Systém na riadenie úloh
Keď sa o práci hovorí v skupine na WhatsAppe a nikto si ju nevezme na starosť, problém nie je v disciplíne, ale v tom, že chýba záznam. Keď je úloha spojená s konkrétnou osobou a termínom, sledovanie aj pripomínanie sa stáva prácou programu.
Čo je systém na riadenie úloh?
Systém na riadenie úloh je softvér, ktorý prácu na vykonanie spája s osobou, termínom a stavom. Každá úloha má jasného vlastníka, termín a históriu; po dokončení sa uzavrie, a keď mešká, je to vidieť. Pri práci, ktorá vyžaduje schválenie, nastupuje workflow: úloha sama prejde na ďalšiu osobu a záznam o tom, kto a kedy schválil, zostáva uložený.
Ako to funguje?
Úloha sa založí
Práca sa zaznamená s názvom, vlastníkom a termínom. Podľa potreby sa prepojí so skupinou, projektom alebo zákazníkom.
Postupuje na tabuli
Na Kanban tabuli úloha mení stĺpec podľa toho, ako sa mení jej stav. Na prvý pohľad je vidieť, koľko práce kto má.
Schvaľovací workflow
V krokoch, ktoré vyžadujú schválenie, sa úloha dostane k oprávnenej osobe. Workflow postavený na BPMN engine určuje, kto čo schvaľuje a v akom poradí.
Uzavretie a stopa
Úloha sa uzavrie, jej história zostáva. Kto čo a kedy urobil, sa dá dohľadať aj neskôr.
Čo program obsahuje?
Prideľovanie a zodpovednosť
Každá úloha má jediného vlastníka. Situácia „čo je úlohou všetkých, nie je úlohou nikoho“ vďaka záznamu mizne.
Kanban tabuľa
Úlohy postupujú stĺpcami podľa stavu; vyťaženie a úzke miesta sú na tabuli vidieť.
Pripomienky a termíny
K úlohe sa nastaví pripomienka výberom dátumu, času a kanála (notifikácia, e-mail alebo oboje); rovnaká pripomienka sa nikdy neodošle dvakrát. O práci, ktorej termín sa blíži, sú vedúci informovaní v krokoch počítaných spätne od termínu.
Schvaľovací workflow
Žiadosti o dovolenku, požiadavky na nákup alebo schvaľovanie ponúk postupujú krok za krokom; pri každom kroku je zaznamenané, kto schválil.
BPMN workflow engine
Procesy sa definujú, verzujú a spúšťajú: používateľské úlohy, rozhodovacie body, volania webhook, SLA a eskalácia. Keď sa workflow zmení, aktualizuje sa proces, nie kód.
Opakované úlohy a eskalácia
Opakované úlohy vznikajú automaticky podľa pravidla: denne, týždenne, raz za dva týždne, mesačne, štvrťročne alebo ročne; omeškaná práca postupuje stupňovitou eskaláciou k vedúcemu. Jedna osoba dostane denne najviac 5 samostatných eskalačných notifikácií a medzi 22:00 a 07:00 sa notifikácie neposielajú.
Pre koho je?
Tí, ktorí sledujú internú prácu
Tímy, v ktorých sa strácajú požiadavky medzi oddeleniami a drobné úlohy.
Organizácie so schvaľovacím reťazcom
Štruktúry, kde sa dovolenky, nákupy alebo výdavky musia schvaľovať postupne.
Tímy s opakovanou prácou
Pravidelne sa opakujúce úlohy, ako je periodická údržba, mesačná uzávierka alebo príprava reportov.
Časté otázky
Aký je rozdiel medzi systémom na riadenie úloh a riadením projektov?
Riadenie úloh sleduje jednotlivé práce. Riadenie projektov nad ne pridáva vrstvu rozsahu, harmonogramu, závislostí a rizík. Oboje je v Cortex; malý tím začne s úlohami, a keď práca rastie, prejde na projekty bez zmeny programu.
Môžem si schvaľovací workflow nadefinovať sám?
Áno. V BPMN engine sa určujú kroky procesu, rozhodovacie body a schvaľovatelia; workflow sa verzuje, a keď sa zmení, staršie záznamy sa nenarušia.
Môžem zakladať opakované úlohy?
Áno. Periodické úlohy vznikajú automaticky v nastavenom intervale; každé opakovanie sa sleduje ako samostatný záznam.
Kam chodia notifikácie?
V pripomienke úlohy sa volí kanál: notifikácia v aplikácii, e-mail alebo oboje. Keď nastane čas, notifikácia príde zodpovednej osobe; ak žiadna nie je, tomu, kto úlohu založil.
Uvidím, koľko práce kto robí?
Počet otvorených, dokončených a omeškaných úloh sa vykazuje po jednotlivých osobách. Cieľom nie je kontrola, ale vyrovnanie vyťaženia; len tak uvidíte prácu nahromadenú na dvoch ľuďoch.
Môže úlohy dostávať externý dodávateľ alebo subdodávateľ?
Založí sa používateľ s obmedzenými oprávneniami; vidí len svoje vlastné úlohy.
Kde sú uložené naše dáta?
V Turecku, vo vlastnom dátovom centre ELPO; ak chcete, systém sa nainštaluje na váš vlastný server.
Predáva sa modul úloh samostatne?
Nie. Cortex je jedna platforma: úlohy, projekty, CRM, service desk a HR sú v tej istej licencii.
Koľko stojí systém na riadenie úloh?
Cena sa odvíja od počtu používateľov a spôsobu nasadenia. Úlohy a workflow sa nepredávajú ako samostatný modul, sú súčasťou platformy.
Od: Zadarmo Bez DPH
| Balík | Cena (Bez DPH) |
|---|---|
| Cortex Free | Zadarmo |
| Cortex Basic | $49 / mesiac $490 / rok Vr. DPH $58.80 / mesiac |
| Cortex Standard | $99 / mesiac $990 / rok Vr. DPH $118.80 / mesiac |
| Cortex Professional | $199 / mesiac $1,990 / rok Vr. DPH $238.80 / mesiac |
Všetky balíky a aktuálne ceny nájdete na stránke nákupu. Ceny sa môžu zmeniť; platí suma zobrazená pri platbe.
Súvisiace riešenia
Dostaňme prácu zo skupiny do záznamu
Povedzte nám, aký veľký je váš tím a kde dnes prácu sledujete; do 24 hodín vám písomne pošleme, ako bude nasadenie prebiehať.
Vyžiadať ponuku