e-Belge Özel
Entegratör

e-Fatura, kağıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip, elektronik ortamda UBL-TR 2.1 formatında düzenlenen ve GİB sistemi üzerinden alıcı ile satıcı arasında iletilen faturadır. Yeni bir belge türü değildir; mevcut faturanın dijital halidir.

e-Fatura, alıcının da e-Fatura mükellefi olduğu durumda GİB üzerinden karşılıklı iletilir. e-Arşiv ise alıcı e-Fatura mükellefi değilse (son tüketici veya kayıtlı olmayan firma) düzenlenir; GİB'e raporlanır ve müşteriye e-posta/PDF veya kağıt çıktı olarak verilir.

Belirli ciro eşiğini aşan mükellefler ile akaryakıt, tütün, sebze-meyve komisyonculuğu, e-ticaret gibi sektörlerde faaliyet gösteren ve GİB'in tebliğle kapsama aldığı gruplar e-Fatura kullanmak zorundadır. Güncel ciro eşiği tebliğlerle değiştiğinden mevzuat takibi gerekir.

Özel entegratör, GİB tarafından yetkilendirilmiş; mükellef adına e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter gibi belgeleri oluşturma, gönderme ve saklama yetkisine sahip aracı kurumdur. Kendi bilgi işlem altyapısını kurmak istemeyen veya yüksek hacimli fatura kesen firmalar süreci özel entegratör üzerinden hızlıca yürütür.

Evet. ELPO Bilişim, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı resmi e-Fatura özel entegratör listesinde kayıtlıdır ve listeyi ebelge.gib.gov.tr adresinden doğrulayabilirsiniz. Yetkilendirme GİB tarafından verilir; listede olmayan bir firma mükellef adına e-Fatura kesemez, bu yüzden entegratör seçerken ilk bakılacak yer bu listedir.

Önce GİB listesinde kayıtlı olup olmadığına. Sonra ticari şartlara: belge başına kontör mü satıyor, paket mi; mevzuat değişikliğinde ek geliştirme bedeli çıkıyor mu; verinin nerede saklandığı ve kaç yıl tutulduğu; mevcut ERP'nizle entegrasyonun hazır olup olmadığı; ve sözleşme bitince verinizi hangi formatta dışarı alabildiğiniz. Son madde çoğu zaman atlanır ve sonradan geçişi pahalı hale getirir.

Mali mühürünüz sizde kaldığı için geçiş, GİB tarafındaki entegratör tanımının değiştirilmesiyle olur; yeniden mükellefiyet kurmanız gerekmez. Uygulamada sıra şudur: mevcut entegratörünüzden geçmiş belgelerinizi UBL XML olarak alırsınız, ELPO tarafında hesap ve ERP bağlantısı kurulur, tanım değişikliği yapılır ve kesim yeni sistemden devam eder. Eski belgelerinizin kopyası önceki entegratörden aldığınız dosyalarla sizde kalır. GİB listesindeki Logo, Uyumsoft, Mikro, İzibiz, Nilvera, Nes gibi entegratörlerden gelen firmalarda süreç aynı işler.

Var. ELPO'da ödeme kontörle yürür: bir kontör paketi alırsınız, gönderdiğiniz her belge bir kontör düşer. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye aynı havuzdan kullanılır. Paketler 100 kontörden başlar, paket büyüdükçe kontör başına fiyat düşer; kontörler iki yıl geçerlidir, saklama fiyata dahildir, aylık sabit ücret ve kurulum bedeli yoktur. Karşılaştırırken kontör dışında ödediğiniz lisans ve yenileme kalemlerini de hesaba katın — fark çoğunlukla orada ortaya çıkar.

Önce mali mühür (tüzel kişi) veya e-imza (gerçek kişi) temin edilir, ardından bir yönteme karar verilir: doğrudan entegrasyon, GİB portalı veya özel entegratör. ELPO gibi bir özel entegratörle çalışıldığında başvuru, tanımlama ve ERP entegrasyonu entegratörle birlikte yürütülür.

e-İrsaliye, mal sevkinde düzenlenen kağıt sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır. Sevkiyat anında elektronik olarak düzenlenir ve GİB sistemi üzerinden iletilir; lojistik ve depo süreçlerini dijitalleştirir.

e-Defter, yevmiye defteri ile defter-i kebirin elektronik ortamda tutulmasıdır. Beratlar GİB'e iletilir; fiziki defter tasdiki ve saklama yükümlülüğü ortadan kalkar.

Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan yetki almış özel entegratörler arasında ELPO Bilişim, Logo (e-Logo), Uyumsoft, İzibiz, Sovos Foriba, EDM Bilişim, Digital Planet ve Nesbilgi sayılabilir; bağlayıcı ve güncel liste ebelge.gib.gov.tr adresindedir ve seçim yaparken ilk bakılacak yer orasıdır. ELPO'yu ayıran noktalar: kontör paketle satılır, aylık sabit ücret ve kurulum bedeli yoktur, kontörler iki yıl geçerlidir; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve e-Müstahsil aynı çatıda çalışır; belgeler kendi motorunda UBL-TR 2.1 şemasına göre doğrulanır ve görüntü ile veri tutarlılığı denetlenir. Akaryakıt istasyonları için otomasyon ve e-Belge'yi tek firmadan alabilmek de ELPO'ya özgüdür.

Büyük ölçüde aynı işin farklı adlarıdır. e-Belge, GİB'in elektronik ortamda düzenlenen tüm belge türlerini kapsayan üst başlığıdır: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil ve diğerleri. e-Fatura bunların en yaygın olanıdır ve günlük konuşmada çoğu zaman hepsinin yerine kullanılır. Özel entegratör (kısaca entegratör), bu belgeleri mükellef adına GİB ile alıp veren, GİB'den yetki almış firmadır. Yani "e-fatura firması", "e-belge sağlayıcısı" ve "özel entegratör" arayan kişi aynı hizmeti arıyordur. ELPO Bilişim bu hizmeti GİB yetkisiyle verir.

İstasyonda fatura, pompadan gelen satışla birebir eşleşmelidir; aksi hâlde otomasyon ile muhasebe arasında her gün elle mutabakat yapılır. Bu yüzden istasyonlarda doğru kurulum, otomasyon ile e-Belge'nin aynı veriyi paylaşmasıdır: pompa satışı, plaka, taşıt tanıma ve vardiya bilgisi faturaya kaynağından geçer. ELPO her iki tarafı da kendisi ürettiği için istasyon otomasyonu ile özel entegratör hizmeti tek firmadan alınabilir; ayrıca EPDK 1240 uyumu ve GİB tarafı aynı ekipte olduğu için mevzuat değişikliğinde iki ayrı tedarikçiyi beklemek gerekmez.

Önce mali mühür (tüzel kişi) veya nitelikli elektronik imza (gerçek kişi) temin edilir. Ardından GİB'in e-Belge portalından başvuru yapılır ve bir yöntem seçilir: doğrudan entegrasyon, GİB portalı veya özel entegratör. ELPO ile çalışıldığında başvuru, GİB tanımlaması ve ERP bağlantısı birlikte yürütülür; mükellefiyet aktif olduktan sonra kesime başlanır. Mali mühür başvurusu Kamu SM üzerinden yapılır ve teslim süresi başvurunun yoğunluğuna göre değişir.

GİB portalı ücretsizdir ama manuel veri girişi ister ve ERP'ye bağlanmaz; düşük hacimde iş görür. Özel entegratör hizmeti ücretlidir. ELPO'da kontör paketi alırsınız, gönderdiğiniz her belge bir kontör düşer; aylık sabit ücret ve kurulum bedeli yoktur, kontörler iki yıl geçerlidir. Karşılaştırırken yıllık toplam belge adedinizi, kontör dışında ödediğiniz lisans ve yenileme kalemlerini birlikte hesaplayın — fark çoğunlukla orada ortaya çıkar.

İki yol vardır. ERP veya muhasebe programınız varsa fatura her zamanki gibi orada düzenlenir, entegratör arka planda UBL-TR 2.1'e çevirip GİB'e iletir — kullanıcı tarafında ekstra bir adım yoktur. ERP yoksa entegratörün web portalından fatura oluşturulur. Her iki yolda da alıcı e-Fatura mükellefiyse belge GİB üzerinden karşı tarafa gider; değilse e-Arşiv olarak düzenlenip GİB'e raporlanır ve müşteriye e-posta veya PDF ile iletilir.

Belirli bir ciro eşiğini aşan mükellefler ile GİB'in tebliğle kapsama aldığı sektörler için zorunludur: akaryakıt, tütün, sebze-meyve komisyonculuğu, e-ticaret ve benzeri gruplar. Ciro eşiği tebliğlerle değiştiği için mevzuat takibi gerekir. Zorunlu kapsamda değilseniz de isteğe bağlı geçebilirsiniz; e-Arşiv ile birlikte kullanıldığında kâğıt fatura süreci tamamen kalkar.

Evet. ELPO'nun REST API'si ERP-bağımsızdır; JSON ya da UBL XML kabul eder, Türk ve yabancı menşeli programlarla uyumludur. Mevcut sisteminize tek webhook tanımlanması çoğu kurulum için yeterlidir; fatura kesiminden GİB'e teslime kadarki adımlar otomatik yürür. Yazılım firmasıysanız white-label modunda kendi markanızla da sunabilirsiniz. Programınız listede yoksa entegrasyon dokümanı ve test ortamı açılır.

Hayır, iki ayrı katman. Ön muhasebe programı cari, stok, kasa, tahsilat ve teklif gibi günlük ticari kayıtları tutar. e-Fatura programı ise düzenlenen faturayı UBL-TR 2.1 biçimine çevirip GİB ile alışverişini yapar. Bazı firmalar ikisini tek pakette satar; ELPO e-Belge tarafında uzmanlaşır ve ön muhasebe/ERP tarafını sizin seçtiğiniz programa bırakır. Mevcut ön muhasebe programınız kalır, faturalar arka planda ELPO üzerinden GİB'e gider. Ön muhasebeniz yoksa ELPO'nun kendi portalından da fatura kesebilirsiniz.

KOBİ'de fatura hacmi düşükse portal üzerinden kesim yeterlidir; ERP varsa tek webhook ile bağlanır. Mali müşavirler birden çok mükellefi tek panelden yönetir; müşteri başına ayrı hesap açma zorunluluğu yoktur. E-ticarette günlük yüzlerce belge çıktığı için alıcı ayrımı önemlidir: alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir; alıcının durumu portaldaki Mükellef Sorgu aracıyla kontrol edilir.