Software de gestión de tareas
Cuando el trabajo se comenta en un grupo de WhatsApp y nadie lo asume, el problema no es la disciplina, sino que no hay registro. En cuanto una tarea queda ligada a una persona y a una fecha, darle seguimiento y recordarla pasa a ser trabajo del programa.
¿Qué es un software de gestión de tareas?
Un software de gestión de tareas vincula el trabajo pendiente a una persona, una fecha y un estado. Cada tarea tiene un responsable, una fecha límite y un historial claros; se cierra cuando se completa y se hace visible cuando se retrasa. En el trabajo que requiere aprobación entra en juego el flujo de trabajo: la tarea pasa sola a la siguiente persona y queda registrado quién aprobó qué y cuándo.
¿Cómo funciona?
Se crea la tarea
El trabajo se registra con un título, un responsable y una fecha. Si se desea, se vincula a un grupo, un proyecto o un cliente.
Avanza en el tablero
En el tablero Kanban, la tarea cambia de columna a medida que cambia su estado. De un vistazo se ve cuánto trabajo tiene cada persona.
Flujo de aprobación
En los pasos que requieren aprobación, la tarea llega a la persona autorizada. El flujo creado sobre el motor BPMN define quién aprueba qué y en qué orden.
Cierre y trazabilidad
La tarea se cierra y su historial se conserva. Quién hizo qué y cuándo se puede consultar más adelante.
¿Qué incluye?
Asignación y responsabilidad
Cada tarea tiene un único responsable. La situación de «lo que es de todos no es de nadie» desaparece con el registro.
Tablero Kanban
Las tareas avanzan por columnas de estado; la carga de trabajo y los cuellos de botella se ven en el tablero.
Recordatorios y fechas límite
El recordatorio se configura en la tarea eligiendo fecha, hora y canal (notificación, correo electrónico o ambos); el mismo recordatorio nunca se envía dos veces. El trabajo cuya entrega se acerca se notifica a los responsables en etapas calculadas hacia atrás desde la fecha límite.
Flujo de aprobación
Solicitudes de vacaciones, solicitudes de compra, aprobaciones de presupuestos y similares avanzan paso a paso; en cada paso queda registrado quién aprobó.
Motor de flujos de trabajo BPMN
Los procesos se definen, se versionan y se ejecutan: tarea de usuario, punto de decisión, llamada webhook, SLA y escalado. Cuando el flujo cambia, se actualiza el proceso, no el código.
Tareas recurrentes y escalado
Las tareas recurrentes se generan solas con una regla diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral o anual; el trabajo atrasado se escala a los responsables por etapas. Una persona recibe como máximo 5 notificaciones de escalado distintas al día, y entre las 22:00 y las 07:00 no se envían notificaciones.
¿Para quién es?
Quienes dan seguimiento al trabajo interno
Equipos donde se pierden las solicitudes entre departamentos y las tareas pequeñas.
Organizaciones con cadena de aprobación
Estructuras donde vacaciones, compras o gastos deben aprobarse en orden.
Quienes tienen trabajo recurrente
Tareas que se repiten con regularidad, como mantenimiento periódico, cierre mensual o preparación de informes.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre la gestión de tareas y la gestión de proyectos?
La gestión de tareas sigue cada trabajo por separado. La gestión de proyectos añade encima una capa de alcance, calendario, dependencias y riesgos. Ambas están dentro de Cortex; un equipo pequeño empieza con tareas y pasa a proyectos cuando el trabajo crece, sin cambiar de programa.
¿Puedo definir yo mismo el flujo de aprobación?
Sí. En el motor BPMN se definen los pasos del proceso, los puntos de decisión y los aprobadores; el flujo se versiona y, cuando cambia, los registros anteriores no se ven afectados.
¿Puedo crear tareas recurrentes?
Sí. Las tareas periódicas se crean solas en el intervalo definido; cada repetición se sigue como un registro independiente.
¿Adónde llegan las notificaciones?
El canal se elige en el recordatorio de la tarea: notificación en la aplicación, correo electrónico o ambos. Cuando llega el momento, la notificación va al responsable; si no lo hay, a quien creó la tarea.
¿Puedo ver cuánto trabajo hace cada persona?
Se informa por persona el número de trabajos abiertos, completados y atrasados. El objetivo no es vigilar, sino equilibrar la carga de trabajo; es la única forma de ver el trabajo que se acumula en dos personas.
¿Puede un proveedor o subcontratista externo recibir tareas?
Se crea un usuario con permisos limitados; solo ve sus propias tareas.
¿Dónde se guardan nuestros datos?
En Turquía, en el propio centro de datos de ELPO; si lo prefiere, se instala en su propio servidor.
¿El módulo de tareas se vende por separado?
No. Cortex es una única plataforma: tareas, proyectos, CRM, mesa de servicio y RR. HH. están en la misma licencia.
¿Cuánto cuesta un software de gestión de tareas?
El precio depende del número de usuarios y de la forma de instalación. Las tareas y el flujo de trabajo no se venden como módulo aparte; forman parte de la plataforma.
Desde: Gratis IVA no incluido
| Paquete | Precio (IVA no incluido) |
|---|---|
| Cortex Free | Gratis |
| Cortex Basic | $49 / mes $490 / año IVA incluido $58.80 / mes |
| Cortex Standard | $99 / mes $990 / año IVA incluido $118.80 / mes |
| Cortex Professional | $199 / mes $1,990 / año IVA incluido $238.80 / mes |
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