什么是任务管理系统？
任务管理系统是把待办工作与人员、日期和状态关联起来的软件。每项任务的负责人、截止日期和历史记录都清清楚楚；完成后关闭，延误时一目了然。需要审批的工作由工作流接手：任务自动流转到下一个人，谁在什么时候审批了都留有记录。
如何运作？
创建任务
工作以标题、负责人和日期记录下来。如有需要，可关联到小组、项目或客户。
在看板上推进
在看板上，任务随状态变化移动到相应的列。每个人手上有多少工作，一眼就能看到。
审批流程
在需要审批的环节，任务会转到有权限的人手中。基于BPMN引擎搭建的流程决定谁按什么顺序审批什么。
关闭与留痕
任务关闭，历史记录保留。谁在什么时候做了什么，事后都可以查询。
系统包含哪些功能？
分派与责任
每项任务只有一个负责人。“人人有份等于没人负责”的情况，有了记录就不再出现。
看板
任务在各状态列之间推进；工作量和卡点在看板上清晰可见。
提醒与截止日期
为任务选择日期时间和渠道（通知、电子邮件或两者兼用）即可设置提醒；同一提醒不会重复发送。临近交付的工作，会按从截止日期倒推计算的级别通知管理者。
审批流程
请假、采购申请、报价审批等工作按顺序推进；每一步由谁审批都有记录。
BPMN工作流引擎
流程可以定义、版本化并运行：用户任务、决策点、webhook调用、SLA和升级。流程变化时，更新的是流程而不是代码。
周期任务与升级
周期任务按每天、每周、每两周、每月、每季度或每年的规则自动生成；延误的工作按级别升级给管理者。每人每天最多收到5条不同的升级通知，晚上22:00至早上07:00之间不发送通知。
适合谁？
需要跟踪内部工作的团队
部门之间的请求和零碎工作容易被遗漏的团队。
有审批链的机构
请假、采购、费用等工作需要按顺序审批的组织。
有周期性工作的团队
定期维护、月末结账、编制报表等有规律重复的任务。
常见问题
任务管理系统和项目管理有什么区别？
任务管理跟踪一项项具体工作。项目管理在此之上增加范围、进度计划、依赖关系和风险这一层。两者都在Cortex中；小团队从任务开始，工作规模扩大后转到项目，无需更换系统。
审批流程可以自己定义吗？
可以。在BPMN引擎中定义流程步骤、决策点和审批人；流程有版本管理，修改后已有记录不受影响。
可以创建周期任务吗？
可以。周期任务按设定的间隔自动生成；每次重复都作为单独的记录跟踪。
通知会发到哪里？
在任务提醒中选择渠道：应用内通知、电子邮件或两者兼用。到时间后通知发给负责人；没有负责人时发给任务创建者。
能看到每个人做了多少工作吗？
可以按人员统计未完成、已完成和已延误的工作数量。目的不是监控，而是平衡工作量；要发现工作堆积在两个人身上，这是唯一的办法。
外部供应商或分包商可以接收任务吗？
可以设置权限受限的用户；他们只能看到自己的任务。
我们的数据存放在哪里？
存放在土耳其ELPO自己的数据中心；如有需要，也可以部署在您自己的服务器上。
任务模块是单独销售的吗？
不是。Cortex是一个统一平台：任务、项目、CRM、服务台和人力资源都包含在同一许可中。