Kako promijeniti integratora za e-fakturu u Turskoj
Planirani prelazak ne prekida izdavanje faktura. Redoslijed prema vodičima GİB-a: prvo novi račun, zatim zatvaranje starog. Krajem godine: e-Arşiv.
Je li moguće promijeniti integratora?
Da, u bilo koje vrijeme. Vodič za prijavu za e-Fatura koji izdaje GİB (turska porezna uprava) navodi da porezni obveznici mogu promijeniti metodu koju koriste „u bilo kojem trenutku, pod uvjetom da ispune uvjete odgovarajuće metode“. Promjena nije vezana za kraj mjeseca ili kraj godine; datum birate prema svom ugovoru i planu. Vaš status obveznika e-Fature, e-Arşiv-a, e-İrsaliye i e-Defter ne mijenja se; mijenja se samo ustanova koja ove dokumente izrađuje u vaše ime i šalje ih GİB-u.
Provjerite je li novi integrator na službenom popisu GİB-a: GİB-ov popis specijalnih integratora (özel entegratör). Popis s gradom i kontakt podacima možete vidjeti i na našoj stranici popis specijalnih integratora. ELPO Bilişim je na ovom popisu od 2015. godine.
Ko obavlja prelazak?
Ne vi: zahtjev podnosi novi specijalni integrator. Prema GİB-ovom vodiču za specijalnu integraciju, integrator elektronski obavještava Upravu o obvezniku kojem će pružati usluge, a račun otvara Uprava. Dokument o otvaranju računa nosi finansijski pečat (mali mühür) i integratora i vaš. Finansijski pečat pripada vama; za prelazak vam ne treba novi.
Kad vam se račun otvori, na GİB-ovoj listi registrovanih korisnika pojavljuje se nova oznaka poštanskog sandučeta (alias). Integratori firmi koje vam šalju fakture ažuriraju ovu listu najkasnije jednom na sat; fakture tada počinju stizati na novu oznaku.
Koraci prelaska: pravilan redoslijed
- Pročitajte postojeći ugovor. U njemu su otkazni rok, preostali krediti (kontör) i način predaje dokumenata po isteku ugovora.
- Zaključite ugovor s novim integratorom. Cijena se utvrđuje prema broju dokumenata, vrstama dokumenata koje koristite i vezi s vašim ERP-om.
- Odobrite dokument o otvaranju računa svojim finansijskim pečatom. Novi integrator prijavljuje vaš račun GİB-u; vaša nova oznaka pojavljuje se na listi registrovanih korisnika.
- Uspostavite i testirajte vezu s ERP-om ili računovodstvenim programom. Tok izlaznih i ulaznih faktura, e-Arşiv i, ako se koristi, e-İrsaliye isprobavaju se od početka do kraja.
- Preuzmite sve svoje dokumente od starog integratora. UBL-TR XML i slikovne datoteke izlaznih i ulaznih dokumenata; predaju potvrdite pisanim putem.
- Zatvorite posljednji dan e-Arşiv-a. Izvještaj e-Arşiv je dnevni i šalje se najkasnije do kraja sljedećeg dana. Izvještaj za posljednji dan u kojem ste izdavali dokumente kod starog integratora šalje stari integrator.
- Stari račun zatvorite posljednji. Prema vodiču, kad se račun obveznika kod specijalnog integratora zatvori, ponovo se otvara njegov račun na GİB Portalu. Ako se stari račun zatvori prije nego što se otvori novi, nakratko ste vraćeni na Portal; zato je redoslijed važan.
Plan za dan prelaska
| Kada | Šta se radi |
|---|---|
| 30 dana prije prelaska | Provjerite otkazni rok starog ugovora i pošaljite obavijest; odaberite novog integratora. |
| 1–2 sedmice prije | Novi ugovor i dokument o otvaranju računa s finansijskim pečatom; veza s ERP-om i probne fakture. |
| Dan prije prelaska | Izvoz svih dokumenata od starog integratora i pisana potvrda predaje. |
| Dan prelaska | Fakture se izdaju preko novog integratora; provjerava se nova oznaka na listi registrovanih korisnika. |
| Dan nakon prelaska | Potvrđuje se da je stari integrator poslao e-Arşiv izvještaj za posljednji dan; zatim se zatvara stari račun. |
Promjena integratora krajem godine
Pošto je većina ugovora godišnja, promjene se gomilaju u decembru i januaru. Ako prelazite krajem godine, pazite na tri pravila:
- Broj dokumenta u novoj godini počinje iznova. Broj e-dokumenta sastoji se od troznamenkastog koda jedinice, četverocifrene godine i devetocifrenog rednog broja; kad se godina promijeni, redni broj počinje od 1. Prelazak na novog integratora 1. januara čisto započinje seriju nove godine.
- Posao iz decembra može se fakturisati i u januaru. Prema GİB-ovoj obavijesti od 31.12.2020, fakture za isporuke i usluge iz posljednjih dana decembra mogu se izdati u januaru, uz poštovanje sedmodnevnog roka za izdavanje; šifra godine uzima se iz datuma dokumenta.
- Ne stiskajte prelazak na 31. decembar. Godišnje zaključivanje, prijave i izvještaj e-Arşiv za posljednji dan padaju na iste dane. Testove završite u prvoj polovini decembra.
Hoće li doći do prekida?
Ne, ako se pravilno planira. Prema GİB-ovom vodiču, aplikacija e-Fatura može se koristiti uz usluge više specijalnih integratora; kod svakog integratora definira se zasebna oznaka. Tako stari račun nastavlja raditi dok se novi otvara i testira. Rizik od prekida obično dolazi s dva mjesta: zatvaranje starog računa prije novog i puštanje ERP veze u rad bez testiranja.
Šta se dešava s vašim fakturama kod starog integratora?
Odgovornost za čuvanje je vaša. Prema VUK 509 (Opće saopćenje br. 509 uz turski Zakon o poreznom postupku), korištenje usluge čuvanja kod integratora ili treće strane ne ukida obvezu poreznog obveznika da dokumente čuva i predoči, a čuvanje se obavlja u Turskoj. Prije prelaska od starog integratora preuzmite XML i slikovne datoteke svih izlaznih i ulaznih dokumenata i predaju potvrdite pisanim putem. Uobičajeno je da stari pružalac zatvori pristup arhivi po isteku ugovora; prvo preuzeti podatke najkritičniji je korak.
Kontrolna lista za prelazak
- Poznati su otkazni rok i preostali krediti starog ugovora.
- Novi integrator je na GİB-ovom popisu.
- Dokument o otvaranju računa odobren je finansijskim pečatom i nova oznaka vidi se na listi.
- ERP veza isprobana je probnom fakturom.
- Preuzete su XML i slikovne datoteke starih dokumenata.
- E-Arşiv izvještaj za posljednji dan poslao je stari integrator.
- Stari račun zatvoren je posljednji.
Često postavljana pitanja
Koliko traje promjena integratora?
Račun se otvara tako što novi integrator obavijesti GİB. Stvarno trajanje određuju ERP veza i testovi; ako je veza spremna, može se završiti za nekoliko dana.
Mogu li promijeniti integratora usred mjeseca?
Da. GİB promjenu ne vezuje za datum. Kod e-Arşiv-a dovoljno je razjasniti koji integrator šalje izvještaj za taj dan.
Prelaze li krediti kod starog integratora na novog?
Ne, krediti su specifični za pružaoca usluge. Povrat ili korištenje preostalih kredita zavisi od uvjeta vašeg starog ugovora; datum prelaska možete odabrati prema preostalim kreditima.
Hoće li se promijeniti moji brojevi dokumenata?
Broj dokumenta sastoji se od koda jedinice, godine i rednog broja. Kod novog integratora zajedno određujete kod jedinice i redni broj; u novoj godini redni broj počinje od 1.
Mogu li koristiti dva integratora istovremeno?
Da. GİB-ov vodič navodi da se usluge mogu primati od više specijalnih integratora; kod svakog se definira zasebna oznaka. U prijelaznom razdoblju to omogućava predaju bez prekida.
Moram li obnoviti finansijski pečat?
Ne. Finansijski pečat pripada vama; kod novog integratora dokument o otvaranju računa odobravate istim pečatom.
Izvori
- GİB-ov vodič za prijavu aplikacije e-Fatura — prelazak između metoda
- GİB-ov vodič za specijalnu integraciju e-Fature v1.14 — otvaranje računa, više integratora, oznaka
- GİB-ov tehnički vodič za e-Arşiv v1.17 — rok za dnevni izvještaj
- GİB-ova obavijest od 31.12.2020 — broj dokumenta i šifra godine
Sljedeći korak
U ELPO-u nema fiksne mjesečne naknade ni naknade za uspostavu; krediti vrijede dvije godine, a čuvanje je uključeno u cijenu. Svi paketi su na stranici cijene e-Fature. Za kriterije izbora pogledajte vodič o specijalnim integratorima, a za opseg stranicu program e-Fatura. Podijelite broj dokumenata i datum prelaska pa ćemo zajedno napraviti plan: obrazac za ponudu.