Software für Aufgabenverwaltung
Wenn Arbeit in einer WhatsApp-Gruppe besprochen wird und niemand sie übernimmt, liegt das Problem nicht an der Disziplin, sondern daran, dass es keinen Eintrag gibt. Sobald eine Aufgabe an eine Person und ein Datum gebunden ist, werden Nachverfolgung und Erinnerung zur Sache der Software.
Was ist eine Software für Aufgabenverwaltung?
Eine Software für Aufgabenverwaltung verknüpft anstehende Arbeit mit einer Person, einem Datum und einem Status. Jede Aufgabe hat einen klaren Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und einen Verlauf; sie wird geschlossen, wenn sie erledigt ist, und wird sichtbar, wenn sie sich verzögert. Bei Arbeit, die eine Freigabe braucht, greift ein Workflow: Die Aufgabe geht von selbst an die nächste Person, und wer wann freigegeben hat, bleibt dokumentiert.
Wie funktioniert es?
Aufgabe wird angelegt
Die Arbeit wird mit Titel, Verantwortlichem und Datum erfasst. Bei Bedarf wird sie mit einer Gruppe, einem Projekt oder einem Kunden verknüpft.
Fortschritt auf dem Board
Auf dem Kanban-Board wechselt die Aufgabe die Spalte, wenn sich ihr Status ändert. Ein Blick zeigt, wie viel Arbeit bei wem liegt.
Freigabe-Workflow
Bei Schritten, die eine Freigabe brauchen, geht die Aufgabe an die zuständige Person. Der auf der BPMN-Engine aufgebaute Ablauf legt fest, wer was in welcher Reihenfolge freigibt.
Abschluss und Nachvollziehbarkeit
Die Aufgabe wird geschlossen, ihr Verlauf bleibt erhalten. Wer wann was getan hat, lässt sich später abfragen.
Was steckt im Programm?
Zuweisung und Verantwortung
Jede Aufgabe hat genau einen Verantwortlichen. Das Problem „Was alle angeht, macht keiner“ verschwindet durch den Eintrag.
Kanban-Board
Aufgaben wandern durch Statusspalten; Arbeitslast und Engpässe sind auf dem Board sichtbar.
Erinnerungen und Fälligkeiten
Eine Erinnerung wird an einer Aufgabe eingerichtet, indem Datum, Uhrzeit und Kanal (Benachrichtigung, E-Mail oder beides) gewählt werden; dieselbe Erinnerung wird nie zweimal gesendet. Arbeit, deren Frist näher rückt, wird Vorgesetzten in Stufen gemeldet, die rückwärts vom Fälligkeitsdatum berechnet werden.
Freigabe-Workflow
Urlaubsanträge, Bestellanforderungen, Angebotsfreigaben und ähnliche Vorgänge laufen Schritt für Schritt; bei jedem Schritt ist dokumentiert, wer freigegeben hat.
BPMN-Workflow-Engine
Prozesse werden definiert, versioniert und ausgeführt: Benutzeraufgabe, Entscheidungspunkt, Webhook-Aufruf, SLA und Eskalation. Ändert sich der Ablauf, wird der Prozess aktualisiert, nicht der Code.
Wiederkehrende Aufgaben und Eskalation
Wiederkehrende Aufgaben entstehen automatisch nach einer täglichen, wöchentlichen, zweiwöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Regel; überfällige Arbeit wird stufenweise an Vorgesetzte eskaliert. Eine Person erhält höchstens 5 separate Eskalationsbenachrichtigungen pro Tag, und zwischen 22:00 und 07:00 Uhr werden keine Benachrichtigungen gesendet.
Für wen?
Teams, die interne Arbeit nachverfolgen
Teams, in denen Anfragen zwischen Abteilungen und kleine Aufgaben verloren gehen.
Organisationen mit Freigabeketten
Strukturen, in denen Urlaub, Einkauf oder Ausgaben der Reihe nach freigegeben werden müssen.
Teams mit wiederkehrender Arbeit
Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben wie periodische Wartung, Monatsabschluss oder Berichterstellung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Aufgabenverwaltung und Projektmanagement?
Aufgabenverwaltung verfolgt einzelne Arbeiten. Projektmanagement legt darüber eine Ebene aus Umfang, Zeitplan, Abhängigkeiten und Risiken. Beides ist in Cortex enthalten; ein kleines Team beginnt mit Aufgaben und wechselt zu Projekten, wenn die Arbeit wächst, ohne die Software zu wechseln.
Kann ich den Freigabe-Workflow selbst definieren?
Ja. In der BPMN-Engine werden Prozessschritte, Entscheidungspunkte und Freigebende festgelegt; der Ablauf wird versioniert, und bei Änderungen bleiben bestehende Einträge unberührt.
Kann ich wiederkehrende Aufgaben anlegen?
Ja. Periodische Aufgaben entstehen im festgelegten Intervall automatisch; jede Wiederholung wird als eigener Eintrag verfolgt.
Wohin gehen die Benachrichtigungen?
Der Kanal wird in der Aufgabenerinnerung gewählt: In-App-Benachrichtigung, E-Mail oder beides. Zum festgelegten Zeitpunkt geht die Benachrichtigung an den Verantwortlichen; gibt es keinen, an die Person, die die Aufgabe angelegt hat.
Kann ich sehen, wie viel Arbeit jede Person erledigt?
Offene, erledigte und überfällige Arbeiten werden pro Person ausgewertet. Ziel ist nicht Kontrolle, sondern eine ausgewogene Arbeitslast; nur so sieht man Arbeit, die sich bei zwei Personen stapelt.
Können externe Lieferanten oder Subunternehmer Aufgaben erhalten?
Es wird ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten angelegt; er sieht nur seine eigenen Aufgaben.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
In der Türkei, im eigenen Rechenzentrum von ELPO; auf Wunsch wird das System auf Ihrem eigenen Server installiert.
Wird das Aufgabenmodul separat verkauft?
Nein. Cortex ist eine einzige Plattform: Aufgaben, Projekte, CRM, Servicedesk und Personalwesen sind in derselben Lizenz enthalten.
Was kostet eine Software für Aufgabenverwaltung?
Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Benutzer und der Art der Installation. Aufgaben und Workflow werden nicht als eigenes Modul verkauft, sie sind Teil der Plattform.
Ab: Kostenlos Zzgl. MwSt.
| Paket | Preis (Zzgl. MwSt.) |
|---|---|
| Cortex Free | Kostenlos |
| Cortex Basic | $49 / Monat $490 / Jahr Inkl. MwSt. $58.80 / Monat |
| Cortex Standard | $99 / Monat $990 / Jahr Inkl. MwSt. $118.80 / Monat |
| Cortex Professional | $199 / Monat $1,990 / Jahr Inkl. MwSt. $238.80 / Monat |
Alle Pakete und aktuellen Preise finden Sie auf der Kaufseite. Preise können sich ändern; maßgeblich ist der Betrag im Bezahlschritt.
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