Bytte av e-faktura-integrator i Tyrkia: 6 steg
Et planlagt bytte stopper ikke faktureringen. Ifølge GİB: først den nye kontoen, så stenging av den gamle. Ved årsskiftet: e-Arşiv-rapport.
Er det mulig å bytte integrator?
Ja, når som helst. GİBs søknadsveiledning for e-Fatura sier at skattytere «når som helst» kan bytte metode, forutsatt at de oppfyller vilkårene for den aktuelle metoden. Byttet er ikke knyttet til månedsskifte eller årsskifte; datoen velges ut fra avtalen og planen deres. Plikten deres knyttet til e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye og e-Defter endres ikke; det eneste som endres, er instansen som oppretter disse dokumentene på deres vegne og sender dem til GİB (den tyrkiske skatteforvaltningen).
Kontroller at den nye integratoren står på GİBs offisielle liste: GİBs liste over særskilte integratorer. Listen med by og kontaktinformasjon finner dere også på siden vår liste over særskilte integratorer. ELPO Bilişim har stått på denne listen siden 2015.
Hvem gjennomfører byttet?
Det er ikke dere som sender søknaden, men den nye særskilte integratoren (özel entegratör). Ifølge GİBs veiledning for særskilt integrasjon melder integratoren skattyteren den skal betjene, til forvaltningen elektronisk, og det er forvaltningen som åpner kontoen. Dokumentet om kontoåpning bærer både integratorens og deres finansielle segl (mali mühür). Det finansielle seglet tilhører dere; dere trenger ikke å skaffe nytt segl ved byttet.
Når kontoen er åpnet, dukker det opp en ny postboksetikett (alias) i GİBs liste over registrerte brukere. Integratorene til firmaene som sender dere fakturaer, oppdaterer denne listen minst én gang i timen; fakturaene begynner da å komme inn på den nye etiketten.
Stegene i byttet: riktig rekkefølge
- Les den nåværende avtalen. Her står oppsigelsesfristen, gjenværende kreditter og hvordan dokumentene leveres ut når avtalen opphører.
- Inngå avtale med den nye integratoren. Prisen fastsettes ut fra dokumentmengden, dokumenttypene dere bruker og ERP-tilkoblingen.
- Godkjenn dokumentet om kontoåpning med det finansielle seglet deres. Den nye integratoren melder kontoen til GİB; den nye etiketten dukker opp i listen over registrerte brukere.
- Sett opp tilkoblingen til ERP- eller regnskapsprogrammet og test den. Flyten for utgående og inngående faktura, e-Arşiv og eventuelt e-İrsaliye testes fra ende til ende.
- Hent alle dokumentene deres fra den gamle integratoren. UBL-TR XML-filer og visningsfiler for utgående og inngående dokumenter; få skriftlig bekreftelse på utleveringen.
- Avslutt den siste dagen i e-Arşiv. e-Arşiv-rapporten er daglig og sendes senest ved utgangen av påfølgende dag. Rapporten for den siste dagen dere utstedte fakturaer hos den gamle integratoren, sendes av den gamle integratoren.
- Steng den gamle kontoen til slutt. Ifølge veiledningen blir GİB Portal-kontoen til en skattyter som får den særskilte integratorkontoen stengt, åpnet på nytt. Hvis den gamle kontoen stenges før den nye er åpnet, havner dere en tid på Portal; derfor er rekkefølgen viktig.
Plan for byttedagen
| Når | Hva gjøres |
|---|---|
| 30 dager før byttet | Kontroller oppsigelsesfristen i den gamle avtalen og send oppsigelsen; velg ny integrator. |
| 1–2 uker før | Ny avtale og dokument om kontoåpning med finansielt segl; ERP-tilkobling og testfakturaer. |
| Dagen før byttet | Eksport av alle dokumenter fra den gamle integratoren og skriftlig bekreftelse på utleveringen. |
| Byttedagen | Fakturaene utstedes fra den nye integratoren; kontroller den nye etiketten i listen over registrerte brukere. |
| Dagen etter byttet | Bekreft at den gamle integratoren har sendt e-Arşiv-rapporten for siste dag; steng deretter den gamle kontoen. |
Bytte av integrator ved årsskiftet
Siden de fleste avtaler er årsavtaler, samler byttene seg i desember og januar. Hvis dere skal bytte ved årsskiftet, bør dere følge tre regler:
- Dokumentnummeret begynner på nytt i det nye året. e-Belge-nummeret består av en enhetskode på 3 tegn, årstall med 4 sifre og et løpenummer med 9 sifre; når året skifter, begynner løpenummeret på 1. Å bytte til den nye integratoren 1. januar gir en ren start på det nye årets serie.
- Desemberarbeid kan også faktureres i januar. Ifølge GİBs kunngjøring av 31.12.2020 kan fakturaen for leveranser og tjenester de siste dagene i desember utstedes i januar, forutsatt at utstedelsesfristen på 7 dager overholdes; årskoden hentes fra dokumentdatoen.
- Ikke press byttet inn på 31. desember. Årsavslutning, selvangivelse og e-Arşiv-rapporten for siste dag faller på de samme dagene. Fullfør testene i første halvdel av desember.
Blir det noe avbrudd?
Ikke hvis det er planlagt riktig. Ifølge GİBs veiledning kan e-Fatura-systemet brukes med tjenester fra flere særskilte integratorer; det defineres en egen etikett hos hver integrator. Slik kan den gamle kontoen fortsette å virke mens den nye kontoen åpnes og testes. Risikoen for avbrudd kommer som regel fra to steder: at den gamle kontoen stenges før den nye, og at ERP-tilkoblingen settes i drift uten test.
Hva skjer med fakturaene deres hos den gamle integratoren?
Ansvaret for oppbevaringen ligger hos dere. Ifølge VUK-tolkningen nr. 509 (skatteprosessloven, Vergi Usul Kanunu) fjerner det ikke skattyterens plikt til å oppbevare og fremlegge dokumentene at man kjøper oppbevaringstjeneste av integratoren eller en tredjepart, og oppbevaringen skal skje i Tyrkia. Hent før byttet XML-filene og visningsfilene for alle utgående og inngående dokumenter hos den gamle integratoren, og få skriftlig bekreftelse på utleveringen. Det er vanlig at den gamle leverandøren stenger tilgangen til arkivet når avtalen er avsluttet; å få ut dataene først er det mest kritiske steget.
Sjekkliste for byttet
- Oppsigelsesfristen i den gamle avtalen og gjenværende kreditter er kartlagt.
- Den nye integratoren står på GİBs liste.
- Dokumentet om kontoåpning er godkjent med finansielt segl, og den nye etiketten er synlig i listen.
- ERP-tilkoblingen er prøvd med en testfaktura.
- XML-filene og visningsfilene for de gamle dokumentene er mottatt.
- e-Arşiv-rapporten for siste dag er sendt av den gamle integratoren.
- Den gamle kontoen er stengt til slutt.
Vanlige spørsmål
Hvor lang tid tar det å bytte integrator?
Kontoen åpnes ved at den nye integratoren melder den til GİB. Det som avgjør tiden, er ERP-tilkoblingen og testene; er tilkoblingen klar, kan det gjøres på noen dager.
Kan jeg bytte integrator midt i måneden?
Ja. GİB knytter ikke byttet til en bestemt dato. I e-Arşiv er det nok at dere avklarer hvilken integrator som sender rapporten for dagen.
Overføres kredittene hos den gamle integratoren til den nye?
Nei, kreditter er knyttet til leverandøren. Refusjon eller bruk av gjenværende kreditter avhenger av vilkårene i den gamle avtalen; dere kan velge byttedato ut fra gjenværende kreditter.
Endres dokumentnumrene mine?
Dokumentnummeret består av enhetskode, år og løpenummer. Hos den nye integratoren fastsetter dere enhetskoden og løpenummeret sammen; i det nye året begynner løpenummeret på 1.
Kan jeg bruke to integratorer samtidig?
Ja. GİBs veiledning sier at man kan bruke tjenester fra flere særskilte integratorer; det defineres en egen etikett hos hver integrator. I overgangsperioden gir dette et overlappende bytte uten avbrudd.
Må jeg fornye det finansielle seglet?
Nei. Det finansielle seglet tilhører dere; hos den nye integratoren godkjenner dere dokumentet om kontoåpning med det samme seglet.
Kilder
- GİBs søknadsveiledning for e-Fatura-systemet — bytte mellom metoder
- GİBs veiledning for særskilt integrasjon i e-Fatura v1.14 — kontoåpning, flere integratorer, etikett
- GİBs tekniske veiledning for e-Arşiv v1.17 — frist for daglig rapport
- GİBs kunngjøring av 31.12.2020 — dokumentnummer og årskode
Neste steg
Hos ELPO er det ingen fast månedsavgift og intet etableringsgebyr; kredittene er gyldige i to år, og lagring er inkludert i prisen. Alle pakkene finnes på siden priser for e-Fatura. For utvelgelseskriterier, se veiledningen om særskilte integratorer (på tyrkisk), og for omfanget siden e-Fatura-programmet. Fortell oss dokumentmengden og byttedatoen, så lager vi planen sammen: tilbudsskjema.