Tehtävienhallintaohjelma
Kun töistä puhutaan WhatsApp-ryhmässä eikä kukaan ota niitä hoitaakseen, ongelma ei ole kuri vaan se, ettei mitään ole kirjattu. Kun tehtävä on sidottu henkilöön ja päivämäärään, sekä seuranta että muistuttaminen ovat ohjelman tehtävä.
Mikä on tehtävienhallintaohjelma?
Tehtävienhallintaohjelma on ohjelmisto, joka sitoo tehtävät työt henkilöön, päivämäärään ja tilaan. Jokaisella tehtävällä on selvä omistaja, määräpäivä ja historia; se suljetaan, kun se on valmis, ja se tulee näkyviin, kun se myöhästyy. Hyväksyntää vaativissa töissä työnkulku ottaa ohjat: tehtävä siirtyy itsestään seuraavalle henkilölle, ja se, kuka hyväksyi mitä ja milloin, jää kirjaan.
Miten se toimii?
Tehtävä luodaan
Työ kirjataan otsikon, omistajan ja päivämäärän kanssa. Tarvittaessa se liitetään ryhmään, projektiin tai asiakkaaseen.
Se etenee taululla
Kanban-taululla tehtävä vaihtaa saraketta tilan muuttuessa. Yhdellä silmäyksellä näkee, kuinka paljon työtä kullakin on.
Hyväksyntäkierto
Hyväksyntää vaativissa vaiheissa tehtävä siirtyy vastuuhenkilölle. BPMN-moottoriin rakennettu kulku määrää, kuka hyväksyy mitä ja missä järjestyksessä.
Päättäminen ja jäljitettävyys
Tehtävä suljetaan, ja sen historia säilyy. Kuka teki mitä ja milloin, voidaan tarkistaa jälkikäteen.
Mitä ohjelmistossa on?
Osoitus ja vastuu
Jokaisella tehtävällä on yksi omistaja. Tilanne "kaikkien työ on ei kenenkään työ" poistuu, kun asia on kirjattu.
Kanban-taulu
Tehtävät etenevät tilasarakkeissa; työkuorma ja pullonkaulat näkyvät taululla.
Muistutukset ja määräpäivät
Tehtävälle asetetaan muistutus valitsemalla päivämäärä, kellonaika ja kanava (ilmoitus, sähköposti tai molemmat); samaa muistutusta ei lähetetä kahdesti. Määräpäivää lähestyvästä työstä ilmoitetaan esihenkilöille portaittain, jotka lasketaan taaksepäin määräpäivästä.
Hyväksyntäkierto
Asiat kuten lomapyynnöt, hankintapyynnöt ja tarjousten hyväksynnät etenevät vuorollaan; jokaisen vaiheen hyväksyjä on kirjattu.
BPMN-työnkulkumoottori
Prosessit määritellään, versioidaan ja ajetaan: käyttäjätehtävät, päätöspisteet, webhook-kutsut, SLA ja eskalointi. Kun kulku muuttuu, päivitetään prosessi, ei koodia.
Toistuvat tehtävät ja eskalointi
Toistuvat tehtävät syntyvät itsestään säännön mukaan: päivittäin, viikoittain, joka toinen viikko, kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain; myöhässä oleva työ eskaloidaan portaittain esihenkilölle. Henkilö saa enintään 5 erillistä eskalointi-ilmoitusta päivässä, eikä ilmoituksia lähetetä klo 22:00–07:00.
Kenelle?
Sisäisiä töitä seuraaville
Tiimit, joissa osastojen väliset pyynnöt ja pienet tehtävät katoavat.
Organisaatiot, joilla on hyväksyntäketjuja
Rakenteet, joissa lomat, hankinnat ja kulut on hyväksyttävä järjestyksessä.
Toistuvia töitä tekeville
Säännöllisesti toistuvat tehtävät, kuten määräaikaishuolto, kuukauden päättäminen ja raporttien laatiminen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on tehtävienhallinnalla ja projektinhallinnalla?
Tehtävienhallinta seuraa yksittäisiä töitä. Projektinhallinta lisää niiden päälle laajuuden, aikataulun, riippuvuuksien ja riskien kerroksen. Molemmat ovat Cortexissa; pieni tiimi aloittaa tehtävistä ja siirtyy projekteihin työn kasvaessa vaihtamatta ohjelmaa.
Voinko määritellä hyväksyntäkierron itse?
Kyllä. BPMN-moottorissa määritellään prosessin vaiheet, päätöspisteet ja hyväksyjät; kulku versioidaan, eikä muutos vaikuta olemassa oleviin kirjauksiin.
Voinko luoda toistuvia tehtäviä?
Kyllä. Jaksottaiset tehtävät syntyvät itsestään määritellyin väliajoin; jokaista toistoa seurataan erillisenä kirjauksena.
Minne ilmoitukset tulevat?
Kanava valitaan tehtävän muistutuksessa: sovelluksen sisäinen ilmoitus, sähköposti tai molemmat. Kun aika koittaa, ilmoitus menee vastuuhenkilölle; jos vastuuhenkilöä ei ole, tehtävän luojalle.
Näenkö, kuinka paljon työtä kukin tekee?
Avoimet, valmiit ja myöhässä olevat työt raportoidaan henkilöittäin. Tarkoitus ei ole valvonta vaan työkuorman tasaaminen; se on ainoa tapa nähdä kahdelle ihmiselle kasautunut työ.
Voiko ulkopuolinen toimittaja tai alihankkija saada tehtäviä?
Hänelle luodaan rajoitetuin oikeuksin toimiva käyttäjä; hän näkee vain omat tehtävänsä.
Missä tietojamme säilytetään?
Turkissa, ELPOn omassa datakeskuksessa; halutessanne se asennetaan omalle palvelimellenne.
Myydäänkö tehtävämoduulia erikseen?
Ei. Cortex on yksi alusta: tehtävät, projektit, CRM, palvelupiste ja HR sisältyvät samaan lisenssiin.
Mitä tehtävienhallintaohjelma maksaa?
Hinta määräytyy käyttäjämäärän ja käyttöönottotavan mukaan. Tehtäviä ja työnkulkua ei myydä erillisenä moduulina, vaan ne ovat osa alustaa.
Alkaen: Maksuton Alv 0 %
| Paketti | Hinta (Alv 0 %) |
|---|---|
| Cortex Free | Maksuton |
| Cortex Basic | $49 / kk $490 / vuosi Sis. alv $58.80 / kk |
| Cortex Standard | $99 / kk $990 / vuosi Sis. alv $118.80 / kk |
| Cortex Professional | $199 / kk $1,990 / vuosi Sis. alv $238.80 / kk |
Kaikki paketit ja ajantasaiset hinnat ovat ostosivulla. Hinnat voivat muuttua; maksuvaiheessa näkyvä summa on voimassa.
Liittyvät ratkaisut
Siirretään työt ryhmächatista kirjaan
Kertokaa, kuinka suuri tiiminne on ja missä seuraatte töitä nyt; lähetämme kirjallisen suunnitelman käyttöönotosta 24 tunnin kuluessa.
Pyydä tarjous