Phiếu giao hàng điện tử Thổ Nhĩ Kỳ (e-İrsaliye): cách lập

e-İrsaliye là gì?

Tại Thổ Nhĩ Kỳ, e-İrsaliye (phiếu giao hàng điện tử) là bản điện tử tương ứng của phiếu giao hàng giấy được lập khi vận chuyển hàng hóa. Nó có giá trị pháp lý như phiếu giao hàng giấy và, giống hóa đơn điện tử (e-Fatura), được chuyển đến người nhận qua hệ thống khép kín của Cơ quan Quản lý Thuế Thổ Nhĩ Kỳ (GİB). Điểm khác nằm ở nội dung mà chứng từ ghi nhận: e-İrsaliye ghi nhận việc hàng hóa lên đường, e-Fatura ghi nhận mặt tài chính của giao dịch bán. Đây là hai chứng từ riêng biệt, chứng từ này không thay thế chứng từ kia.

Khi nào lập e-İrsaliye?

Trước khi hàng hóa thực sự được gửi đi. Khi xe lăn bánh, chứng từ phải đã được lập và gửi cho người nhận. Trong suốt quá trình vận chuyển, bản in hoặc hình ảnh điện tử của e-İrsaliye được mang theo trên xe và xuất trình khi kiểm tra; bản gốc của chứng từ là bản điện tử.

Cách lập e-İrsaliye: sáu bước

1. Mở chứng từ mới. Belge Oluştur > E-İrsaliye (Tạo chứng từ > phiếu giao hàng điện tử).
2. Chọn hồ sơ (profil). Với lô hàng thông thường, dùng hồ sơ Temel (cơ bản). Khi vận chuyển rau quả thuộc Hệ thống Đăng ký Chợ đầu mối (Hal Kayıt Sistemi, HKS), chọn hồ sơ HKS; khi vận chuyển sắt thép thuộc phạm vi İDİS, chọn hồ sơ İDİS.
3. Nhập người nhận. Chọn từ những người nhận đã đăng ký theo mã số thuế; địa chỉ và cơ quan thuế được lấy từ hồ sơ.
4. Ghi hàng hóa được gửi. Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng và đơn vị được nhập theo từng dòng.
5. Điền thông tin vận chuyển. Công ty vận tải, biển số xe, tài xế và ngày gửi hàng thực tế. Biển số và tài xế phải trùng với xe và người thực sự chở hàng.
6. Xem trước và gửi. Sau khi chứng từ được chuyển đến người nhận, trạng thái được theo dõi trong danh sách; cho đến khi người nhận phản hồi, trạng thái hiển thị là "Onay Bekliyor" (chờ xác nhận).

Phản hồi e-İrsaliye là gì?

Sau khi nhận hàng, người nhận phản hồi phiếu giao hàng: chấp nhận toàn bộ, chấp nhận một phần và từ chối phần còn lại, hoặc từ chối toàn bộ. Phản hồi cũng đến qua hệ thống và ghi nhận lô hàng thực tế đã kết thúc như thế nào. Với các phiếu giao hàng gửi đến bạn, phản hồi tương tự được thực hiện từ danh sách Gelen İrsaliye (phiếu giao hàng đến), nơi bạn cũng xem và tải chúng xuống.

Lập hóa đơn sau khi có phản hồi giúp tránh đưa vào hóa đơn số lượng mà người nhận không chấp nhận.

Ai bắt buộc phải dùng e-İrsaliye?

Trước hết phải đăng ký hệ thống hóa đơn điện tử (e-Fatura); e-İrsaliye được mở trên nền đó. Đối tượng bắt buộc do các thông báo chính thức của GİB quy định; phạm vi phụ thuộc cả vào ngành (như nhiên liệu, phân bón, sắt thép, rau quả) lẫn doanh thu. Hãy xác nhận tình trạng của bạn qua các thông báo trên trang chứng từ điện tử của GİB hoặc với cố vấn tài chính; chúng tôi theo dõi thông báo của GİB theo thứ tự thời gian trong lịch quy định chứng từ điện tử. Doanh nghiệp không thuộc diện bắt buộc cũng có thể tự nguyện chuyển đổi.

Cổng GİB hay nhà tích hợp?

Giống e-Fatura, có ba cách: cổng miễn phí của GİB, kết nối hệ thống của bạn với GİB, hoặc nhà tích hợp đặc biệt. Với doanh nghiệp chỉ gửi vài lô hàng mỗi ngày, cổng là đủ. Nếu bản ghi xuất hàng đã được tạo trong ERP hoặc phần mềm kho, nhà tích hợp đặc biệt chuyển chính dữ liệu đó thành chứng từ mà không phải nhập lại lần hai. Về khác biệt giữa các cách, xem bài nhà tích hợp đặc biệt là gì; về phía hóa đơn của cùng các bước, xem hướng dẫn cách lập e-Fatura.

ELPO có tên trong danh sách nhà tích hợp đặc biệt của GİB từ năm 2015; e-İrsaliye hoạt động trên cùng tài khoản với e-Fatura. Phần mềm e-İrsaliye