Oppgavestyringsprogram
Når arbeid diskuteres i en WhatsApp-gruppe og ingen tar ansvar for det, er problemet ikke disiplin, men at det ikke finnes noen registrering. Når oppgaven er knyttet til en person og en dato, blir både oppfølging og påminnelser programmets jobb.
Hva er et oppgavestyringsprogram?
Et oppgavestyringsprogram er programvare som knytter det som skal gjøres til en person, en dato og en status. Hver oppgave har en tydelig eier, en frist og en historikk; den lukkes når den er ferdig, og blir synlig når den er forsinket. For arbeid som krever godkjenning, tar en arbeidsflyt over: oppgaven går av seg selv videre til neste person, og hvem som godkjente hva og når, blir registrert.
Hvordan fungerer det?
En oppgave opprettes
Arbeidet registreres med tittel, eier og dato. Ved behov knyttes det til en gruppe, et prosjekt eller en kunde.
Den beveger seg på tavlen
På Kanban-tavlen bytter oppgaven kolonne når statusen endres. Med ett blikk ser du hvor mye arbeid hver person har.
Godkjenningsflyt
I trinn som krever godkjenning, havner oppgaven hos den ansvarlige. Flyten som bygges i BPMN-motoren, bestemmer hvem som godkjenner hva og i hvilken rekkefølge.
Avslutning og sporbarhet
Oppgaven lukkes, og historikken blir værende. Hvem som gjorde hva og når, kan slås opp i etterkant.
Hva finnes i programmet?
Tildeling og ansvar
Hver oppgave har én eier. Situasjonen «alles ansvar er ingens ansvar» forsvinner når det finnes en registrering.
Kanban-tavle
Oppgavene beveger seg gjennom statuskolonner; arbeidsmengde og flaskehalser er synlige på tavlen.
Påminnelser og frister
En påminnelse settes opp på oppgaven ved å velge dato, klokkeslett og kanal (varsel, e-post eller begge); den samme påminnelsen sendes aldri to ganger. Arbeid med frist som nærmer seg, meldes til ledere i trinn som regnes baklengs fra fristen.
Godkjenningsflyt
Saker som permisjonssøknader, innkjøpsforespørsler og godkjenning av tilbud går videre i rekkefølge; hvem som godkjente i hvert trinn, er registrert.
BPMN-motor for arbeidsflyt
Prosesser defineres, versjoneres og kjøres: brukeroppgaver, beslutningspunkter, webhook-kall, SLA og eskalering. Når flyten endres, oppdateres prosessen, ikke koden.
Gjentakende oppgaver og eskalering
Gjentakende oppgaver opprettes automatisk etter en regel: daglig, ukentlig, annenhver uke, månedlig, kvartalsvis eller årlig; forsinket arbeid eskaleres trinnvis til lederen. En person får maks 5 separate eskaleringsvarsler per dag, og det sendes ingen varsler mellom 22:00 og 07:00.
Hvem passer det for?
De som følger opp interne oppgaver
Team der forespørsler mellom avdelinger og mindre oppgaver forsvinner.
Organisasjoner med godkjenningskjeder
Virksomheter der permisjon, innkjøp og utgifter må godkjennes i rekkefølge.
De som har gjentakende arbeid
Regelmessig gjentakende oppgaver som periodisk vedlikehold, månedsavslutning og utarbeidelse av rapporter.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på oppgavestyring og prosjektstyring?
Oppgavestyring følger enkeltoppgaver. Prosjektstyring legger et lag med omfang, tidsplan, avhengigheter og risiko oppå dem. Begge deler finnes i Cortex; et lite team starter med oppgaver og går over til prosjekter når arbeidet vokser, uten å bytte program.
Kan jeg definere godkjenningsflyten selv?
Ja. I BPMN-motoren defineres prosesstrinn, beslutningspunkter og godkjennere; flyten versjoneres, og når den endres, påvirkes ikke eksisterende registreringer.
Kan jeg opprette gjentakende oppgaver?
Ja. Periodiske oppgaver opprettes automatisk med det definerte intervallet; hver gjentakelse følges som en egen registrering.
Hvor kommer varslene?
Kanalen velges i oppgavens påminnelse: varsel i appen, e-post eller begge. Når tiden er inne, går varselet til den ansvarlige; finnes ingen ansvarlig, går det til den som opprettet oppgaven.
Kan jeg se hvor mye arbeid hver person gjør?
Åpne, fullførte og forsinkede oppgaver rapporteres per person. Målet er ikke kontroll, men å fordele arbeidsmengden; det er den eneste måten å se arbeid som hoper seg opp på to personer.
Kan eksterne leverandører eller underleverandører få tildelt oppgaver?
Det opprettes en bruker med begrensede rettigheter; brukeren ser bare sine egne oppgaver.
Hvor lagres dataene våre?
I Tyrkia, i ELPOs eget datasenter; om ønskelig kan det installeres på deres egen server.
Selges oppgavemodulen separat?
Nei. Cortex er én plattform: oppgaver, prosjekter, CRM, servicedesk og HR inngår i samme lisens.
Hva koster et oppgavestyringsprogram?
Prisen avhenger av antall brukere og hvordan systemet installeres. Oppgaver og arbeidsflyt selges ikke som en egen modul; de er en del av plattformen.
Fra: Gratis Ekskl. mva.
| Pakke | Pris (Ekskl. mva.) |
|---|---|
| Cortex Free | Gratis |
| Cortex Basic | $49 / måned $490 / år Inkl. mva. $58.80 / måned |
| Cortex Standard | $99 / måned $990 / år Inkl. mva. $118.80 / måned |
| Cortex Professional | $199 / måned $1,990 / år Inkl. mva. $238.80 / måned |
Alle pakker og gjeldende priser står på kjøpssiden. Prisene kan endres; beløpet ved betaling gjelder.
Relaterte løsninger
La oss få arbeidet ut av gruppechatten og inn i registeret
Fortell oss hvor stort teamet deres er og hvor dere følger opp arbeidet i dag; vi sender en skriftlig plan for oppsettet innen 24 timer.
Be om tilbud