Takenbeheer software
Als werk in een WhatsApp-groep wordt besproken en niemand het oppakt, ligt het probleem niet aan discipline maar aan het ontbreken van een vastlegging. Zodra een taak aan een persoon en een datum hangt, worden opvolgen en herinneren de taak van de software.
Wat is takenbeheer software?
Takenbeheer software koppelt werk dat gedaan moet worden aan een persoon, een datum en een status. Elke taak heeft een duidelijke eigenaar, deadline en geschiedenis; ze wordt gesloten als ze af is en wordt zichtbaar als ze te laat is. Bij werk dat goedkeuring vraagt, neemt een workflow het over: de taak gaat vanzelf naar de volgende persoon, en wie wat wanneer heeft goedgekeurd, blijft vastgelegd.
Hoe werkt het?
Taak wordt aangemaakt
Het werk wordt vastgelegd met een titel, een eigenaar en een datum. Desgewenst wordt het gekoppeld aan een groep, een project of een klant.
Voortgang op het bord
Op het Kanban-bord verschuift de taak van kolom zodra de status verandert. In één oogopslag zie je hoeveel werk bij wie ligt.
Goedkeuringsflow
Bij stappen die goedkeuring vragen, komt de taak bij de bevoegde persoon terecht. De flow die op de BPMN-engine is opgebouwd, bepaalt wie wat in welke volgorde goedkeurt.
Afsluiting en spoor
De taak wordt gesloten, de geschiedenis blijft bewaard. Wie wat wanneer deed, is later terug te vinden.
Wat zit erin?
Toewijzing en verantwoordelijkheid
Elke taak heeft één eigenaar. Het probleem van "iedereens werk is niemands werk" verdwijnt door de vastlegging.
Kanban-bord
Taken schuiven door statuskolommen; werkdruk en knelpunten zijn zichtbaar op het bord.
Herinneringen en deadlines
Een herinnering wordt op een taak ingesteld door datum, tijd en kanaal (melding, e-mail of beide) te kiezen; dezelfde herinnering wordt nooit twee keer verstuurd. Werk waarvan de deadline nadert, wordt aan leidinggevenden gemeld in stappen die terug worden gerekend vanaf de uiterste datum.
Goedkeuringsflow
Verlofaanvragen, inkoopaanvragen, offertegoedkeuringen en dergelijke lopen stap voor stap; bij elke stap is vastgelegd wie heeft goedgekeurd.
BPMN-workflow-engine
Processen worden gedefinieerd, geversioneerd en uitgevoerd: gebruikerstaak, beslispunt, webhook-aanroep, SLA en escalatie. Verandert de flow, dan wordt het proces bijgewerkt, niet de code.
Terugkerende taken en escalatie
Terugkerende taken worden automatisch aangemaakt volgens een dagelijkse, wekelijkse, tweewekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse regel; achterstallig werk escaleert in stappen naar leidinggevenden. Iemand ontvangt per dag maximaal 5 afzonderlijke escalatiemeldingen, en tussen 22:00 en 07:00 worden geen meldingen verstuurd.
Voor wie?
Wie intern werk bijhoudt
Teams waar verzoeken tussen afdelingen en kleine klussen kwijtraken.
Organisaties met een goedkeuringsketen
Structuren waarin verlof, inkoop of uitgaven in volgorde moeten worden goedgekeurd.
Wie terugkerend werk heeft
Taken die regelmatig terugkomen, zoals periodiek onderhoud, maandafsluiting of rapportages opstellen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen takenbeheer en projectmanagement?
Takenbeheer volgt losse werkzaamheden. Projectmanagement legt daar een laag van scope, planning, afhankelijkheden en risico's overheen. Beide zitten in Cortex; een klein team begint met taken en stapt over op projecten als het werk groeit, zonder van software te wisselen.
Kan ik de goedkeuringsflow zelf inrichten?
Ja. In de BPMN-engine worden processtappen, beslispunten en goedkeurders vastgelegd; de flow wordt geversioneerd en bij wijzigingen blijven bestaande records intact.
Kan ik terugkerende taken aanmaken?
Ja. Periodieke taken worden automatisch aangemaakt met het ingestelde interval; elke herhaling wordt als apart record gevolgd.
Waar komen de meldingen binnen?
Het kanaal kies je in de taakherinnering: melding in de app, e-mail of beide. Op het ingestelde moment gaat de melding naar de verantwoordelijke; is die er niet, dan naar degene die de taak heeft aangemaakt.
Kan ik zien hoeveel werk iedereen doet?
Per persoon worden open, afgeronde en achterstallige taken gerapporteerd. Het doel is geen controle maar een evenwichtige werkverdeling; alleen zo zie je werk dat zich bij twee mensen opstapelt.
Kunnen externe leveranciers of onderaannemers taken krijgen?
Er wordt een gebruiker met beperkte rechten aangemaakt; die ziet alleen zijn eigen taken.
Waar worden onze gegevens opgeslagen?
In Turkije, in het eigen datacenter van ELPO; desgewenst wordt het op uw eigen server geïnstalleerd.
Wordt de takenmodule apart verkocht?
Nee. Cortex is één platform: taken, projecten, CRM, servicedesk en HR zitten in dezelfde licentie.
Wat kost takenbeheer software?
De prijs hangt af van het aantal gebruikers en de manier van installeren. Taken en workflow worden niet als aparte module verkocht; ze zijn onderdeel van het platform.
Vanaf: Gratis Excl. btw
| Pakket | Prijs (Excl. btw) |
|---|---|
| Cortex Free | Gratis |
| Cortex Basic | $49 / maand $490 / jaar Incl. btw $58.80 / maand |
| Cortex Standard | $99 / maand $990 / jaar Incl. btw $118.80 / maand |
| Cortex Professional | $199 / maand $1,990 / jaar Incl. btw $238.80 / maand |
Alle pakketten en actuele prijzen staan op de aankooppagina. Prijzen kunnen wijzigen; het bedrag bij het afrekenen geldt.
Gerelateerde oplossingen
Laten we het werk uit de groepschat halen en vastleggen
Vertel ons hoe groot uw team is en waar u het werk nu bijhoudt; binnen 24 uur sturen we u schriftelijk hoe de implementatie verloopt.
Offerte aanvragen