Cách xuất hóa đơn điện tử tại Thổ Nhĩ Kỳ: từng bước
Hóa đơn điện tử Thổ Nhĩ Kỳ xuất trong năm bước: xác minh người nhận, chọn kịch bản và loại, nhập dòng, kiểm tra bản xem trước, gửi. Nếu không đăng ký: e-Arşiv.
Khác với hóa đơn giấy, xuất hóa đơn điện tử (e-Fatura) tại Thổ Nhĩ Kỳ không phải là việc in mà là việc gửi: chứng từ được lập theo định dạng chuẩn của Cơ quan Quản lý Thu Thổ Nhĩ Kỳ (GİB) – UBL-TR, phiên bản Thổ Nhĩ Kỳ của định dạng UBL XML – được ký và chuyển đến hộp thư hóa đơn điện tử của người nhận. Các bước dưới đây giống nhau dù bạn dùng phần mềm nào; tên menu lấy theo màn hình ELPO e-Belge.
Trước hết: xuất hóa đơn điện tử hay hóa đơn lưu trữ điện tử?
Quyết định phụ thuộc vào người nhận. Nếu người nhận là người dùng hóa đơn điện tử đã đăng ký với GİB thì xuất hóa đơn điện tử (e-Fatura); nếu không (người tiêu dùng cuối hoặc doanh nghiệp chưa chuyển sang hóa đơn điện tử) thì xuất hóa đơn lưu trữ điện tử (e-Arşiv – hóa đơn điện tử cho người nhận chưa đăng ký). Việc người nhận đã đăng ký hay chưa được tra cứu trong danh sách người dùng đã đăng ký của GİB bằng mã số thuế.
Cách xuất hóa đơn điện tử: năm bước
- Mở chứng từ mới. Chứng từ mới / Tạo chứng từ > E-Fatura.
- Chọn kịch bản và loại hóa đơn. Kịch bản xác định loại hóa đơn (xem bảng bên dưới). Loại hóa đơn cho biết tình trạng thuế của giao dịch bán: bán hàng, trả lại, khấu trừ tại nguồn (tevkifat), miễn thuế, cơ sở tính thuế đặc biệt, đăng ký xuất khẩu, thuế lưu trú. Nếu chọn trả lại, số hóa đơn bị trả lại là bắt buộc.
- Nhập người nhận. Khi gõ mã số thuế, hệ thống gợi ý từ những người nhận đã đăng ký; khi chọn, địa chỉ và cơ quan thuế được điền sẵn.
- Nhập các dòng và đơn vị tiền tệ. Hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất KDV (thuế giá trị gia tăng của Thổ Nhĩ Kỳ). Nếu chứng từ dùng đơn vị tiền tệ khác TL, trường tỷ giá sẽ mở ra. Với khấu trừ tại nguồn hoặc miễn thuế, mã được chọn từ danh sách của GİB theo từng dòng.
- Xem trước và gửi. Ở bước xem trước, chứng từ đi qua ba lần kiểm tra riêng biệt: quy tắc nghiệp vụ, lược đồ XML (XSD) của GİB và quy tắc Schematron. Chưa qua cả ba thì không gửi được; nếu có lỗi, màn hình ghi rõ lỗi ở trường nào. Sau đó Lưu và Gửi.
Sau khi gửi, kết quả xử lý chứng từ tại nhà tích hợp được theo dõi. Nếu chứng từ bị từ chối, lý do hiển thị trên màn hình; không có chứng từ nào báo "đã gửi" rồi lặng lẽ biến mất. Chứng từ đang làm dở được lưu bằng Lưu dưới dạng bản nháp và mở lại từ Bản nháp ở đúng chỗ đã dừng.
Nên chọn kịch bản nào?
| Kịch bản | Khi nào |
|---|---|
| Cơ bản (Temel) | Bán hàng thông thường; người nhận không phản hồi chấp nhận/từ chối |
| Thương mại (Ticari) | Các giao dịch mà người nhận cần có thể chấp nhận hoặc từ chối hóa đơn |
| Xuất khẩu (İhracat) | Người nhận là Bộ Hải quan và Thương mại Thổ Nhĩ Kỳ; điều kiện giao hàng, tờ khai hải quan, thông tin xuất xứ ghi ở dòng |
| Công (Kamu) | Người nhận là cơ quan nhà nước; IBAN bắt buộc |
| HKS | Bán hàng có số đăng ký trong Hệ thống Đăng ký Chợ đầu mối (Hal Kayıt Sistemi) và hóa đơn của người môi giới hưởng hoa hồng |
| Ưu đãi đầu tư (Yatırım Teşvik) | Bán hàng có giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư; số/ngày giấy chứng nhận và mã nhận dạng máy ghi ở dòng |
| Dược phẩm (İlaç) | Bán hàng có khai báo vào Hệ thống Theo dõi Dược phẩm |
| Năng lượng (Enerji) | Bán hàng tại trạm sạc; biển số xe, kỳ sạc và số sê-ri của ổ cắm |
| Hóa đơn đặc biệt (Özel fatura) | Thương mại hành lý xách tay có mã chế độ |
Cách xuất hóa đơn lưu trữ điện tử
Các bước giống nhau; khác biệt nằm ở hai trường. Chọn hình thức gửi (giao cho người nhận dưới dạng điện tử hay bản in giấy). Với giao dịch bán qua internet, nhập thêm địa chỉ web, phương thức thanh toán và thông tin vận chuyển.
Nếu hàng hóa được gửi đi trước hóa đơn, việc vận chuyển cần thêm phiếu giao hàng: cách xuất phiếu giao hàng điện tử (e-İrsaliye).
Qua cổng GİB hay qua nhà tích hợp?
Cổng của GİB miễn phí và đủ dùng cho doanh nghiệp xuất ít hóa đơn; hóa đơn được xuất thủ công từng tờ một trên trình duyệt. Nhà tích hợp đặc biệt thì kết nối với phần mềm ERP hoặc kế toán của bạn, cung cấp xuất hàng loạt, lưu trữ, báo cáo và hỗ trợ. Số hóa đơn càng tăng, thời gian bỏ ra trên cổng càng vượt chi phí nhà tích hợp. Danh sách tất cả các công ty được cấp phép: danh sách nhà tích hợp đặc biệt GİB.
ELPO có tên trong danh sách nhà tích hợp đặc biệt của GİB từ năm 2015. Để tự dùng thử màn hình: Phần mềm hóa đơn điện tử