Van e-Factuur-integrator wisselen in Turkije: zo werkt het

Kunt u van integrator wisselen?

Ja, op elk moment. De aanvraaghandleiding voor e-Fatura van de GİB (de Turkse belastingdienst) vermeldt dat belastingplichtigen de methode die ze gebruiken "op elk moment kunnen wijzigen, mits ze voldoen aan de voorwaarden van de betreffende methode". De wissel is niet gebonden aan het einde van de maand of het jaar; u kiest de datum op basis van uw contract en planning. Uw verplichtingen voor e-Fatura (e-factuur), e-Arşiv (e-archieffactuur), e-İrsaliye (e-vrachtbrief) en e-Defter (e-grootboek) veranderen niet; alleen de instelling die deze documenten namens u opmaakt en aan de GİB doorgeeft wisselt.

Controleer of de nieuwe integrator op de officiële lijst van de GİB staat: GİB-lijst van speciale integrators. De lijst met plaats en contactgegevens vindt u ook op onze pagina lijst van speciale integrators (özel entegratör). ELPO Bilişim staat sinds 2015 op deze lijst.

Wie voert de overstap uit?

De aanvraag wordt niet door u, maar door de nieuwe speciale integrator ingediend. Volgens de GİB-handleiding voor speciale integratie meldt de integrator de belastingplichtige die hij gaat bedienen elektronisch bij de GİB, en opent de GİB het account. Het document voor het openen van het account draagt het mali mühür (fiscaal zegel, het elektronische certificaat van het bedrijf) van zowel de integrator als van u. Het mali mühür is van u; voor de overstap hoeft u geen nieuw zegel aan te schaffen.

Zodra het account is geopend, verschijnt in de lijst van geregistreerde gebruikers van de GİB een nieuw postvaklabel (alias). De integrators van de bedrijven die u facturen sturen werken deze lijst uiterlijk elk uur bij; facturen komen dan op het nieuwe label binnen.

Stappen van de overstap: de juiste volgorde

Lees het lopende contract. De opzegtermijn, de resterende kontör (kontör, documenttegoeden) en de manier waarop documenten bij het einde van het contract worden overgedragen staan hierin.
Sluit een contract met de nieuwe integrator. De prijs wordt bepaald op basis van het aantal documenten, de documenttypen die u gebruikt en de ERP-koppeling.
Bevestig het document voor het openen van het account met uw mali mühür. De nieuwe integrator meldt uw account bij de GİB; uw nieuwe label verschijnt in de lijst van geregistreerde gebruikers.
Richt de koppeling met het ERP- of boekhoudprogramma in en test die. De stroom van uitgaande en inkomende facturen, e-Arşiv en, indien aanwezig, e-İrsaliye wordt van begin tot eind doorlopen.
Haal al uw documenten op bij de oude integrator. De UBL-TR XML- en beeldbestanden van uitgaande en inkomende documenten; laat de overdracht schriftelijk bevestigen.
Sluit de laatste dag van e-Arşiv af. Het e-Arşiv-rapport is een dagrapport en wordt uiterlijk aan het einde van de volgende dag verzonden. Het rapport van de laatste dag waarop u via de oude integrator hebt gefactureerd, wordt door de oude integrator verstuurd.
Sluit het oude account als laatste af. Volgens de handleiding wordt het GİB Portal-account van de belastingplichtige weer geopend wanneer zijn account bij de speciale integrator wordt gesloten. Wordt het oude account gesloten voordat het nieuwe is geopend, dan zit u een tijdje weer op het Portal; daarom is de volgorde belangrijk.

Plan voor de overgangsdag

Wanneer	Wat gebeurt er
30 dagen vóór de overstap	Controleer de opzegtermijn van het oude contract en verstuur de opzegging; kies de nieuwe integrator.
1–2 weken eerder	Nieuw contract en met mali mühür bevestigd document voor het openen van het account; ERP-koppeling en testfacturen.
De dag vóór de overstap	Export van alle documenten bij de oude integrator en schriftelijke bevestiging van de overdracht.
Overgangsdag	Facturen worden via de nieuwe integrator uitgegeven; het nieuwe label wordt gecontroleerd in de lijst van geregistreerde gebruikers.
De dag na de overstap	Controleer of de oude integrator het e-Arşiv-rapport van de laatste dag heeft verzonden; sluit daarna het oude account.

Wisselen van integrator aan het jaareinde

Omdat de meeste contracten jaarcontracten zijn, concentreren wissels zich in december en januari. Stapt u aan het jaareinde over, let dan op drie regels:

Het documentnummer begint in het nieuwe jaar opnieuw. Een e-Belge-nummer bestaat uit een eenheidscode van 3 tekens, een jaartal van 4 cijfers en een volgnummer van 9 cijfers; bij de jaarwisseling begint het volgnummer weer bij 1. Overstappen naar een nieuwe integrator op 1 januari start de reeks van het nieuwe jaar schoon.
Werk uit december mag ook in januari worden gefactureerd. Volgens de mededeling van de GİB van 31.12.2020 mag de factuur voor leveringen en diensten uit de laatste dagen van december in januari worden opgemaakt, mits de uitgiftetermijn van 7 dagen wordt gehaald; de jaarcode wordt uit de documentdatum afgeleid.
Prop niet alles op 31 december. De jaarafsluiting, de aangiften en het e-Arşiv-rapport van de laatste dag vallen op dezelfde dagen. Rond de tests af in de eerste helft van december.

Valt er een onderbreking?

Bij goede planning niet. Volgens de GİB-handleiding kan e-Fatura worden gebruikt met diensten van meerdere speciale integrators; bij elke integrator wordt een apart label vastgelegd. Zo blijft het oude account werken terwijl het nieuwe wordt geopend en getest. Het risico op een onderbreking ontstaat meestal op twee punten: het oude account wordt eerder gesloten dan het nieuwe, en de ERP-koppeling gaat zonder test live.

Wat gebeurt er met uw facturen bij de oude integrator?

De verantwoordelijkheid voor de bewaring blijft bij u. Volgens VUK 509 (Vergi Usul Kanunu, de Turkse belastingprocedurewet; mededeling nr. 509) ontslaat een bewaardienst van een integrator of derde de belastingplichtige niet van zijn bewaar- en overlegplicht, en vindt de bewaring plaats in Turkije. Haal vóór de overstap de XML- en beeldbestanden van alle uitgaande en inkomende documenten bij de oude integrator op en laat de overdracht schriftelijk bevestigen. Het is gebruikelijk dat de oude aanbieder na afloop van het contract de toegang tot het archief sluit; eerst de gegevens ophalen is de belangrijkste stap.

Controlelijst voor de overstap

Opzegtermijn van het oude contract en resterende kontör zijn bekend.
De nieuwe integrator staat op de GİB-lijst.
Het document voor het openen van het account is met mali mühür bevestigd en het nieuwe label staat in de lijst.
De ERP-koppeling is met een testfactuur uitgeprobeerd.
De XML- en beeldbestanden van de oude documenten zijn ontvangen.
Het e-Arşiv-rapport van de laatste dag is via de oude integrator verzonden.
Het oude account is als laatste gesloten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het wisselen van integrator?

Het account wordt geopend doordat de nieuwe integrator het bij de GİB meldt. De doorlooptijd wordt vooral bepaald door de ERP-koppeling en de tests; is de koppeling klaar, dan kan het binnen enkele dagen zijn afgerond.

Kan ik halverwege de maand van integrator wisselen?

Ja. De GİB bindt de wissel niet aan een datum. Bij e-Arşiv volstaat het om vast te leggen via welke integrator het rapport van die dag gaat.

Gaan de kontör van de oude integrator over naar de nieuwe?

Nee, kontör zijn aan de aanbieder gebonden. Terugbetaling of gebruik van resterende kontör hangt af van de voorwaarden van uw oude contract; u kunt de overstapdatum op de resterende kontör afstemmen.

Veranderen mijn documentnummers?

Het documentnummer bestaat uit eenheidscode, jaar en volgnummer. Bij de nieuwe integrator bepaalt u eenheidscode en reeks samen; in het nieuwe jaar begint de reeks bij 1.

Kan ik twee integrators tegelijk gebruiken?

Ja. De GİB-handleiding vermeldt dat diensten van meerdere speciale integrators kunnen worden afgenomen; bij elke integrator wordt een apart label vastgelegd. In de overgangsperiode maakt dit een overdracht zonder onderbreking mogelijk.

Moet ik mijn mali mühür vernieuwen?

Nee. Het mali mühür is van u; bij de nieuwe integrator bevestigt u het document voor het openen van het account met hetzelfde zegel.

Bronnen

GİB-aanvraaghandleiding e-Fatura-toepassing — overstap tussen methoden
GİB e-Fatura-handleiding speciale integratie v1.14 — account openen, meerdere integrators, label
GİB e-Arşiv technische handleiding v1.17 — termijn van het dagrapport
GİB-mededeling van 31.12.2020 — documentnummer en jaarcode

Volgende stap

Bij ELPO zijn er geen vaste maandkosten en geen installatiekosten; kontör zijn twee jaar geldig en de bewaring is in de prijs inbegrepen. Alle pakketten staan op de pagina e-Fatura-prijzen. Voor selectiecriteria raadpleegt u de gids over de speciale integrator, voor de reikwijdte de pagina e-Fatura-programma. Deel uw aantal documenten en de overstapdatum, dan maken we samen het plan: offerteformulier.

Taal