e-Arşiv Fatura İptali ve İtiraz Süresi: 8 Gün Ne Zaman Başlar?

Kısa cevap: e-Arşiv Fatura ve e-Serbest Meslek Makbuzu'nda iptal işlemi 8 günlük süre içinde yapılmalıdır ve bu sürenin başlangıcı belgeyi düzenlediğiniz tarih değil, e-belgenin alıcıya iletilme tarihidir. Bildirim, 1/5/2021'den bu yana GİB'in e-Belge portalı üzerinden yapılır.

Bu yazıdaki kural ve süreler, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın "e-Arşiv Uygulamaları (e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu) İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu" (Ocak 2025, Versiyon 1.1) belgesine dayanır. Kılavuz ilk olarak 1/5/2021'de yayımlanmış, 3/1/2025'te güncellenmiştir; güncellemede itiraz talebinin kabul edilmesi gereken süreye ilişkin bölümler (4.2 ve 4.4) değişmiştir. Yürürlükteki metni her zaman ebelge.gib.gov.tr üzerinden doğrulayın.

Sekiz gün ne zaman başlar?

Kılavuzun ifadesiyle: "e-Arşiv Fatura ve e-SMM belgelerinin iptal işlemlerinde 8 günlük sürenin tespiti e-belgenin alıcıya iletilme tarihinden itibaren başlar. İptal işlemi her durumda 8 günlük süre içinde yapılmalıdır."

Uygulamada karışan nokta budur: belgeyi ayın 1'inde düzenleyip alıcıya 3'ünde ilettiyseniz, sekiz gün 3'ünden sayılır. Bu yüzden iletim tarihinin kayıt altında olması önemlidir — entegratör panelinde belgenin iletim zamanı görünür.

İptal ile itiraz aynı şey değil

İptal talebi, belgenin sistemde iptal edilmesi için satıcı ya da alıcı tarafından açılır. İtiraz ise faturanın içeriğine yapılan ticari itirazdır ve dayanağı Türk Ticaret Kanunu'dur: 6102 sayılı Kanun'un 21. maddesinin (2) numaralı fıkrasına göre "bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır."

Aynı Kanun'un 18. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca itiraz/ihtar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemiyle yapılabilir. Bu harici yollarla yapılan bildirimlerin ayrıca GİB sistemine işlenmesi gerekir: 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne eklenen "V.10. e-Belgelere İlişkin İptal/İtiraz, İhbar ve İhtarların Bildirilmesi" bölümü bunu düzenler.

Karşı taraf onaylamak zorunda mı?

Hayır. Kılavuza göre iptal/itiraz taleplerine ilgili faturanın alıcısı ya da satıcısı tarafından onay verilebildiği gibi, karşı tarafın onaylama zorunluluğu bulunmamaktadır. Talep sistemde kayıtlıdır; onaylanmaması talebin yapılmamış sayılacağı anlamına gelmez.

Bildirim nereden yapılır?

İptal ve itiraz bildirimleri GİB'in e-Belge uygulamaları üzerinden yürür; portal yöntemini kullananlar için giriş noktası ebelge.gib.gov.tr ve buradan ulaşılan iptal/itiraz ekranıdır. Talep, "Adıma Düzenlenen Belgeler" ya da kendi düzenlediğiniz belgeler sekmesinden, tarih aralığıyla belge seçilerek oluşturulur. Harici yolla (noter, KEP, taahhütlü mektup, telgraf) yapılmış bir itiraz varsa, oluşan belgenin numarası ve tarihi ilgili alanlara girilir.

Özel entegratör kullanıyorsanız ne değişir?

Yetki ve süreler değişmez — bunlar mevzuatla belirlenir, entegratöre göre farklılaşmaz. Değişen şey işin nereden yapıldığıdır: özel entegratör kullanan mükellefler iptal ve itiraz taleplerini entegratörün paneli üzerinden oluşturabilir, belgeler ve talep geçmişi aynı yerde durur. Sekiz günlük sürenin takibi de kolaylaşır, çünkü iletim tarihi panelde kayıtlıdır.

ELPO, GİB'in resmî özel entegratör listesinde yer alır (listede nasıl doğrulanır) ve e-Belge panelinde yedi belge tipi tek hesapta yönetilir.

Sık karıştırılan noktalar

• e-Fatura ile e-Arşiv aynı değildir. Bu yazıdaki 8 günlük iptal kuralı e-Arşiv Fatura ve e-SMM içindir. e-Fatura tarafında ticari fatura senaryosunda red yanıtı süreci işler; ikisinin farkı için e-Fatura ve e-Arşiv farkı yazısına bakın.
• Süre, düzenleme tarihinden değil iletim tarihinden sayılır. Kılavuzun açık hükmü budur.
• Sistemden iptal, ticari itirazın yerine geçmez. TTK'daki harici itiraz yolları ayrıca kullanılabilir ve bunların GİB sistemine bildirilmesi gerekir.

Kaynaklar

• GİB — e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu, Ocak 2025, V.1.1
• 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, "V.10" bölümü
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, madde 18/3 ve madde 21/2