e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Tek cümlelik fark

Alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura kesilir. Belgenin mali geçerliliği ikisinde de aynıdır; değişen şey, faturanın alıcıya nasıl ulaştığıdır.

e-Fatura: sistem içinden sisteme

Her iki taraf da kayıtlı kullanıcıysa fatura GİB altyapısı üzerinden doğrudan alıcının sistemine düşer. Alıcı belgeyi kabul veya ret edebilir; bu yanıt da elektronik ortamda döner. Kâğıt çıktı gerekmez, teslim kaydı sistemde tutulur.

e-Arşiv: kayıtlı olmayan alıcıya

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse — nihai tüketiciler ve kapsam dışı işletmeler — belge e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Fatura elektronik olarak oluşturulup saklanır, alıcıya e-posta veya kâğıt çıktı ile iletilir. Düzenleyen taraf için süreç yine tamamen elektroniktir; raporlaması GİB'e ayrıca yapılır.

Doğru tipi kim belirler?

Elle karar vermek hataya açıktır, çünkü bir müşteri bugün kapsam dışıyken yarın e-Fatura kullanıcısı olabilir. Doğru kurgu şudur: fatura kesilmeden önce alıcının VKN/TCKN'si GİB mükellef listesinde sorgulanır ve belge tipi otomatik seçilir. ELPO e-Belge bu sorguyu fatura anında yapar, tipi kendisi belirler — kullanıcının ayrıca kontrol etmesi gerekmez.

Yanlış tipte kesilirse ne olur?

e-Fatura kullanıcısı bir alıcıya e-Arşiv fatura düzenlenirse belge alıcının sistemine düşmez ve muhasebe tarafında eşleşme sorunu çıkar; düzeltme için iptal ve yeniden düzenleme gerekir. Ters durumda ise fatura GİB tarafından iletilecek bir adres bulamaz. Her iki hâlde de iş yükü ve zaman kaybı doğar — bu yüzden tip seçiminin otomatik olması önemlidir.

Sıradaki adım

Kapsama girip girmediğinizi geçiş zorunluluğu rehberinden kontrol edebilir, yedi belge tipinin tamamı için ELPO e-Belge sayfasına bakabilirsiniz.