מערכת לניהול משימות
כשעבודה מדוברת בקבוצת WhatsApp ואף אחד לא לוקח אותה על עצמו, הבעיה איננה משמעת אלא היעדר תיעוד. ברגע שמשימה קשורה לאדם ולתאריך, המעקב והתזכורות הופכים לתפקיד של המערכת.
מהי מערכת לניהול משימות?
מערכת לניהול משימות היא תוכנה שמקשרת כל עבודה שצריך לבצע לאדם, לתאריך ולסטטוס. לכל משימה יש בעלים, מועד יעד והיסטוריה ברורים; כשהיא מושלמת היא נסגרת, וכשהיא מתעכבת היא נראית. בעבודות שדורשות אישור נכנס לפעולה תהליך עבודה: המשימה עוברת מעצמה לאדם הבא, ומי אישר ומתי נשאר מתועד.
איך זה עובד?
נפתחת משימה
העבודה נרשמת עם כותרת, בעלים ותאריך. במידת הצורך היא מקושרת לקבוצה, לפרויקט או ללקוח.
מתקדמת על הלוח
בלוח Kanban המשימה עוברת עמודה כשהסטטוס שלה משתנה. במבט אחד רואים כמה עבודה יש על כל אחד.
תהליך אישור
בשלבים שדורשים אישור המשימה מגיעה לבעל הסמכות. התהליך שנבנה על מנוע BPMN קובע מי מאשר מה ובאיזה סדר.
סגירה ועקבות
המשימה נסגרת וההיסטוריה שלה נשמרת. אפשר לבדוק בדיעבד מי עשה מה ומתי.
מה יש במערכת?
הקצאה ואחריות
לכל משימה יש בעלים אחד. מצב של "עבודה של כולם היא עבודה של אף אחד" נעלם כשיש תיעוד.
לוח Kanban
המשימות מתקדמות בעמודות סטטוס; עומס העבודה ונקודות החסימה נראים על הלוח.
תזכורת ומועד יעד
תזכורת מוגדרת על משימה באמצעות בחירת תאריך, שעה וערוץ (התראה, דוא"ל או שניהם); אותה תזכורת לא נשלחת פעמיים. עבודה שמועד המסירה שלה מתקרב מדווחת למנהלים בשלבים שמחושבים לאחור ממועד היעד.
תהליך אישור
עבודות כמו חופשה, בקשת רכש ואישור הצעת מחיר מתקדמות לפי הסדר; בכל שלב מתועד מי אישר.
מנוע תהליכי עבודה BPMN
תהליכים מוגדרים, מנוהלים בגרסאות ומורצים: משימת משתמש, נקודת החלטה, קריאת webhook, SLA והסלמה. כשהתהליך משתנה מעדכנים את התהליך, לא את הקוד.
משימה חוזרת והסלמה
משימה חוזרת נוצרת מעצמה לפי כלל יומי, שבועי, דו-שבועי, חודשי, רבעוני או שנתי; עבודה באיחור מוסלמת למנהל בשלבים. אדם אחד מקבל לכל היותר 5 התראות הסלמה נפרדות ביום, ובין 22:00 ל-07:00 לא נשלחות התראות.
למי זה מתאים?
מי שעוקבים אחר עבודה פנימית בחברה
צוותים שבהם בקשות בין מחלקות ועבודות קטנות הולכות לאיבוד.
ארגונים עם שרשרת אישורים
מבנים שבהם חופשות, רכש והוצאות צריכים לקבל אישור לפי הסדר.
מי שיש להם עבודה חוזרת
משימות שחוזרות באופן קבוע, כמו תחזוקה תקופתית, סגירת חודש והכנת דוחות.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין מערכת לניהול משימות לניהול פרויקטים?
מעקב משימות עוקב אחר עבודות בודדות. ניהול פרויקטים מוסיף מעליהן שכבה של היקף, לוח זמנים, תלויות וסיכונים. שניהם בתוך Cortex; צוות קטן מתחיל במשימות, וכשהעבודה גדלה הוא עובר לפרויקטים בלי להחליף מערכת.
האם אפשר להגדיר את תהליך האישור בעצמי?
כן. במנוע BPMN מגדירים את שלבי התהליך, נקודות ההחלטה והמאשרים; התהליך מנוהל בגרסאות, וכשהוא משתנה הרשומות הקודמות לא נפגעות.
האם אפשר ליצור משימות חוזרות?
כן. משימות תקופתיות נוצרות מעצמן במרווח שהוגדר; כל חזרה נעקבת כרשומה נפרדת.
לאן מגיעות ההתראות?
בתזכורת של המשימה בוחרים ערוץ: התראה בתוך האפליקציה, דוא"ל או שניהם. כשמגיע הזמן ההתראה נשלחת לאחראי; אם אין אחראי, למי שיצר את המשימה.
האם אפשר לראות כמה עבודה כל אחד מבצע?
לכל אדם מדווח מספר העבודות הפתוחות, שהושלמו ושבאיחור. המטרה איננה פיקוח אלא איזון עומס העבודה; זו הדרך היחידה לראות עבודה שנערמת על שני אנשים.
האם ספק או קבלן משנה חיצוני יכול לקבל משימות?
מוגדר משתמש עם הרשאות מוגבלות; הוא רואה רק את המשימות שלו.
היכן נשמרים הנתונים שלנו?
בטורקיה, במרכז הנתונים של ELPO עצמה; אם תרצו, אפשר להתקין על השרת שלכם.
האם מודול המשימות נמכר בנפרד?
לא. Cortex היא פלטפורמה אחת: משימות, פרויקטים, CRM, מוקד תמיכה ומשאבי אנוש נמצאים באותו רישיון.
כמה עולה מערכת לניהול משימות?
המחיר נקבע לפי מספר המשתמשים ואופן ההתקנה. משימות ותהליכי עבודה אינם נמכרים כמודול נפרד; הם חלק מהפלטפורמה.
מחיר התחלתי: חינם לא כולל מע"מ
| חבילה | מחיר (לא כולל מע"מ) |
|---|---|
| Cortex Free | חינם |
| Cortex Basic | $49 / חודש $490 / שנה כולל מע"מ $58.80 / חודש |
| Cortex Standard | $99 / חודש $990 / שנה כולל מע"מ $118.80 / חודש |
| Cortex Professional | $199 / חודש $1,990 / שנה כולל מע"מ $238.80 / חודש |
כל החבילות והמחירים העדכניים מופיעים בדף הרכישה. המחירים עשויים להשתנות; הסכום המוצג בתשלום הוא הקובע.
פתרונות קשורים
בואו נוציא את העבודה מהקבוצה ונתעד אותה
ספרו לנו כמה אנשים בצוות ואיפה אתם עוקבים היום אחר העבודה; נשלח אליכם בכתב תוך 24 שעות איך תתנהל ההטמעה.
בקשו הצעת מחיר