Λογισμικό διαχείρισης εργασιών
Όταν οι δουλειές συζητιούνται σε μια ομάδα WhatsApp και κανείς δεν τις αναλαμβάνει, το πρόβλημα δεν είναι η πειθαρχία αλλά η έλλειψη καταγραφής. Μόλις η εργασία συνδεθεί με ένα πρόσωπο και μια ημερομηνία, η παρακολούθηση και οι υπενθυμίσεις γίνονται δουλειά του προγράμματος.
Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης εργασιών;
Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών συνδέει τις δουλειές που πρέπει να γίνουν με ένα πρόσωπο, μια ημερομηνία και μια κατάσταση. Κάθε εργασία έχει σαφή υπεύθυνο, προθεσμία και ιστορικό· κλείνει όταν ολοκληρωθεί και γίνεται ορατή όταν καθυστερεί. Στις δουλειές που χρειάζονται έγκριση μπαίνει σε λειτουργία η ροή εργασιών: η εργασία πηγαίνει μόνη της στο επόμενο πρόσωπο και το ποιος ενέκρινε και πότε μένει καταγεγραμμένο.
Πώς λειτουργεί;
Δημιουργείται η εργασία
Η δουλειά καταγράφεται με τίτλο, υπεύθυνο και ημερομηνία. Αν χρειάζεται, συνδέεται με ομάδα, έργο ή πελάτη.
Προχωρά στον πίνακα
Στον πίνακα Kanban η εργασία αλλάζει στήλη όσο αλλάζει η κατάστασή της. Με μια ματιά φαίνεται πόση δουλειά έχει ο καθένας.
Ροή εγκρίσεων
Στα βήματα που απαιτούν έγκριση, η εργασία πηγαίνει στον αρμόδιο. Η ροή που στήνεται στη μηχανή BPMN ορίζει ποιος εγκρίνει τι και με ποια σειρά.
Κλείσιμο και ίχνος
Η εργασία κλείνει, το ιστορικό της μένει. Ποιος έκανε τι και πότε μπορεί να ελεγχθεί αργότερα.
Τι περιλαμβάνει το πρόγραμμα;
Ανάθεση και ευθύνη
Κάθε εργασία έχει έναν μόνο υπεύθυνο. Η κατάσταση "δουλειά όλων, δουλειά κανενός" εξαφανίζεται με την καταγραφή.
Πίνακας Kanban
Οι εργασίες προχωρούν σε στήλες κατάστασης· ο φόρτος εργασίας και τα σημεία όπου κολλάει η δουλειά φαίνονται στον πίνακα.
Υπενθύμιση και προθεσμία
Η υπενθύμιση ορίζεται στην εργασία επιλέγοντας ημερομηνία, ώρα και κανάλι (ειδοποίηση, email ή και τα δύο)· η ίδια υπενθύμιση δεν στέλνεται δύο φορές. Η δουλειά που πλησιάζει την προθεσμία γνωστοποιείται στους προϊσταμένους σε κλιμάκια που υπολογίζονται αντίστροφα από την προθεσμία.
Ροή εγκρίσεων
Δουλειές όπως άδειες, αιτήματα αγοράς και έγκριση προσφορών προχωρούν με σειρά· σε κάθε βήμα καταγράφεται ποιος ενέκρινε.
Μηχανή ροής εργασιών BPMN
Οι διαδικασίες ορίζονται, αποκτούν εκδόσεις και εκτελούνται: εργασία χρήστη, σημείο απόφασης, κλήση webhook, SLA και κλιμάκωση. Όταν αλλάζει η ροή, ενημερώνεται η διαδικασία, όχι ο κώδικας.
Επαναλαμβανόμενες εργασίες και κλιμάκωση
Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες δημιουργούνται αυτόματα με κανόνα ημερήσιο, εβδομαδιαίο, ανά δύο εβδομάδες, μηνιαίο, τριμηνιαίο ή ετήσιο· η καθυστερημένη δουλειά ανεβαίνει στον προϊστάμενο με κλιμακωτή κλιμάκωση. Ένα πρόσωπο λαμβάνει το πολύ 5 ξεχωριστές ειδοποιήσεις κλιμάκωσης την ημέρα, και μεταξύ 22:00 και 07:00 δεν στέλνονται ειδοποιήσεις.
Για ποιους είναι;
Όσοι παρακολουθούν εσωτερικές δουλειές
Ομάδες όπου τα αιτήματα μεταξύ τμημάτων και οι μικρές δουλειές χάνονται.
Οργανισμοί με αλυσίδα εγκρίσεων
Δομές όπου άδειες, αγορές και δαπάνες πρέπει να εγκρίνονται με σειρά.
Όσοι έχουν επαναλαμβανόμενες δουλειές
Εργασίες που επαναλαμβάνονται τακτικά, όπως η περιοδική συντήρηση, το μηνιαίο κλείσιμο και η προετοιμασία αναφορών.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στη διαχείριση εργασιών και στη διαχείριση έργων;
Η διαχείριση εργασιών παρακολουθεί τις δουλειές μία προς μία. Η διαχείριση έργων προσθέτει από πάνω ένα επίπεδο εύρους, χρονοδιαγράμματος, εξαρτήσεων και κινδύνου. Και τα δύο είναι μέσα στο Cortex· μια μικρή ομάδα ξεκινά με εργασίες και, όταν η δουλειά μεγαλώσει, περνά σε έργα χωρίς να αλλάξει πρόγραμμα.
Μπορώ να ορίσω μόνος μου τη ροή εγκρίσεων;
Ναι. Στη μηχανή BPMN ορίζονται τα βήματα της διαδικασίας, τα σημεία απόφασης και οι εγκρίνοντες· η ροή αποκτά εκδόσεις και, όταν αλλάζει, οι παλιές εγγραφές δεν επηρεάζονται.
Μπορώ να δημιουργήσω επαναλαμβανόμενες εργασίες;
Ναι. Οι περιοδικές εργασίες δημιουργούνται αυτόματα στο διάστημα που ορίζεται· κάθε επανάληψη παρακολουθείται ως ξεχωριστή εγγραφή.
Πού έρχονται οι ειδοποιήσεις;
Στην υπενθύμιση της εργασίας επιλέγεται το κανάλι: ειδοποίηση μέσα στην εφαρμογή, email ή και τα δύο. Όταν έρθει η ώρα, η ειδοποίηση πηγαίνει στον υπεύθυνο· αν δεν υπάρχει υπεύθυνος, σε όποιον δημιούργησε την εργασία.
Μπορώ να δω πόση δουλειά κάνει ο καθένας;
Για κάθε πρόσωπο αναφέρεται ο αριθμός των ανοιχτών, ολοκληρωμένων και καθυστερημένων εργασιών. Ο σκοπός δεν είναι ο έλεγχος αλλά η εξισορρόπηση του φόρτου· είναι ο μόνος τρόπος να δείτε δουλειά που έχει συσσωρευτεί σε δύο ανθρώπους.
Μπορούν εξωτερικοί προμηθευτές ή υπεργολάβοι να παίρνουν εργασίες;
Ορίζεται χρήστης με περιορισμένα δικαιώματα· βλέπει μόνο τις δικές του εργασίες.
Πού φυλάσσονται τα δεδομένα μας;
Στην Τουρκία, στο δικό της κέντρο δεδομένων της ELPO· αν θέλετε, εγκαθίσταται στον δικό σας διακομιστή.
Πωλείται χωριστά η ενότητα εργασιών;
Όχι. Το Cortex είναι μία πλατφόρμα: εργασίες, έργα, CRM, γραφείο υποστήριξης και ανθρώπινο δυναμικό βρίσκονται στην ίδια άδεια.
Πόσο κοστίζει το λογισμικό διαχείρισης εργασιών;
Η τιμή καθορίζεται από τον αριθμό των χρηστών και τον τρόπο εγκατάστασης. Οι εργασίες και η ροή εργασιών δεν πωλούνται ως χωριστή ενότητα, είναι μέρος της πλατφόρμας.
Από: Δωρεάν Χωρίς ΦΠΑ
| Πακέτο | Τιμή (Χωρίς ΦΠΑ) |
|---|---|
| Cortex Free | Δωρεάν |
| Cortex Basic | $49 / μήνα $490 / έτος Με ΦΠΑ $58.80 / μήνα |
| Cortex Standard | $99 / μήνα $990 / έτος Με ΦΠΑ $118.80 / μήνα |
| Cortex Professional | $199 / μήνα $1,990 / έτος Με ΦΠΑ $238.80 / μήνα |
Όλα τα πακέτα και οι τρέχουσες τιμές βρίσκονται στη σελίδα αγοράς. Οι τιμές μπορεί να αλλάξουν· ισχύει το ποσό που βλέπετε στην πληρωμή.
Σχετικές λύσεις
Ας βγάλουμε τις δουλειές από την ομάδα και ας τις καταγράψουμε
Πείτε μας πόσα άτομα είναι η ομάδα σας και πού παρακολουθείτε σήμερα τις δουλειές· θα σας στείλουμε γραπτώς μέσα σε 24 ώρες πώς θα προχωρήσει η εγκατάσταση.
Ζητήστε προσφορά