Byta e-fakturaintegratör i Turkiet: så går det till

Går det att byta integratör?

Ja, när som helst. GİB:s (den turkiska skatteförvaltningens) ansökningsguide för e-Fatura (e-faktura) anger att skattebetalare "när som helst" får byta metod, förutsatt att villkoren för den aktuella metoden uppfylls. Bytet är inte knutet till månadsskifte eller årsskifte; datumet väljs utifrån ert avtal och er plan. Er skyldighet för e-Fatura, e-Arşiv (e-arkivfaktura), e-İrsaliye (e-följesedel) och e-Defter (e-bok) ändras inte; det enda som ändras är den aktör som skapar dessa dokument för er räkning och skickar dem till GİB.

Kontrollera att den nya integratören finns på GİB:s officiella lista: GİB:s lista över särskilda integratörer. Listan med ort och kontaktuppgifter finns också på vår sida lista över särskilda integratörer. ELPO Bilişim har funnits på listan sedan 2015.

Vem genomför bytet?

Det är den nya särskilda integratören (özel entegratör) som gör ansökan, inte ni. Enligt GİB:s guide för särskild integration anmäler integratören elektroniskt till förvaltningen vilken skattebetalare den ska tjäna, och det är förvaltningen som öppnar kontot. Dokumentet för kontoöppning bär både integratörens och ert finansiella sigill (mali mühür). Sigillet tillhör er; ni behöver inte skaffa ett nytt vid bytet.

När kontot är öppnat syns en ny postlådeetikett (alias) i GİB:s lista över registrerade användare. Integratörerna hos de företag som fakturerar er uppdaterar listan senast en gång i timmen, och fakturorna börjar komma in på den nya etiketten.

Stegen i bytet: rätt ordning

Läs ert nuvarande avtal. Där står uppsägningstiden, kvarvarande krediter (kontör) och hur dokumenten lämnas ut när avtalet upphör.
Teckna avtal med den nya integratören. Priset fastställs utifrån dokumentvolym, de dokumenttyper ni använder och ERP-kopplingen.
Bekräfta dokumentet för kontoöppning med ert finansiella sigill. Den nya integratören anmäler ert konto till GİB, och er nya etikett syns i listan över registrerade användare.
Sätt upp och testa kopplingen till ERP- eller bokföringsprogrammet. Flödet för utgående och inkommande fakturor, e-Arşiv och eventuell e-İrsaliye testas från början till slut.
Hämta alla era dokument från den gamla integratören. UBL-TR XML-filer och visningsfiler för utgående och inkommande dokument; få mottagandet bekräftat skriftligt.
Stäng den sista e-Arşiv-dagen. E-Arşiv-rapporten är daglig och skickas senast vid utgången av dagen efter. Rapporten för den sista dagen ni fakturerade hos den gamla integratören skickas av den gamla integratören.
Stäng det gamla kontot sist. Enligt guiden öppnas GİB-portalkontot på nytt för en skattebetalare vars konto hos en särskild integratör stängs. Om det gamla kontot stängs innan det nya är öppnat hamnar ni en tid på portalen; därför är ordningen viktig.

Plan för bytesdagen

När	Vad görs
30 dagar före bytet	Kontrollera uppsägningstiden i det gamla avtalet och skicka uppsägningen; välj den nya integratören.
1–2 veckor före	Nytt avtal och dokument för kontoöppning med finansiellt sigill; ERP-koppling och testfakturor.
Dagen före bytet	Export av alla dokument från den gamla integratören och skriftlig bekräftelse på att de lämnats ut.
Bytesdagen	Fakturor utfärdas via den nya integratören; kontrollera att den nya etiketten finns i listan över registrerade användare.
Dagen efter bytet	Bekräfta att den gamla integratören har skickat e-Arşiv-rapporten för sista dagen; stäng därefter det gamla kontot.

Byta integratör vid årsskiftet

Eftersom de flesta avtal är årsavtal koncentreras byten till december och januari. Om ni byter vid årsskiftet bör ni tänka på tre regler:

Dokumentnumret börjar om under det nya året. Ett e-Belge-nummer består av en enhetskod på 3 tecken, ett år på 4 siffror och ett löpnummer på 9 siffror; när året byts börjar löpnumret om på 1. Ett byte till ny integratör den 1 januari ger en ren start för det nya årets serie.
Arbete från december kan faktureras även i januari. Enligt GİB:s meddelande av den 31.12.2020 kan fakturor för leveranser och tjänster under de sista dagarna i december utfärdas i januari, förutsatt att utfärdandefristen på 7 dagar hålls; årskoden hämtas från dokumentets datum.
Pressa inte in det på den 31 december. Bokslutet, deklarationen och e-Arşiv-rapporten för sista dagen infaller under samma dagar. Avsluta testerna under första halvan av december.

Blir det något avbrott?

Med rätt planering blir det inget. Enligt GİB:s guide kan e-Fatura-tjänsten användas hos flera särskilda integratörer samtidigt; en separat etikett definieras hos varje integratör. Därför kan det gamla kontot fortsätta fungera medan det nya kontot öppnas och testas. Risken för avbrott kommer oftast från två håll: att det gamla kontot stängs före det nya och att ERP-kopplingen tas i drift utan test.

Vad händer med era fakturor hos den gamla integratören?

Ansvaret för lagringen ligger hos er. Enligt VUK 509 (den turkiska skatteförfarandelagens tebliğ nr 509) befriar det inte skattebetalaren från skyldigheten att bevara och uppvisa dokumenten att köpa lagringstjänst av en integratör eller en tredje part, och lagringen ska ske i Turkiet. Hämta före bytet alla utgående och inkommande dokument hos den gamla integratören som XML- och visningsfiler och få mottagandet bekräftat skriftligt. Det är vanligt att den gamla leverantören stänger åtkomsten till arkivet när avtalet har löpt ut; att få ut datan först är det mest kritiska steget.

Checklista för bytet

Uppsägningstid och kvarvarande krediter i det gamla avtalet är klarlagda.
Den nya integratören finns på GİB:s lista.
Dokumentet för kontoöppning är bekräftat med finansiellt sigill och den nya etiketten syns i listan.
ERP-kopplingen är provad med en testfaktura.
XML- och visningsfilerna för de gamla dokumenten är mottagna.
E-Arşiv-rapporten för sista dagen har skickats av den gamla integratören.
Det gamla kontot stängdes sist.

Vanliga frågor

Hur lång tid tar ett byte av integratör?

Kontot öppnas när den nya integratören anmäler det till GİB. Det som avgör tiden är ERP-kopplingen och testerna; om kopplingen är klar kan det gå på några dagar.

Kan jag byta integratör mitt i en månad?

Ja. GİB knyter inte bytet till ett datum. För e-Arşiv räcker det att ni klargör vilken integratör som skickar rapporten för dagen.

Följer kvarvarande krediter hos den gamla integratören med till den nya?

Nej, krediter är knutna till leverantören. Om kvarvarande krediter återbetalas eller får användas beror på villkoren i ert gamla avtal; ni kan välja bytesdatum utifrån kvarvarande krediter.

Ändras mina dokumentnummer?

Dokumentnumret består av enhetskod, år och löpnummer. Hos den nya integratören bestämmer ni enhetskod och löpnummer tillsammans; under det nya året börjar löpnumret på 1.

Kan jag använda två integratörer samtidigt?

Ja. GİB:s guide anger att tjänster kan köpas från flera särskilda integratörer; en separat etikett definieras hos varje. Under övergångsperioden ger det ett avbrottsfritt byte.

Måste jag förnya det finansiella sigillet?

Nej. Sigillet tillhör er; hos den nya integratören bekräftar ni dokumentet för kontoöppning med samma sigill.

Källor

GİB:s ansökningsguide för e-Fatura – byte mellan metoder
GİB:s guide för särskild e-Fatura-integration v1.14 – kontoöppning, flera integratörer, etikett
GİB:s tekniska guide för e-Arşiv v1.17 – frist för den dagliga rapporten
GİB:s meddelande av den 31.12.2020 – dokumentnummer och årskod

Nästa steg

Hos ELPO finns ingen fast månadsavgift och ingen installationsavgift; krediterna gäller i två år och lagring ingår i priset. Alla paket finns på sidan e-Fatura-priser. För urvalskriterier, se guiden om särskilda integratörer (på turkiska), och för omfattningen sidan e-Fatura-programmet. Berätta om er dokumentvolym och ert bytesdatum så tar vi fram planen tillsammans: offertformulär.

Språk