Felanmälningssystem
Varje felanmälan blir ett numrerat ärende; det tilldelas rätt serviceställe och tekniker, lösningstiden följs och det registreras vid avslut. I stället för spridda telefonsamtal följer ni allt på en skärm och får en verklig resultatrapport vid månadens slut.
Vad är ett felanmälningssystem?
Ett felanmälningssystem är programvara som registrerar fel och förfrågningar från kunder eller fältet, omvandlar dem till arbetsorder och tilldelar dem till service, följer lösningstiden och rapporterar resultatet. Program för teknisk service och arbetsorderuppföljning beskriver samma sak. Målet är att ingen förfrågan glöms bort och att det går att mäta vem som löste varje fel och hur lång tid det tog.
Hur fungerar det?
Ett ärende öppnas
En kundanmälan, fältteamet eller ett larm från integrerade system registreras med ett unikt ärendenummer.
Klassificeras och tilldelas
Feltypen väljs och den lösningstid som definierats för typen börjar löpa; ärendet tilldelas berört serviceställe och ansvarig person.
Löses på plats
Utfört arbete, använda delar och eventuell plomberingsrörelse registreras; statusändringar syns i ärendets historik.
Stängs och rapporteras
Ärendet stängs; tid, resultat per serviceställe och medarbetare samt fördelningen av feltyper hamnar i rapporterna.
Vad finns i programmet?
Ärende- och arbetsorderhantering
Varje anmälan öppnas med ett unikt nummer; status, historik och ansvarig följs på en skärm.
Hantering av servicenätverk
I en struktur med flera serviceställen styrs ärendet till rätt region och rätt team; ärenden kan överföras mellan serviceställen.
Feltyp och lösningstid
Fel delas in i kategorier och varje kategori får en målsatt lösningstid; överskridanden blir synliga.
Plomberingsuppföljning och lager
Lagret av plomber följs; nya leveranser och överföringar mellan serviceställen registreras.
Resultatmätning
Stängda ärenden, genomsnittlig lösningstid och fördelning av arbetsbelastning mäts per serviceställe och medarbetare.
Integration med automation och larm
Data från stationsautomation, service- och larmsystem förs över till felhanteringen; ett fel kan öppna ett ärende av sig självt.
Roller och behörigheter
Användare och deras roller definieras; var och en ser bara de ärenden och rapporter som ligger inom den egna behörigheten.
Dynamisk rapportering
Med filtrerade och visuella rapporter analyseras feltyper, tider och servicebelastning; rapporter kan exporteras.
Vem använder det?
Tillverkare och varumärken med servicenätverk
För företag som levererar service via auktoriserade serviceställen: ärendefördelning, tidsuppföljning och resultatmätning.
Företag inom teknisk service
För servicebolag med fältteam: uppföljning av arbetsorder, delar och tid samt mätning av löftet till kunden.
Nätverk av drivmedelsstationer
Central övervakning av fel i stationer och automation; en anmälan från larmsystemet blir ett ärende.
Verksamheter med många filialer
Felhistorik per filial, enhet och plats; återkommande fel blir synliga.
Vanliga frågor
Är ett felanmälningssystem och ett arbetsordersystem samma sak?
I praktiken beskriver de samma flöde. Felanmälan betonar den del av processen som börjar med en anmälan; arbetsorderuppföljning betonar den del där arbetet i fält planeras och utförs. Hos ELPO fungerar båda i ett flöde: anmälan blir ett ärende och ärendet blir en arbetsorder.
Varför räcker det inte att följa upp i Excel?
I Excel syns inte i realtid ärendets status, vem som har det och hur länge det har väntat; när flera personer uppdaterar samma fil går poster förlorade. Det verkliga problemet är mätningen: ur Excel kan ni inte på ett tillförlitligt sätt få fram hur lång tid varje feltyp tar och vilket serviceställe som ligger efter.
Kan det kopplas till vårt befintliga automations- och larmsystem?
Ja. Det är utformat för att fungera integrerat med flera automationssystem; data från stations-, service- och larmsystem förs över till felhanteringen.
Kan vårt servicenätverk synas under vårt eget varumärke?
Ja. Systemet kan användas under ert eget varumärke; era kunder och auktoriserade serviceställen arbetar under ert namn.
Kan vi definiera lösningstider?
Ni kan dela in fel i kategorier och definiera en lösningstid för varje kategori. Tiden börjar löpa när ärendet öppnas; överskridanden visas separat i rapporterna.
Hur väljer man ett felanmälningssystem?
Titta på tre saker: om förfrågningar från alla källor (telefon, e-post, larm, fält) samlas i ett flöde, om en målsatt lösningstid kan definieras per feltyp med synliga överskridanden, och om fältteamet kan stänga jobb från mobilen. Utan de här tre blir programmet en loggbok och uppföljningen hamnar återigen hos människor.
Vad är skillnaden mot att följa upp i Excel?
I Excel beror ärendets status på att någon uppdaterar den, och en försening märks först när någon tittar. I programmet öppnas varje ärende med ett unikt nummer, den tid som definierats för feltypen börjar löpa, överskridanden syns av sig själva och stängda ärenden rapporteras per serviceställe och medarbetare.
Hur hanteras flera serviceställen och regioner?
Ärendet styrs till rätt region och rätt team och överförs vid behov mellan serviceställen. Eftersom användarna definieras med roller ser varje team bara de ärenden och rapporter som ligger inom den egna behörigheten.
Kan larmgenererande system öppna ärenden direkt?
Ja. När integrationen med automations- och larmsystem är uppsatt blir ett inkommande larm ett ärende med unikt nummer och hamnar hos berört serviceställe. Då behöver felet inte vänta tills kunden ringer.
Vad kostar ett felanmälningssystem?
Priset bestäms av antalet användare och servicenätverkets storlek. Om fältteamet ska använda mobilen räknas även de användarna.
Vad styr priset?
- Antal panel- och mobilanvändare
- Antal serviceställen / regioner
- Om uppföljning av plomberingslager behövs
- Integration med larm- och automationssystem
- Behov av egna formulär och rapporter
Vi skickar offerten skriftligt, post för post, inom 24 timmar.
Relaterade sidor
Låt oss prata om er felhantering
Hur många serviceställen, hur många tekniker och hur många ärenden per månad? Låt oss tillsammans planera integrationen med era befintliga system och införandet.
Begär offert