste "u bilo kojem trenutku, uz uvjet da ispune uvjete za dotični način". Promjena nije vezana uz kraj mjeseca ni kraj godine; datum birate prema svom ugovoru i planu. Vaš status obveznika e-Fatura (e-račun), e-Arşiv (e-arhivski račun), e-İrsaliye (e-otpremnica) i e-Defter (e-knjige) ostaje isti; mijenja se samo ustanova koja u vaše ime izrađuje te dokumente i šalje ih GİB-u.
Provjerite je li novi integrator na službenom popisu GİB-a: popis posebnih integratora GİB-a. Popis s gradom i kontaktima možete vidjeti i na našoj stranici popis posebnih integratora (özel entegratör). ELPO Bilişim je na tom popisu od 2015.
Tko provodi prijelaz?
Zahtjev podnosi novi posebni integrator, a ne vi. Prema uputama GİB-a o posebnoj integraciji, integrator elektronički prijavljuje obveznika kojem će pružati uslugu, a račun otvara GİB. Dokument o otvaranju računa nosi mali mühür (financijski pečat, elektronički certifikat tvrtke) i integratora i vaš. Mali mühür pripada vama; za prijelaz ne trebate novi pečat.
Kad se račun otvori, na GİB-ovu popisu registriranih korisnika pojavi se nova oznaka poštanskog sandučića (alias). Integratori tvrtki koje vam šalju račune osvježavaju taj popis najkasnije jednom na sat; računi počinju stizati na novu oznaku.
Koraci prijelaza: ispravan redoslijed
- Pročitajte postojeći ugovor. U njemu piše otkazni rok, preostali kontör (kontör, kreditni paket dokumenata) i način predaje dokumenata po isteku ugovora.
- Sklopite ugovor s novim integratorom. Cijena se određuje prema broju dokumenata, vrstama dokumenata koje koristite i vezi s ERP-om.
- Potvrdite dokument o otvaranju računa svojim mali mühür. Novi integrator prijavljuje vaš račun GİB-u; vaša nova oznaka pojavljuje se na popisu registriranih korisnika.
- Uspostavite vezu s ERP-om ili računovodstvenim programom i testirajte je. Cijeli tijek izlaznih i ulaznih računa, e-Arşiv i, ako ga imate, e-İrsaliye isprobava se od početka do kraja.
- Od starog integratora preuzmite sve svoje dokumente. UBL-TR XML i slikovne datoteke izlaznih i ulaznih dokumenata; predaju potvrdite pisanim putem.
- Zatvorite zadnji dan e-Arşiv-a. E-Arşiv izvješće je dnevno i šalje se najkasnije do kraja idućeg dana. Izvješće za zadnji dan u kojem ste izdavali račune preko starog integratora šalje stari integrator.
- Stari račun zatvorite zadnji. Prema uputama, obvezniku čiji se račun kod posebnog integratora zatvori ponovno se otvara račun na GİB Portalu. Ako se stari račun zatvori prije otvaranja novog, neko ćete se vrijeme vratiti na Portal; zato je redoslijed važan.
Plan za dan prijelaza
| Kada | Što se radi |
|---|---|
| 30 dana prije prijelaza | Provjerite otkazni rok starog ugovora i pošaljite obavijest; odaberite novog integratora. |
| 1–2 tjedna prije | Novi ugovor i dokument o otvaranju računa potvrđen mali mühür; veza s ERP-om i probni računi. |
| Dan prije prijelaza | Izvoz svih dokumenata od starog integratora i pisana potvrda predaje. |
| Dan prijelaza | Računi se izdaju preko novog integratora; na popisu registriranih korisnika provjerava se nova oznaka. |
| Dan nakon prijelaza | Potvrdite da je stari integrator poslao e-Arşiv izvješće za zadnji dan; zatim zatvorite stari račun. |
Promjena integratora na kraju godine
Budući da je većina ugovora godišnja, promjene se gomilaju u prosincu i siječnju. Ako prelazite na kraju godine, pazite na tri pravila:
- Broj dokumenta u novoj godini počinje ispočetka. Broj e-Belge sastoji se od 3-znamenkastog koda jedinice, 4-znamenkaste godine i 9-znamenkastog slijeda; kad se godina promijeni, slijed počinje od 1. Prijelaz na novog integratora 1. siječnja čisto otvara seriju nove godine.
- Prosinački posao može se fakturirati i u siječnju. Prema obavijesti GİB-a od 31.12.2020., račun za isporuke i usluge iz posljednjih dana prosinca može se izdati u siječnju uz poštovanje roka izdavanja od 7 dana; oznaka godine preuzima se iz datuma dokumenta.
- Ne gurajte sve na 31. prosinca. Godišnje zatvaranje, prijave i e-Arşiv izvješće za zadnji dan padaju na iste dane. Testove završite u prvoj polovici prosinca.
Hoće li doći do prekida?
Uz pravilno planiranje ne. Prema uputama GİB-a, e-Fatura se može koristiti uz usluge više posebnih integratora; kod svakog se definira zasebna oznaka. Tako stari račun nastavlja raditi dok se novi otvara i testira. Rizik od prekida obično dolazi s dva mjesta: zatvaranje starog računa prije novog i puštanje veze s ERP-om u rad bez testiranja.
Što je sa starim računima kod prethodnog integratora?
Odgovornost za čuvanje je vaša. Prema VUK 509 (Vergi Usul Kanunu, turski zakon o poreznom postupku; tebliğ br. 509), uzimanje usluge pohrane od integratora ili treće osobe ne ukida obvezu obveznika da dokumente čuva i na zahtjev pokaže, a pohrana se obavlja u Turskoj. Prije prijelaza preuzmite XML i slikovne datoteke svih izlaznih i ulaznih dokumenata kod starog integratora i pisano potvrdite predaju. Uobičajeno je da stari pružatelj po isteku ugovora zatvori pristup arhivi; preuzeti podatke prije toga najvažniji je korak.
Kontrolni popis za prijelaz
- Saznali smo otkazni rok starog ugovora i preostali kontör.
- Novi integrator je na popisu GİB-a.
- Dokument o otvaranju računa potvrđen je mali mühür, nova oznaka vidi se na popisu.
- Veza s ERP-om isprobana je probnim računom.
- XML i slikovne datoteke starih dokumenata preuzete su.
- E-Arşiv izvješće za zadnji dan poslao je stari integrator.
- Stari račun zatvoren je zadnji.
Česta pitanja
Koliko traje promjena integratora?
Račun se otvara prijavom novog integratora GİB-u. Glavno vrijeme određuju veza s ERP-om i testovi; ako je veza spremna, može se završiti za nekoliko dana.
Mogu li promijeniti integratora usred mjeseca?
Da. GİB promjenu ne veže uz datum. Kod e-Arşiv-a dovoljno je razjasniti preko kojeg integratora ide izvješće tog dana.
Prelazi li kontör sa starog integratora na novog?
Ne, kontör je vezan uz pružatelja. Povrat ili korištenje preostalog kontöra ovisi o uvjetima starog ugovora; datum prijelaza možete odabrati prema preostalom kontöru.
Mijenjaju li se moji brojevi dokumenata?
Broj dokumenta sastoji se od koda jedinice, godine i slijeda. Kod novog integratora zajedno određujete kod jedinice i slijed; u novoj godini slijed počinje od 1.
Mogu li istodobno koristiti dva integratora?
Da. Upute GİB-a navode da se usluga može uzeti od više posebnih integratora; kod svakog se definira zasebna oznaka. U razdoblju prijelaza to omogućuje primopredaju bez prekida.
Moram li obnoviti mali mühür?
Ne. Mali mühür pripada vama; kod novog integratora dokument o otvaranju računa potvrđujete istim pečatom.
Izvori
- Upute GİB-a za prijavu na e-Fatura — prijelaz između načina
- GİB e-Fatura vodič za posebnu integraciju v1.14 — otvaranje računa, više integratora, oznaka
- GİB e-Arşiv tehnički vodič v1.17 — rok dnevnog izvješća
- GİB obavijest od 31.12.2020. — broj dokumenta i oznaka godine
Sljedeći korak
U ELPO-u nema fiksne mjesečne naknade ni naknade za postavljanje; kontör vrijedi dvije godine, a pohrana je uključena u cijenu. Svi paketi nalaze se na stranici cijene e-Fatura. Za kriterije odabira pogledajte vodič o posebnom integratoru, a za opseg stranicu program za e-Fatura. Podijelite broj dokumenata i datum prijelaza pa zajedno izradimo plan: obrazac za ponudu.