Systém pro řízení úkolů
Když se o práci mluví ve skupině na WhatsAppu a nikdo si ji nevezme na starost, problém není v disciplíně, ale v tom, že chybí záznam. Jakmile je úkol spojen s konkrétní osobou a termínem, sledování i připomínání se stává prací programu.
Co je systém pro řízení úkolů?
Systém pro řízení úkolů je software, který práci k vykonání spojuje s osobou, termínem a stavem. Každý úkol má jasného vlastníka, termín a historii; po dokončení se uzavře, a když se zpozdí, je to vidět. U práce, která vyžaduje schválení, nastupuje workflow: úkol sám přejde na další osobu a záznam o tom, kdo a kdy schválil, zůstává uložen.
Jak to funguje?
Úkol se založí
Práce se zaznamená s názvem, vlastníkem a termínem. Podle potřeby se propojí se skupinou, projektem nebo zákazníkem.
Postupuje na tabuli
Na Kanban tabuli úkol mění sloupec podle toho, jak se mění jeho stav. Na první pohled je vidět, kolik práce kdo má.
Schvalovací workflow
V krocích, které vyžadují schválení, se úkol dostane k oprávněné osobě. Workflow postavené na BPMN enginu určuje, kdo co schvaluje a v jakém pořadí.
Uzavření a stopa
Úkol se uzavře, jeho historie zůstává. Kdo co a kdy udělal, lze dohledat i později.
Co program obsahuje?
Přidělování a odpovědnost
Každý úkol má jediného vlastníka. Situace „co je úkolem všech, není úkolem nikoho“ díky záznamu mizí.
Kanban tabule
Úkoly postupují sloupci podle stavu; vytížení a úzká místa jsou na tabuli vidět.
Připomínky a termíny
K úkolu se nastaví připomínka výběrem data, času a kanálu (notifikace, e-mail nebo obojí); stejná připomínka se nikdy neodešle dvakrát. O práci, jejíž termín se blíží, jsou vedoucí informováni v krocích počítaných zpětně od termínu.
Schvalovací workflow
Žádosti o dovolenou, požadavky na nákup nebo schvalování nabídek postupují krok za krokem; u každého kroku je zaznamenáno, kdo schválil.
BPMN workflow engine
Procesy se definují, verzují a spouštějí: uživatelské úkoly, rozhodovací body, volání webhook, SLA a eskalace. Když se workflow změní, aktualizuje se proces, ne kód.
Opakované úkoly a eskalace
Opakované úkoly vznikají automaticky podle pravidla: denně, týdně, jednou za dva týdny, měsíčně, čtvrtletně nebo ročně; zpožděná práce postupuje stupňovitou eskalací k vedoucímu. Jedna osoba dostane denně nejvýše 5 samostatných eskalačních notifikací a mezi 22:00 a 07:00 se notifikace neposílají.
Pro koho?
Ti, kdo sledují interní práci
Týmy, ve kterých se ztrácejí požadavky mezi odděleními a drobné úkoly.
Organizace se schvalovacím řetězcem
Struktury, kde se dovolené, nákupy nebo výdaje musí schvalovat postupně.
Týmy s opakovanou prací
Pravidelně se opakující úkoly, jako je periodická údržba, měsíční uzávěrka nebo příprava reportů.
Časté dotazy
Jaký je rozdíl mezi systémem pro řízení úkolů a řízením projektů?
Řízení úkolů sleduje jednotlivé práce. Řízení projektů nad ně přidává vrstvu rozsahu, harmonogramu, závislostí a rizik. Obojí je v Cortexu; malý tým začne s úkoly, a když práce roste, přejde na projekty, aniž by měnil program.
Mohu si schvalovací workflow nadefinovat sám?
Ano. V BPMN enginu se určují kroky procesu, rozhodovací body a schvalovatelé; workflow se verzuje, a když se změní, dřívější záznamy se nenaruší.
Mohu zakládat opakované úkoly?
Ano. Periodické úkoly vznikají automaticky v nastaveném intervalu; každé opakování se sleduje jako samostatný záznam.
Kam chodí notifikace?
V připomínce úkolu se volí kanál: notifikace v aplikaci, e-mail nebo obojí. Když nastane čas, notifikace přijde odpovědné osobě; pokud žádná není, tomu, kdo úkol založil.
Uvidím, kolik práce kdo dělá?
Počet otevřených, dokončených a zpožděných úkolů se vykazuje po jednotlivých osobách. Cílem není kontrola, ale vyrovnání vytížení; jen tak uvidíte práci nahromaděnou na dvou lidech.
Může úkoly dostávat externí dodavatel nebo subdodavatel?
Založí se uživatel s omezenými oprávněními; vidí jen své vlastní úkoly.
Kde jsou uložena naše data?
V Turecku, ve vlastním datovém centru ELPO; pokud chcete, systém lze nainstalovat na váš vlastní server.
Prodává se modul úkolů samostatně?
Ne. Cortex je jedna platforma: úkoly, projekty, CRM, service desk a HR jsou ve stejné licenci.
Kolik stojí systém pro řízení úkolů?
Cena se odvíjí od počtu uživatelů a způsobu nasazení. Úkoly a workflow se neprodávají jako samostatný modul, jsou součástí platformy.
Od: Zdarma Bez DPH
| Balíček | Cena (Bez DPH) |
|---|---|
| Cortex Free | Zdarma |
| Cortex Basic | $49 / měsíc $490 / rok Vč. DPH $58.80 / měsíc |
| Cortex Standard | $99 / měsíc $990 / rok Vč. DPH $118.80 / měsíc |
| Cortex Professional | $199 / měsíc $1,990 / rok Vč. DPH $238.80 / měsíc |
Všechny balíčky a aktuální ceny najdete na stránce nákupu. Ceny se mohou změnit; platí částka zobrazená při platbě.
Související řešení
Dostaňme práci ze skupiny do záznamu
Řekněte nám, jak velký je váš tým a kde dnes práci sledujete; do 24 hodin vám písemně pošleme, jak bude nasazení probíhat.
Vyžádat nabídku